Curso de Inducci

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• Curso de Inducción de Secretarios y Coordinadores
  Administrativos
• SECRETARIA ADMINISTRATIVA
• Unidad de Desarrollo Administrativo

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Introducción

• Objetivo
• Brindar al Secretario Administrativo una serie de
  conocimientos y herramientas que le sirvan de
  apoyo en el cumplimiento de su responsabilidad
  administrativa, para el manejo y observación de
  la normatividad interna y externa, utilizando
  herramientas actuales que permitan el
  cumplimiento oportuno y eficiente de las
  funciones inherentes al cargo.

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Introducción

• Alcance
• Comprensión de los aspectos culturales y
  filosóficos institucionales para la alineación de
  la actuación del Secretario Administrativo de las
  unidades.
• Conocimiento de la estructura orgánica
  institucional con descripción de las funciones y
  servicios que ofertan las áreas.
• Conocimiento, localización y manejo de los
  sistemas utilizados como herramientas para el
  aprovechamiento de los servicios proporcionados
  por las diferentes áreas.
• Práctica de los Módulos del sistema web en
  operación para el uso de los servicios que se
  proporcionan.

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Introducción

• Dirigido a
• A personas de nuevo ingreso en el puesto de
  Secretario Administrativo, por incorporación a la
  institución o por reemplazo de personal.
• Coordinadores de área administrativa de las
  entidades universitarias.
• A toda persona involucrada en el manejo de
  recursos humanos, financieros y materiales de las
  unidades universitarias.
• Duración 15 horas
• Requisitos
• Conocimientos y/ó formación en administración de
  recursos. (no indispensable)

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Universidad de Guanajuato

• Misión
• Construir, preservar y compartir el conocimiento
  con el fin de contribuir a la formación integral
  del Ser Humano, la preservación de su entorno y
  la construcción y consolidación de una sociedad,
  democrática, justa y libre.

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Universidad de Guanajuato

• Visión
• Una universidad pública modelo dentro de un
  sistema estatal de educación superior
• Abierta a todas las posibilidades académicas.
• Con presencia en todo el estado.
• Con apertura nacional e internacional al
  intercambio académico.
• Líder en pensamiento y organización.
• Que conforme personas de la más alta calidad
  académica y humana.
• Que contribuya al desarrollo social, científico y
  tecnológico del estado.
• Que desarrolle y brinde servicios académicos de
  docencia, e investigación y extensión con calidad
  y apego a los valores.
• Que brinde a sus colaboradores un ambiente
  propicio para el desarrollo académico y
  administrativo.
• Que tenga salud financiera.
• Que cuente con infraestructura y recursos
  necesarios para atender el avance del
  conocimiento.

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Universidad de Guanajuato

• Valores
• Los valores esenciales que sustentan nuestra idea
  de universidad son
• búsqueda y promoción de la verdad,
• educación,
• construcción y promoción de los valores
  humanos,
• compromiso social,
• universidad pluralista y
• preservación, promoción y difusión del
  patrimonio cultural de la humanidad y de la
  cultura nacional.

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Organigrama AdministrativoFuente WWW.ugto.mx
9
Organigrama Administrativo
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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

• MISION
• Brindar a la comunidad universitaria servicios
  con calidez y prontitud para cubrir las
  necesidades y requerimientos humanos, financieros
  y materiales, preservando el patrimonio
  institucional y cuidando las transparencia en el
  uso de los recursos

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

• VISION
• Somos una Secretaría que ha integrado
  electrónicamente los sistemas de información y
  los ha descentralizado para la toma de decisiones
  académicas y administrativas. Entregamos cuentas
  claras y oportunas al Rector, y a través de él a
  la sociedad, sobre la administración de los
  recursos y sobre el patrimonio universitario. La
  certificación de nuestros procesos prueba que los
  servicios que ofrecemos son de calidad. La
  innovación permanente nos permite estar a la
  vanguardia de las transformaciones de nuestro
  entorno. Comprendemos la importancia de las
  funciones sustentivas de la Universidad y nos
  innovamos cada día para servir mejor a las
  Unidades Académicas y Administrativas buscando la
  mejora continua hacia un modelo de Gestión de
  Calidad.

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

• Función genérica
• Planear, organizar, dirigir un sistema
  administrativo eficiente, ágil y flexible, que dé
  respuesta oportuna y apoye el cumplimiento de
  planes y programas de desarrollo institucional.

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

• Estructura
• En términos generales, la estructura de la
  Secretaría Administrativa comprende la secretaría
  particular, tres direcciones, tres coordinaciones
  y una unidad de apoyo
• Secretaría Particular
• Director Financiero
• Director de Recursos Humanos
• Director de Servicios Generales
• Coordinador General de Red Médica
• Coordinador General de Sistemas y
  Telecomunicaciones
• Coordinador Administrativa SIIA y
• Coordinador de la Unidad de Desarrollo
  Administrativo
• Coordinador Institucional de Certificación

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

• Objetivos
• Los objetivos de la Secretaría Administrativa
  son
• organizar, controlar y registrar, los recursos y
  servicios de la Universidad, proporcionándoselos
  a las unidades con eficiencia
• participar de manera activa en el rediseño
  administrativo de la Universidad
• rediseñar la estructura administrativa y los
  procesos en la propia Secretaría
• implantar dentro de la Secretaría un proceso de
  planeación estratégica que incluya la
  verificación administrativa dentro de la
  Secretaría y en las unidades de la Universidad
• mejorar el ambiente organizacional adecuándolo a
  las necesidades del personal de la institución e
• implantar el Sistema Integral de Información
  Administrativa SIIA, como una herramienta
  dinámica y de apoyo.

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

• Políticas
• Las políticas estratégicas que sigue la
  Secretaría
• Administrativa son
• Se institucionalizará la cultura de mejora
  continua en nuestros procesos administrativos,
  para que éstos nos permitan ofrecer un servicio
  de calidad.
• Se revisarán y mejorarán de manera continua
  nuestros procesos, servicios y productos,
  buscando cumplir y superar las expectativas de
  nuestros usuarios internos o externos, en la
  forma y en el tiempo adecuados
• Se trabajará en el rediseño de los procesos y
  procedimientos de trabajo, buscando siempre la
  simplificación y el ahorro de recursos
• Se creará una cultura que maneje equipos de
  trabajo, con lo cual se busca mejorar las
  condiciones de nuestros usuarios externos o
  internos y
• Se manejará un enfoque administrativo que tienda
  a la planeación.

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SECRETARIA ADMINISTRATIVA

• Las medidas que se toman para llevar a cabo
  satisfactoriamente todas esta políticas son
• Simplificar los trámites.
• Mejorar el servicio a los usuarios internos y/o
  externos.
• Prever las necesidades de nuestros usuarios
  internos y/o externos.
• Eficientar el uso de los recursos.
• Instalar un Sistema de Gestión de Calidad. Y
• Buscar la Certificación de Procesos.

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Secretaria AdministrativaOrganigrama General
Secretario Administrativo
Secretario Particular
Apoyo Secretarial Y Mensajería
Asistente Administrativo
Director Financiera
Director de Recursos Humanos
Coordinador General de Sistemas y
Telecomunicaciones
Director de Servicios Generales
Coordinador General de Red Médica
Coordinador de la Unidad de Desarrollo
Administrativo
Coordinador Administrativo SIIA
Coordinado Institucional de Certificación
Línea de autoridad
Línea de apoyo
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Secretaria AdministrativaOrganigrama General
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(No Transcript)
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Estructuras Funcionales de las Direcciones
-RECEPCIÓN, REVISIÓN, VALIDACIÓN, ALTA EN SISTEMA
DE DOCUMENTOS DE PAGO
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Estructuras Funcionales de las Direcciones
-REALIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN. -SELECCIÓN
DE PERSONAL ADMINISTRATIVO. ELABORACIÓN Y
REVISIÓN DE CONTRATOS HONORARIOS.
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Estructuras funcionales de las direcciones
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Puesto de Secretario Administrativo

• Objetivo del puesto
• El puesto de Secretario ó Coordinador
  Administrativo, fue creado para ser enlace entre
  la administración y la ejecución de los programas
  y proyectos a cargo de la unidad, es el que funge
  como apoyo para la ejecución de los programas de
  la dirección como labor adjetiva para el
  cumplimiento de sus metas.
• Sirve de apoyo para la planeación financiera de
  la unidad, coadyuvando en la clasificación,
  aplicación y ejecución correcta del gasto de
  operación, ingresos propios y convenios
  específicos.

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Puesto de Secretario Administrativo

• Ubicación orgánica del puesto dentro de la
• unidad
• Por lo general el puesto de Secretario o
  Coordinador Administrativo, su nombramiento
  depende del Director de la unidad, con una línea
  de autoridad del propio director de la
  dependencia.
• 1.- Dirección
• 1.1.-Secretaria Académica
• 1.1.1- Apoyo Administrativo
• 1.1.-Secretaría Administrativa
• 1.1.1- Apoyo Administrativo
• 1.1.2 - Auxiliares de Servicios

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Puesto de Secretario Administrativo

• Secretaría o Coordinación Administrativa en
• Unidades Académicas ó Administración

SECRETARIO ADMINISTRATIVO
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Puesto de Secretario Administrativo

• Descripción genérica del puesto
• Realiza funciones de planeación, organización,
  coordinación, registro y control de los asuntos
  administrativos propios de la unidad.
• Mantiene vínculos con las unidades universitarias
  relacionadas con su función así mismo, con
  terceros en el suministros de bienes y servicios
  para la operación de la unidad.

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Puesto de Secretario Administrativo

• Funciones y responsabilidades (DESCRIPCIÓN
  ESPECÍFICA)
• RECURSOS HUMANOS
• Levanta actas circunstanciadas de cualquier
  eventualidad del área administrativa que afecte
  las labores ordinarias de la unidad, reportando a
  la Dirección de Recursos Humanos.
• Genera y tramita contratos por servicios
  profesionales que requiera y sean autorizados por
  la dirección de la unidad, reportando a la
  Dirección de Recursos Humanos.
• Lleva el control de guardias y horarios del
  personal administrativo y de servicios.
• Distribuye y asigna las áreas y tareas de
  limpieza al personal Auxiliar de Servicios.
• Controla las tareas de vigilancia de las
  instalaciones de la unidad.
• Lleva el control y apoya el desarrollo de los
  eventos a realizarse en las áreas de la unidad.
• Aplica pruebas de trabajo específicas para
  candidatos en el proceso de selección del
  personal sindicalizado y de confianza.

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Puesto de Secretario Administrativo

• Funciones y responsabilidades (DESCRIPCION
  ESPECIFICA)
• RECURSOS HUMANOS
• Aplica el diagnostico de capacitación al personal
  administrativo y realiza el reporte
  correspondiente a la Dirección de Recursos
  Humanos, cuando ésta lo solicite.
• Elabora y actualiza la base de datos sobre la
  capacitación de los trabajadores de su unidad, y
  reporta los cambios a la Dirección de Recursos
  Humanos.
• Reporta a la Dirección de la unidad sobre
  cualquier problema relacionado con el desempeño
  de sus funciones, comunicando posibles
  soluciones.
• Lleva el control de asistencia del personal
  administrativo y de servicios y reporta las
  incidencias a la Dirección de Recursos Humanos.
• Integración y actualización de expedientes del
  personal adscrito a la unidad.

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Puesto de Secretario Administrativo

• RECURSOS FINANCIEROS
• Elabora en coordinación con la Dirección
  Financiera el presupuesto anual de gasto conforme
  a las necesidades de la unidad, asignando y
  haciendo una distribución equitativa del gasto.
• Lleva el control de fondo revolvente que tiene a
  cargo la unidad.
• Maneja las cuenta bancarias con apego a las
  políticas emitidas por la Dirección Financiera.
• Registra y controla las operaciones económicas y
  de ingresos propios generados por la unidad.
• Concilia cada mes los saldos contables y
  presupuestales con la información de Dirección
  Financiera.

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Puesto de Secretario Administrativo

• RECURSOS FINANCIEROS
• Propone estrategias para la generación de
  ingresos propios.
• Genera, controla y da seguimiento a los contratos
  en los que intervenga la unidad.
• Vigila la razonabilidad del gasto de la unidad.
• Observa el manejo del sistema de ingresos del
  Departamento de Caja de la Dirección Financiera,
  enviando los reporte de ingresos.
• Controla y comprueba el manejo de responsivas de
  donación y facturas que la unidad solicite a la
  Dirección Financiera.

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Puesto de Secretario Administrativo

• RECURSOS MATERIALES
• Controla el inventario de bines muebles, archivo
  y movimientos internos (altas, bajas,
  reubicaciones) en coordinación con el
  Departamento de Control de Bienes.
• Realiza gestiones para el mantenimiento de los
  bienes muebles e inmuebles de la unidad,
  estableciendo prioridades conforme a los recursos
  disponibles.
• Aplicar criterios y políticas de la Dirección de
  Servicios Generales para el uso de los bienes
  muebles de la unidad.

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Puesto de Secretario Administrativo

• ORGANIZACIÓN
• Organiza y coordina el trabajo del personal de
  apoyo administrativo y de servicios de acuerdo
  con los objetivos a cumplir.
• Dicta en ausencia del Director de la unidad, las
  disposiciones que estime urgentes y convenientes
  de su área de competencia, dando después cuenta
  de ellas.
• Efectúa reportes periódicos de sus actividades al
  director.
• Vigila el cumplimiento de las políticas generales
  que dicte la administración central.
• Genera y aplica manuales de organización y
  procedimientos conforme a sus necesidades.
• Coordina y en su caso administra los convenios
  que tenga la unidad o sus investigadores y
  profesores.
• Interviene en la entrega - recepción en el
  cambio de las autoridades, preparando la
  documentación necesaria para la elaboración del
  acta respectiva.

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Puesto de Secretario Administrativo

• Procedimientos de Trabajo
• El documento Manual de Trámites y Servicios
  expedido por la Secretaria Administrativa de la
  Universidad de Guanajuato, que es un instrumento
  de información para la comunidad universitaria y
  contiene las condiciones de gestione de los
  diferentes servicios prestados por las
  direcciones que integran la Secretaria
  Administrativa.
• En los diferentes módulos que integran la página
  Web del SIIA, se encuentran los lineamientos y la
  normatividad aplicable para las gestiones hacia
  el interior de la Secretaría Administrativa,
  conteniendo documentos relevantes tales como
  Lineamientos para el manejo de recursos
  aplicables a partir del 1º. de Enero de 2007
  aprobados por le H. Consejo Universitario y los
  Lineamientos para contratos de prestación de
  servicios Profesionales expedido por la
  Dirección de Recursos Humanos, entre otros que
  también son importantes para la gestión
  administrativa.

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Puesto de Secretario Administrativo

• Uso de equipo, materiales y herramientas
• Se refiere al equipo de computo, el cual para
  efectos de
• que funcionen los diferentes módulos generados
  por las
• Direcciones Financiera, de Recursos Humanos y
  de Servicios Generales se requiere el equipo de
  computo con determinadas características
  suficientes para la operación de los módulos
  operativos del sistema.
• Los operadores del equipo, se requieren con un
  mínimo de conocimiento para operar los programas
  diseñados

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Puesto de Secretario Administrativo

• Herramientas de trabajo
• Existen varios Módulos que operan los diversos
  tramites administrativos implementados por la
  Secretaria Administrativa de la Universidad,
  nombrándolos en este curso como Herramientas de
  trabajo. Los Módulos desarrollados forman parte
  del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA) con el Modulo de Emisión
  de cheques, Adquisiciones. Además, sistemas
  complementarios como Mensajería, Control de
  bienes, Transportes, Código programático
  presupuestal

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Aspectos operacionales del puesto

• Importancia del puesto dentro de la unidad
• Enlace entre las partes sustantivas y adjetivas
  de la unidad
• Ministración de insumos para cumplir los
  programas
• Planeación financiera de los programas
• Ejecución y control del gasto presupuestado

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Aspectos operacionales del puesto

• Importancia del puesto para la Secretaria
  Administrativa de la Universidad de Guanajuato
• Es el puesto clave para recibir insumos de
  calidad en la gestión de los tramites
  administrativos que tienen encomendados cada una
  de las Direcciones que conforman esta Secretaria,
  ya que de este dependen la calidad, oportunidad,
  valides, de los documentos generados para la
  gestión de los diferentes servicios prestados por
  las direcciones.
• De igual forma, vigila la aplicación de normas
  externas e internas en lo correspondiente a la
  operación de los diferentes programas y convenios
  a cargo de la unidad docente o administrativa que
  se trate.

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Aspectos operacionales del puesto

• De quien es cliente y que tipo de servicios
  recibe
• El Secretario Administrativo es cliente de todos
  los departamentos que conforman las diferentes
  direcciones de la Secretaria Administrativa de la
  Universidad de Guanajuato, en los servicios que
  proporcionan cada uno de estos

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Aspectos operacionales del puesto

• Quines son los clientes del puesto dentro de la
  unidad
• Son el Director de la Unidad, el personal
  docente y de investigación, el personal
  administrativo y de servicios y toda persona que
  requiera de un servicios comprendido dentro del
  ámbito de influencia de las responsabilidades del
  Secretario Administrativo

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Aspectos operacionales del puesto

• Clientes del puesto dentro de la institución y
  fuera de su unidad
• El Secretario Administrativo de la Universidad de
  Guanajuato, Directores que integran la Secretaria
  Administrativa, Jefes de Departamentos que
  integran éstas Direcciones son los que
  generalmente están dentro del padrón de clientes
  del Secretario Administrativos de las unidades.

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Aspectos operacionales del puesto

• Clientes externos
• Todos los proveedores de bienes o servicios
  brindados a la unidad así como, los organismos y
  organizaciones gubernamentales o privadas
  financiadores de programas específicos,
  ejecutados por personal de la unidad todos estos
  conforman el padrón de clientes externos del
  puesto de Secretario Administrativo.

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Aspectos operacionales del puesto

• Rol que desempeña el Secretario Administrativo
• Planeación de los programas ordinarios,
  extraordinarios, específicos ó convenios, en lo
  referente la planeación financiera de estas
  acciones
• Apoyo para la clasificación adecuada del gasto
  conforme los objetivos planteados en cada
  proyecto
• Participación en la validación de la comprobación
  del gasto
• Vigila el cumplimiento de disposiciones
  normativas internas y externas
• Cubre los requerimientos de gestión de las
  entidades financiadoras de los programas
• Participa en organización y realización de
  proyectos para la generación de fuentes alternas
  de financiamiento
• Vigila en forma cercana el origen y la aplicación
  de los recursos

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Con el Módulo Financiero . . . .
• La Dirección Financiera tiene un Sistema de
  información que responde de manera eficiente y
  oportuna a la gestión y trámite de recursos de
  las Unidades Académicas y Administrativas

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Y le permite . . .
• Desconcentrar los procesos de trámite y gestión
  de los recursos
• Transparentar el uso de los recursos por medio
  del acceso a la información
• Permitir la gestión más eficiente de cada tipo de
  recurso por parte de las unidades

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Su objetivo es apoyar a las unidades Académicas y
  Administrativas para que puedan acceder en línea
  al sistema de información de la Dirección
  Financiera de manera que puedan efectuar
• Captura y consulta de solicitudes
• Consulta de movimientos y saldos
• Consulta de la situación presupuestal
• Transferencia de partidas presupuestales
• Emisión de cheques
• Compartir información con las unidades de apoyo
  académico y administrativo
• Ayuda a los niveles ejecutivos para la toma de
  decisiones oportuna con la información necesaria

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Las Unidades (Uso y participación en el sistema)
• Integración de códigos por medio de conceptos
• Compromiso de recursos en la misma solicitud
• Transferencia en cuentas que lo permitan
• Procesamiento del documento al momento de
  capturarse
• Integración del documento con impresión para
  firmas y pendientes si es necesario
• Formato único de documentos

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Estándares utilizados
• Código Programático de 35 posiciones (PRONAD)
• Claves de convenios SEP
• NUA de alumnos (Dirección de Administración
  Escolar)
• Número de Empleado (Dirección de Recursos
  Humanos)
• Claves de documentos internos SP / SF / OR / RE
  / RI

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Dirección Financiera Módulo financiero

• En el Rediseño de Procesos
• Se tiene
• Generación de solicitudes en Internet para todas
  las dependencias
• Consultas por Internet
• Movimientos en Internet sujetos a autorización
• Notificación vía e-mail
• Comunicación por Messenger
• Emisión de cheques por parte de las unidades que
  lo requieran
• Formato único para documentos de entrada
• Administración presupuestal en línea.

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Dirección Financiera Módulo financiero

• Para el acceso al Módulo Financiero, se solicita
  al Director Financiero, en oficio donde se citan
  los datos de la (s) persona (s) que se le (s)
  concede (n) derechos para el uso del módulo,
  especificando el I. P. de la computadora asignada
  a la persona que se le dan derechos por el
  titular de la unidad. El formato del oficio esta
  en la información general que contiene el propio
  módulo.
• El Módulo Financiero se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

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Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• Módulo interactivo que persigue que el usuario
  del Módulo Financiero, conozca de una manera
  teórica y práctica la forma como se estructura el
  Código Programático Presupuestal.

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Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• Donde se identifica a todos y cada uno de los
  elementos que integran un código
• Fondo
• Fondo
• Subfondo
• Subsubfondo
• Cuenta Contable
• Rubro
• Clasificación
• Cuenta
• Subcuenta
• Subsubcuenta
• Identificación del Área
• Unidad Responsable
• Función

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Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• Código Programático Presupuestal
• Programa Presupuestal
• Fuente de Financiamiento u organismo otorgante
• Subprograma Presupuestal o forma de asignación
  presupuestal
• Prioridad Institucional (programas prioritarios
  en el PLADI)
• Subprioridad (Identifica programas prioritarios y
  proyectos dentro del PLADI)
• Objetivo (Conjunto de actividades encaminadas a
  producir resultados)
• Año de asignación (Año en que fueron autorizados
  y otorgados los recursos)

53
Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código
Programático

• El Código Programático Presupuestal es usado para
  toda gestión o aplicación de recursos, con el
  conocimiento y familiarización de la clave, se
  identifican tipo y características del
  presupuesto.
• El Módulo Catálogo del Código Programatico se
  encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

54
Módulo de Recursos Humanos.

• En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de
  la Unidad puede realizar consultas del personal
  asignado a su Dependencias sobre
• Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones
  y Becas.
• Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los
  recibos de pagos.
• Contratos de tu unidad o dependencia y ahora
  también la posibilidad de renovarlos en línea.
• Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico
  Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias,
  Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre
  estarán actualizados conforme surjan
  modificaciones.

55
Módulo de Recursos Humanos.

• En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de
  la Unidad puede realizar consultas del personal
  asignado a su Dependencias sobre
• Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones
  y Becas.
• Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los
  recibos de pagos.
• Contratos de tu unidad o dependencia y ahora
  también la posibilidad de renovarlos en línea.
• Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico
  Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias,
  Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre
  estarán actualizados conforme surjan
  modificaciones.
• Listado de las prestaciones, requisitos, formatos
  y la información de quien está encargado del
  trámite en esta Dirección.
• Calendarios de corte de Nomina y Contratos además
  imprimir los calendarios de corte.
• (Información sobre elección y desarrollo de
  personal)

56
Módulo de Recursos Humanos.

• Para obtener acceso al Módulo de Recursos
  Humanos, es necesario tener una cuenta en el
  SIIA, de no ser así, el Titular de la Unidad,
  dirige un oficio al Jefe de la Unidad de Sistemas
  de Información y Cómputo solicitando la
  asignación de una cuenta de usuario en la
  aplicación del Módulo del SIIA
• El Módulo de Recursos Humanos se encuentra en la
  página
• www.siia.ugto.mx

57
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Para el Departamento de Adquisiciones una de las
  principales tareas es el de surtir a las unidades
  de la Universidad de Guanajuato, equipamiento de
  toda índole, desde los materiales de consumo
  básico para uso cotidiano hasta equipo de alta
  tecnología para la investigación y la docencia.

58
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Permite
• La consulta en línea del precio de artículos de
  consumo
• Conocer el costo de los artículos bajo la
  modalidad de compra directa
• La unidad afecta directamente el sistema de
  Dirección Financiera, comprometiendo sus recursos
  para realizar la compra
• Participación directa de las unidades
• Otorga transparencia y seguridad en el proceso de
  compra
• Surtir la mercancía el mismo día que se solicita
  en unidades locales y al día siguiente de su
  solicitud en unidades foráneas.

59
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Los procesos que incluye el Módulo son
• Recepción de requisiciones (Vía Web)
• Autorización de las requisiciones en liga con la
  Dirección Financiera
• Compromiso de artículos del almacén con base en
  requerimientos
• Salida de artículos del almacén según
  surtimientos
• Cotización de requisiciones de compra directa y
  tabla comparativa de la misma
• Generación de ordenes de compra con base en
  proveedor seleccionado
• Generación de solicitudes de pago según ordenes
  de compra surtidas
• Administración del documento en trámite por parte
  del Jefe de Departamento

60
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Objetivos del módulo
• Mejorar la calidad y rapidez en el servicio
• Tener un mejor control de entradas y salidas de
  almacén
• Tener un mejor control del gasto de las unidades
• Abatir costos en la prestación del servicio de
  surtimiento
• Realizar adquisiciones con apego a la legalidad
• Respetar las políticas presupuestales
• Integrarse con otros módulos

61
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Licitaciones Electrónicas
• El sistema permite consultar en una página de
  Internet
• La información de licitaciones
• Dar seguimiento al procedimiento de contratación
• Consulta gratuita de las bases de licitaciones
• Generación de formatos para el pago en banco
• Facilita la participación de proveedores de todo
  el país

62
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Adquisiciones

• Para la asignación de cuentas de usuarios
• Los interesados deben presentar un oficio llamado
  Solicitud de cuenta de usuario SIIA, formato
  contenido en la página principal del Sistema
  Integral de Información Administrativa SIIA
• www.siia.ugto.mx

63
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Transportes

• Las funciones principales del Departamento de
  Transportes son
• La atención de las solicitudes de servicio de
  transportación
• El mantenimiento de la flotilla vehicular en
  óptimas condiciones
• Mantener actualizadas las bitácoras de los
  vehículos

64
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Transportes

• Sistema de Gestión de Solicitudes de Servicio
• Es un sistema que esta incorporado al Sistema
  Integral de Información Administrativa (SIIA)
• Se pretende mejorar la calidad y rapidez del
  servicio
• Obtener un mejor control de las solicitudes
• Evitar duplicidad de funciones
• El Módulo de Transportes se encuentra en la
  página
• www.siia.ugto.mx

65
Dirección de Servicios Generales Módulo
Departamento de Mensajería

• Permite el registro y seguimiento de documentos
  enviados por otras instancias vía la mensajería
  interna de la universidad.
• El Módulo de Mensajería contempla una extensión
  en plataforma Web para brindar servicio de manera
  ágil y automatizada a las unidades.
• Evita la duplicidad de funciones
• Mejor control de envíos
• Ofrecer un medio seguro y confiable de los envíos
  de documentos normales y de valor

66
Dirección de Servicios Generales Módulo
Coordinación de Mensajería

• El enlace de la Coordinación de Mensajería se
  encuentra en el portal de SIIA de la Universidad
  en la dirección
• Para la asignación de cuentas de usuarios
• Los interesados deben presentar un oficio
  llamado Solicitud de cuenta de usuario SIIA,
  formato contenido en la página principal del
  Sistema Integral de Información Administrativa
  (SIIA)
• El Módulo Coordinación de Mensajería se encuentra
  en la página
• www.siia.ugto.mx

67
Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Organigrama Funcional
-ORIENTA EL TRABAJO DE LAS ÁREAS QUE CONFORMAN LA
--COORDINACIÓN A LAS NECESIDADES DE LAS UNIDADES
ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS CON CALIDAD Y
OPORTUNIDAD
COORINADOR GENERAL
DEPARTAMENTO DE TELECOMUNICIONES
UNIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CÓMPUTO
COORDINACIÓN DE TELEFONÍA
COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SIIA. -DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN. -APOYO TÉCNICO, DE
ADMINISTRACIÓN, MANTENIMIENTO Y SOPORTE.
-ASESORÍAA EN INSTALACIONES MAANTENIMIENTO,
SOPORTE, MODERNIZACIÓN Y COMPRA DE
INFRAESTRUCTURA DE TELEFONÍA. -DESARROLLO DE
PROYECTOS E INFRAESTRUCTURA DE CABLEADO Y
CONECTIVIDAD.
-DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE REDES DE
TELECOMUNICACIÓNES Y COMPUTO. -ADMINISTRAR
SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES.
68
Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía.

• Coordinación de servicio de redes de voz y datos.
  
• Entra sus funciones en los siguientes servicios
• Planeación, administración y asesoría de los
  servicios de redes locales (LAN)
• Planeación, administración y asesoría de servicio
  de redes de vos (Telefonía)

69
Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía.

• Algunos servicios que proporciona
• Asesoría en la planeación e instalación de
  sistemas telefónicos en las dependencias UG
• Asesoría en la instalación, mantenimiento y
  compra de infraestructura de telefonía
• Integración y desarrollo de los proyectos en
  infraestructura de cableado estructurado y
  conectividad
• Análisis de tráfico en las líneas de la UG
• Proyecto de crecimiento de la infraestructura de
  telefonía
• Análisis de servicios de larga distancia y
  telefonía celular
• Entre otros. . . . . .

70
Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía

• Objetivos
• Establecer la comunicación entre las dependencias
  de la Universidad de Guanajuato
• Proporcionar los servicios básicos de
  telecomunicaciones
• Administrar y monitorear el gasto en las líneas
  telefónicas de la UG

71
Coordinación General de Telecomunicaciones y
Cómputo Módulo de Telefonía

• Para la asignación de cuentas de usuarios
• Los interesados deben presentar un oficio llamado
  Solicitud de cuenta de usuario SIIA, formato
  contenido en la página principal del Sistema
  Integral de Información Administrativa (SIIA)
• www.siia.ugto.mx

72
Unidad de Desarrollo AdministrativoOrganigrama
Funcional
-COORDINAR, SUPERVISAR, APOYAR Y DAR SEGUIMIENTO
A ÁREAS DE LA UNIDAD. GESTIÓN ANTE SECRETARIA
ADMINISTRATIVA APOYOS PARA ACTIVIDADES DE LA
UNIDAD.
COORINADOR GENERAL
COORDINACIÓN DE INDUCCIÓN Y DESARROLLO
COORDINACIÓN CALIDAD Y PROCESOS
COORDINACIÓN DE CONTROL DE RIESGOS
-DAR SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y
DESARROLLO DE SECRETARIOS ADMINISTRATIVOS. -REALI
ZAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA DETECCNIÓN DE
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN. -LLEVAR A CABO
LOGÍSTICA DE EVENTOS.
-ASESORAR, COORDINAR Y SUPERVISAR LA ELABORACIÓN
DE MANUALES ADMINISTRATIVOS. -APOYAR LA
CERTIFICACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
-IMPLEMENTAR Y DAR SEGUIMIENTO A UN SISTEMA
INTEGRAL DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD PARA LA
UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO.
73
Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA

• Es la vía de comunicación de los Secretarios y
  Coordinadores Administrativos para apoyarlos en
  el desarrollo de sus funciones.
• Contiene información de las áreas de conforman la
  unidad
• Inducción y Desarrollo
• Calidad y Procesos
• Control de Riesgos

74
Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA

• El acceso a esta pagina se tiene en el portal del
  SIIA, no requiere de autorización previa ni
  solicitud de registro de usuario por tratarse de
  información general de los Secretarios
  Administrativos y de las unidades de la
  Universidad de Guanajuato.
• El Módulo de Unidad de Desarrollo Administrativo
  se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

75
Coordinación SIIASistema Integral de Información
Administrativa

• El Sistema de Información Institucional es uno de
  los programas estratégicos del Plan de Desarrollo
  Institucional 2002 2010, donde las
  características del sistema se centran en cuanto,
  a la calidad, accesibilidad y oportunidad para la
  toma de decisiones.
• El SIIA proporciona diversos servicios a los
  alumnos, personal académico y administrativo a
  través de sus diferentes módulos, servicios tales
  como trámites, consultas en línea y obtención de
  reportes en plataforma web a través del Sistema
  Institucional de Gestión Administrativa (SIGA).

76
Coordinación SIIASistema Integral de Información
Administrativa

• Se han eficientado los procesos Financieros, de
  Recursos Humanos, Administración Escolar,
  Servicios Generales y Superación del Personal
  Académico con los módulos instalados en cada una
  de las áreas respectivas.
• Otros Módulos desarrollados
• Administración escolar
• Tutorias
• COSUPERA
• Evaluación Docente
• Indicadores Estraatégicos
• Base Única de Datos
• Gestión de Asuntos y
• Ordenes de Servicio para soporte Téecnico

77
Otros Módulos desarrollados

• La Dirección de Administración Escolar tienen
  contemplado implementar estudios de trayectoria
  escolar y de egresados, para lo local ha
  desarrollado un instrumento auxiliar contenido en
  el Módulo correspondiente proporciona a los
  alumnos, personal académico y administrativo
  información académica para el control escolar
  está integrado como parte del SIIA y se localiza
  en la misma página.
• www.siia.ugto.mx

78
Otros Módulos desarrolladosTutorías

• La Dirección de Docencia busca propiciar el
  desarrollo del estudiante mediante la extensión
  del Programa de Tutoría Académica
• Ofrece apoyo académico para que el alumno culmine
  sus estudios con excelencia y en el plazo
  previsto.
• Lograr los objetivos de formación establecidos en
  la Misión Institucional como en los planes y
  programas de estudio.
• El proyecto permite capacitar a los tutores y
  generar instrumentos para la evaluación del
  proceso.
• Su uso y aprovechamiento se orienta a los Alumnos
  y Personal Académico.
• Este Módulo es un componente más del Sistema
  Integral de Información Administrativa (SIIA), y
  se encuentra en la misma página

79
Otros Módulos desarrolladosCOSUPERA

• La Coordinación de Superación del Personal
  Académico con la participación de las direcciones
  de Docencia, Desarrollo Estudiantil, Apoyo
  Académico y el Centro de Vinculación con el
  Entorno (VEN), mantienen el programa de educación
  continua y actualización.
• Además que el Módulo COSUPERA ofrece los
  programas de
• Formación de profesores
• Evaluación de profesores
• Educación continua y actualización
• Este Módulo se encuentra en el Sistema Integral
  de Información Administrativa (SIIA), y encuentra
  en la página
• www.siia.ugto.mx

80
Otros Módulos desarrolladosEvaluación Docente

• Con el uso del módulo se podrá realizar la
  Evaluación de Docentes por ciclo académico
• Evaluación al docente por el estudiante.
• Evaluación del docente por el Secretario
  Académico o Coordinadores de área.
• Auto evaluación del mismo docente.
• Ventajas de las evaluaciones vía web
• No tener que hacerlo en papel
• Facilidad para el reporte de resultados.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

81
Otros Módulos desarrolladosIndicadores y Datos
Estadísticos

• Contempla la información relativa a indicadores
  en los siguientes aspectos
• Indicadores Institucionales a una fecha de corte.
• Indicadores Dinámicos al día de hoy para uso no
  oficial
• Datos Estadísticos Históricos
• Es información relativa a
• Personal
• Alumnos
• Biblioteca
• Información anual de 1998 a 2003
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

82
Otros Módulos desarrolladosBase de Datos Única

• Módulo Base de Datos Única
• Contiene datos generales de las entidades que
  conforman la Universidad de Guanajuato,
  clasificación, datos específicos de las unidades
  y directorio.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
• www.siia.ugto.mx

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Otros Módulos desarrolladosMódulo Institucional
de Gestión de Asuntos

• Módulo Institucional de Gestión de Asuntos
• El módulo permite el registro y seguimiento de
  documentos enviados por otras instancias vía
  mensajería interna o de instancias externas a la
  Universidad de Guanajuato. Permite a los usuarios
  capturar los diferentes asuntos o tareas que les
  son turnadas. Permite además tener indicadores
  del tiempo de atención de los asuntos y el flujo
  que tiene que seguir para ser resuelto, para
  control de atención y sus tiempos.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
  
• www.siia.ugto.mx

84
Otros Módulos desarrolladosMódulo de Ordenes de
Servicio para Soporte Técnico

• Módulo de Ordenes de Servicio para Soporte
  Técnico
• Es de uso exclusivo del personal de la Secretaria
  Administrativa, el cual refleja la atención de
  las solicitudes que recibe la Unidad de Sistemas,
  Informática y Computo.
• Como parte del Sistema Integral de Información
  Administrativa (SIIA), se encuentra en la página
  
• www.siia.ugto.mx