LAS REUNIONES

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LAS REUNIONES
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• Proceso que desarrollan unas personas que se
  encuentran en circunstancias determinadas y
  concretas para tratar temas diversos con
  finalidades diversas.

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Características

• Conjunto de personas
• Relacionadas por un tema común
• Es un proceso (desde la preparación hasta la
  conclusión)
• Tiempo
• Lugar

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ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DE UNA REUNIÓN

• Sujetos. Convocantes y convocados
• Objeto. Es el motivo por el que se organiza
• Tiempo. Momento en que se convoca como cantidad
  de tiempo que vamos a emplear.
• Lugar. Espacio físico (distancia, dimensiones,
  luz, distribución de la sala).

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Objetivo y temática

• Objetivo lo que se quiere conseguir.
• Temática Asunto concreto sobre el que se va a
  hablar.

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Tipos de reuniones

• Según el número de participantes
• Según su frecuencia
• Esporádicas o de duración continuada
• Según su contenido
• Reuniones de información (descendente,
  ascendente, horizontal)
• Reuniones formales e informales
• Reuniones privadas o públicas
• Según el modo de organizarlas
• Mirar libro

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Cómo se organiza una reunión?
Planificación Preparación Ejecución
Resumen

registro y evaluación
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Planificación

• Establecer los objetivos (porqué la reunión, que
  se pretende conseguir, los objetivos habrán de
  jerarquizarse).
• Tomar la decisión de realizar o no (consecuencias
  de su celebración, asistentes, tiempo para
  organizarla).
• No convocar si no se tiene el objetivo claro.
• Sí son conveniente si se quiere fomentar el
  diálogo, nuevas ideas, resolución de conflictos.

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Preparación

• Concretar el programa u orden del día.
• Si se va a invitar a ponentes habrá que
  seleccionarlos, comunicarles la invitación, el
  tema.
• Recopilar toda la información.
• Elegir correctamente el lugar.
• Concretar la duración.

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Ejecución

• Tratar los temas más importantes primero.
• Importancia del COORDINADOR
• - Acoger a los participantes
• - Presentar la cuestión
• - Moderar (no siempre)
• - Establecer y comunicar las reglas
• - Exigir conclusiones

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Resumen, registro y evaluación

• Habrá que analizar el grado de consecución de los
  objetivos.
• Se realizará un informe, enviándolo a las
  personas interesadas (lista de comprobación en el
  libro).
• Tener preparado certificados de participación.

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Pautas para organizar las reuniones (qué
necesito?)
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• Recursos económicos qué gastos y cómo se va a
  obtener el dinero.
• Gastos alquileres, ponentes, alojamientos,
  material fungible
• Ingresos medios propios subvenciones, cuota de
  inscripción

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• Recursos humanos En reuniones pequeñas es
  posible que una persona lleve a cabo todas las
  tareas.
• En reuniones grandes
• - Coordinador (supervisa y organiza)
• - Responsable de área
• - Moderador
• - Secretario

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• Recursos técnicos los clásicos (pizarras,
  teléfono, fax)
• Medios audiovisuales (diapositivas,
  transparencias, paneles informativos, cintas
  magnetofónicas)
• Ordenadores y cañones

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• El lugar de la reunión es uno de los elementos
  más importantes.
• Se dispondrán a los participantes en círculo y
  elipse (permite el diálogo) rectángulo impulsa
  el diálogo frente a frente forma de V y de U se
  utiliza para ponencias y debates

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Actitudes en una reunión

• Disposición activa
• Intentan mostrar que tienen todo tipo de
  conocimientos (aportan datos interesantes,
  discuten cualquier opinión, alto nivel de
  empatía).
• Actitud pasiva
• Timidez o inseguridad
• Distracción o aburrimiento
• Actitud negativa
• Máximo rendimiento personal sin pensar en
  los demás
• Desean ser escuchadas permanentemente
• Las reuniones NO son necesarias