Construction de deux outils de gestion permettant de r

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Construction de deux outils de gestion permettant
de réaliser le bilan dactivité de lAction
Sociale à Paris
Stage du 2 avril au 17 mai 2013

• Mission au sein de la Croix-Rouge française de
  Paris

Emilie BROSSEAU Catherine
VAN Katia KECHIT
Sébastien GRACIA
DUT GEA2 PMO 1 Equipe G
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Une mission au sein de lAction Sociale à Paris
Organigramme de la Délégation Départementale de
Paris
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Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot

• Besoin de
• Etablir un suivi régulier des activités
• Renforcer les liens avec les unités
• Réaliser un bilan dactivité

R

• Moyens nécessaires
• Systèmes dinformations SIORD et EDAS75
• Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS lien à
  distance avec le tuteur
• Rencontres avec les directeurs dUL et référents
  dactivité

• Mission confiée
• Création doutils de gestion
• Feuilles de données
• Rapports dactivité
• Trame de bilan

• Résultats obtenus
• 2 outils sur 3 réalisés
• Feuilles et rapports
• Création dun logiciel
• Réalisation dun nouvel outil
• Fiche dactivité

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Des systèmes dinformations propres à la
Croix-Rouge française

• Dossiers
• Articles

• Descriptif des activités
• Chiffres importants
• Organigrammes

• Planning en ligne
• Diffusion dinformations
• Annuaire

5
La rencontre avec les acteurs concernés une
source dinformations indispensable
Directeurs contactés
Onglet de prise de rendez-vous
6
La rencontre avec les acteurs concernés une
source dinformations indispensable
Suivi des rencontres et des immersions dans les
activités
Onglet de synthèse des rendez-vous
7
La rencontre avec les acteurs concernés une
source dinformations indispensable
Suivi du projet
Onglet déterminant le statut des outils
Statut des outils

• Buts
• Informer notre tuteur
• Faire une mise au point
• Se répartir les activités

Réalisés En cours Annulés
8
La rencontre avec les acteurs concernés une
source dinformations indispensable
Référents contactés
Chaque activité a un unique référent
Rappel de la hiérarchie

• Délégation Départementale
• Responsable Départemental de lAction Sociale
• Référents dactivités
• Directeur Local de lAction Sociale
• Bénévoles

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Feuilles de données et rapports
dactivités,deux outils construits
Rapport dactivité
Rapport dactivité
Feuille de données

• Compte rendu annuel
• Responsables et référents dactivités acteurs
  concernés
• Pour chaque UL puis pour chaque activité
• Données chiffrées

• Compte rendu journalier
• Bénévoles et RLAS acteurs concernés
• Outils attractifs et rapides
• Données chiffrées

VERSION PAPIER un premier essai avant la mise en
ligne
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Création dun logiciel de coordination sociale
permettant dautomatiser les outils
Version en ligne

• Un logiciel créé par le tuteur et alimenté par le
  groupe de stagiaires

•  Gestion des questionnaires ,
• une rubrique réservée à notre projet

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Système de codage des données dont le but est
dobtenir des statistiques dactivité

• Permet de
• Créer un identifiant à chaque donnée stockée
• Réaliser la compilation des données pour
  automatiser le remplissage dautres formulaires
• Rassembler les informations chiffrées collectées
  automatiquement afin dobtenir des statistiques
  dactivité

Gestion des  codes données 
12
Simulation de recherche de données statistiques
 Je veux le nombre de bénévoles actifs dans
lactivité FLE entre le 2 avril et le 26 mai
2013 
13
Exemple de rapport pour lactivité Apprentissage
de la langue en PDF
14
Mise en place de fiches dactivités processus
pour faciliter la saisie dinformations

• Fiche activité
• Permet un gain de temps
• Disponible seulement en ligne
• Effectue des comparaisons

Exemple de fiche dactivité à remplir dans la
base de données
15
Les outils réalisés doivent être utilisablessur
le long terme

• Une évolution des outils à léchelle nationale
• Développer des outils attractifs
• Remplir tous les outils via la base de données
• Permettre un bilan dactivité complet et précis
  au niveau de Paris
• Deux alternatives à notre base de données
• Validée par la direction de lAction Sociale
  et UTILISEE
• NON UTILISEE

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Une mission remplie malgré certains obstacles

• Des motifs de refus restructuration des locaux
  et manque de temps
• Un échec pas de participation à toutes les
  activités prévues
• Les outils de gestion suscitent quelques
  réserves
• Un nouveau logiciel problèmes de sauvegarde

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Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot

• Besoin de
• Etablir un suivi régulier des activités
• Renforcer les liens avec les unités
• Réaliser un bilan dactivité

R

• Moyens nécessaires
• Systèmes dinformations SIORD et EDAS75
• Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS lien à
  distance avec le tuteur
• Rencontres avec les directeurs dUL et référents
  dactivité

• Mission confiée
• Création doutils de gestion
• Feuilles de données
• Rapports dactivité
• Trame de bilan

• Résultats obtenus
• 2 outils sur 3 réalisés
• Feuilles et rapports
• Création dun logiciel
• Réalisation dun nouvel outil
• Fiche dactivité