PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS

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Procedimientos y procesos
Experiencia en la Universidad Pública de Navarra
Joaquim Llansó Sanjuan
Jefe de la Sección de Gestión de Documentos y
Archivo General
Alicante, 4 junio 2009
Archivo General de la Universidad de Jaén
Archivo General de la Universidad Pública de
Navarra
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Procedimientos y procesos

• Marco regulador
• Ley estatal 17/2007
• Leyes autonómicas Navarra LF 5/2007
• Referentes
• ISO 9000
• Manuales de procedimientos

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Qué son

• Definiciones (ISO 90002005)
• Proceso (apartados 2.4, 3.4.1)
• Cualquier actividad o conjunto de actividades,
  que utiliza recursos para transformar elementos
  de entrada en resultados
• Procedimiento (apartado 3.4.5)
• Forma especificada para llevar a cabo una
  actividad o un proceso

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Encaje para su definición

• Actores
• Archivo General
• búsqueda de información y preparación del
  expediente
• comentario y acuerdo con la oficina responsable
  de la ejecución del procedimiento
• diagramación y formalización en acciones
• actualización periódica
• elaboración y gestión del manual de
  procedimientos
• Comisión de Archivo de la Universidad
• aprobación de las propuestas y normalización
  institucional

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Punto de partida

• Vacío institucional en temas de definición de
  procedimientos asociados a procesos de gestión
• La vertiente "organización" en la Universidad
  trabaja a destajo en el EEES más en programas de
  ANECA relacionados con las titulaciones
• No existe un programa de calidad enfocado a la
  gestión
• Sí existe en el ámbito académico y del
  profesorado

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Punto de partida

• El único órgano que conoce en profundidad los
  procedimientos administrativos, en el ejercicio
  de sus funciones específicas, es la Comisión de
  Archivo
• El conocimiento del procedimiento le es
  imprescindible para tomar decisiones en la
  definición del ciclo de vida de cada serie,
  especialmente en cuanto a su disposición final.
• La Secretaria General es consciente del problema
  y apoya la iniciativa
• Asume el compromiso de iniciar una reflexión al
  respecto en el seno del equipo de gobierno.

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La ocasión

• Visita del Rector al Archivo General
• en el proceso de visitas a todas las oficinas una
  vez obtenido su nombramiento
• Transmisión de una inquietud por "lo que no se
  hace"
• El Rector entiende el problema, pero manifiesta
  sus limitaciones en cuanto a articular una
  solución
• El Rector me propone asistir a una reunión del
  equipo de gobierno (formado por el propio Rector,
  los vicerrectores, la Secretaria General y el
  Gerente)

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La ocasión

• Tiene lugar la reunión del equipo
• Vista la importancia del problema, pide mi
  opinión al respecto
• Hago una propuesta sencilla, con ejemplos
• Se me platea qué recursos serían necesarios

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La ocasión

• A las pocas semanas, se empiezan a dar las
  circunstancias que favorecen el cambio de
  coyuntura
• en octubre de 2008 se me confirma la posibilidad
  de obtener los recursos que solicité un técnico
  superior (se incorpora a la plantilla del archivo
  el 8 de junio, una vez finalizado el proceso
  selectivo)
• en la RPT de 2009, aprobada en diciembre de 2008,
  se cambia el nombre de la unidad Sección de
  Gestión de Documentos y Archivo General
• en abril de 2009 se amplían las competencias de
  la Comisión de Archivo, que a su vez incrementa
  el número y especialización profesional de sus
  miembros técnico de organización

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Conclusiones

• Importancia de identificar qué es un proceso
  general
• entendido como suma de procedimientos
  orientada a una finalidad determinada
• un procedimiento
• que es la suma de acciones, documentos y
  procesos menores
• y un proceso
• donde se define un responsable de proceso, un
  marco temporal, los responsables de cada acción y
  los indicadores asociados a cada acción
  identificada

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Conclusiones

• 2. Importancia de relacionar la definición de
  procedimientos con la formalización de procesos
  de trabajo (identificación de acciones,
  responsables e indicadores) y la conexión con
  herramientas de work flow

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Conclusiones

• 3. Importancia de la formalización de los
  procedimientos como punto de partida para la
  e-Administración

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(No Transcript)
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(No Transcript)
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(No Transcript)
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Muchas gracias

• joaquim.llanso_at_unavarra.es