Conceptos b

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Conceptos básicos de Gestión de datos

• Curso de formación de formadores en Gobierno
  Electrónico
• Primavera 2005
• Otoño 2006
• Eduardo Poggi
• epoggi_at_afip.gov.ar

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Temario

• Conceptos básicos
• Datos, información, SI y TIC
• Cualidades de la información
• Calidad de datos
• Seguridad del acceso a datos
• Confiabilidad de la transferencia de datos
• Los datos del SPN
• Bibliografía y referencias

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Datos

• Un dato es una representación formalizada de
  entidades o hechos, adecuada para la
  comunicación, interpretación y procesamiento por
  medios humanos o automáticos.
• El dato es un material de valor escaso o nulo
  para un individuo en una situación concreta es
  una representación simbólica que por sí misma no
  reduce la dosis de ignorancia o el grado de
  incertidumbre de quien tiene que tomar una
  decisión.

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Información

• La información es el significado que una persona
  asigna a un dato.
• La información es un conjunto de datos evaluados
  por un individuo concreto que trabaja, en un
  momento dado, sobre un problema específico, para
  alcanzar un objetivo determinado.
• La información se genera a partir de un grupo de
  datos seleccionados para reducir la dosis de
  ignorancia o el grado de incertidumbre de quien
  debe adoptar una decisión.

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Sistemas de Información

• Mientras no sean evaluados o aplicados a un
  problema específico, los datos seguirán siendo
  sólo datos, es decir, símbolos con poco o ningún
  significado. Es necesario habilitar los medios
  para convertir los datos en información. Éste es,
  precisamente, el papel de los Sistemas de
  Información (SI).
• Un Sistema de información es un conjunto de
  recursos humanos, materiales, financieros,
  tecnológicos, normativos y metodológicos
  organizados para brindar a quienes operan y a
  quienes adoptan decisiones en una organización,
  la información que requieren para desarrollar sus
  respectivas funciones.

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SI y Tecnología

• Un SI no requiere necesariamente del uso de la
  tecnología de computación. Ha habido sistemas de
  información mucho antes de que se crearan las
  computadoras.
• Aun en los SI más modernos y con amplio uso de
  dispositivos de computación, se realizan muchas
  operaciones y se cumplen muchas funciones en que
  la tecnología informática no interviene o lo hace
  sólo como apoyo.
• Sin embargo, la computación y las comunicaciones
  han potenciado de tal manera la capacidad,
  velocidad y exactitud del tratamiento de los
  datos, que resulta prácticamente inconcebible el
  diseño de un sistema de información eficiente sin
  el empleo de tales tecnologías.

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TICs

• El auge de las Tecnologías de la Información y
  las Comunicaciones se debe a la visión moderna
  (y a la viabilidad) de concebir la administración
  de las organizaciones por SI integrales, que
  permiten obtener información a partir de datos.
• Para que la información resulte eficiente, debe
  reunir una serie de requisitos, de modo tal que
  la utilidad que proporcione justifique el empleo
  de los recursos que se hubieran aplicado para
  producirla.
• Por lo tanto, entender las cualidades de los
  datos y las acciones que pueden realizarse sobre
  estos es fundamental para comprender el uso de
  las TICs en la gestión.

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Requisitos fundamentales de la información

• Economía El costo de producir una información no
  debe ser superior al beneficio esperable de su
  utilización. La información es un bien económico
  que, a igual que cualquier otra mercadería,
  requiere inversiones de tiempo, recursos e
  instalaciones.
• Oportunidad La información debe estar disponible
  en el momento en que se la requiera. Este
  requisito hace referencia al momento y a la
  frecuencia con que la información debe ser
  suministrada.
• Utilidad Toda salida de un sistema de
  información debe satisfacer una necesidad.
• Comparabilidad La información debe ser
  comparable en el espacio, en el tiempo y en el
  alcance.
• Flexibilidad Toda producción de información debe
  ser adaptable a los cambios del sistema y del
  entorno para mantener su utilidad.
• Claridad La información debe atender al nivel
  intelectual y técnico del destinatario. Se deben
  tenerse en cuenta el lenguaje y las preferencias
  del destinatario.
• Confiabilidad La información debe ser lo
  suficientemente confiable como para tomar
  decisiones basadas en ella. La calidad de un
  sistema de información está determinada, en buena
  parte, por la calidad de sus datos primarios.

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Funciones de un sistema de información

• Recolección implica la captura y el registro de
  datos.
• Clasificación consiste en identificar los datos,
  agruparlos en conjuntos homogéneos.
• Compresión consiste en la reducción del volumen
  de los datos sin disminuir necesariamente el
  contenido de información.
• Almacenamiento conservación física de los datos.
  y su adecuada protección.
• Recuperación tiene el propósito de suministrar
  el acceso a los datos almacenados.
• Procesamiento transformación que persigue el
  objetivo de convertir datos en información.
• Transmisión comprende la comunicación entre
  diferentes medio de almacenamiento.
• Publicación esta función proporciona una salida
  de información preparada de modo tal que resulte
  legible y útil a su destinatario.

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Calidad de datos

• Veracidad conformidad del dato con la realidad
  que representa.
• Validez aproximación a la veracidad otorgada por
  alguna convención establecida.
• Redundancia multiplicación física de datos.
• Consistencia coherencia semántica entre datos
  redundantes.
• Temporalidad plazo temporal sobre el cual se
  asegura la validez.
• Homologación resultado de la comparación de
  datos entre distintas fuentes.
• Estandarización uniformidad por apego a
  convenciones sintácticas y semánticas.

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Calidad de datos
Organismo A Registro del nacimiento tomando la
Partida
DNI Apellido Nombre FeNac Sexo EstCivil FeAct
12456789 Negrete Mercedes 01/01/1975 F S 03/01/1975
Actualización por ingreso escolar
12456789 Negrete Mercedes 01/01/1975 M S 03/03/1981
Actualización por cambio de estado civil
12456789 Negrete Mercedes 01/01/1975 M C 03/03/1993
12456789 Negrete Mercedes 01/01/1975 M D 03/03/1997
12456789 Negrete Mercedes 01/01/1975 M H 03/03/1999
Organismo B Registro por ingreso laboral
CUIT Apellido, Nombre FeNac Sexo EstCivil FeAct
20-12456789-1 Negrete, Mercedes 75-ENE-01 1 3 06/06/1996
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Calidad de datos

• Existe un fuerte compromiso entre el costo del
  método adoptado para asignarle validez a un dato
  y los fines para los cuales será utilizado
• Un método de asignación de validez excesivo para
  un dato intrascendente no satisface una buena
  relación costo-beneficio.
• Un método débil para un dato crítico lo hace poco
  confiable, por lo tanto poco útil.
• Se pueden capturar correctamente datos erróneos.
• Se pueden capturar erróneamente datos correctos.
• Los datos pueden ser alterados en los procesos de
  captura, transmisión o almacenamiento.
• Existen estándares de calidad y seguridad para el
  tratamiento de los datos.

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Seguridad del acceso a datos

• Disponibilidad datos disponibles según las
  necesidades o según lo acordado.
• Perennidad disponibilidad durante la vida útil.
• Confidencialidad sólo puede ser accedido por
  quien tenga autorización para hacerlo.
• Integridad sólo lo puede ser modificado por
  quien tenga autorización para hacerlo.
• No repudio las partes no pueden desconocer la
  acción realizada.
• Pertinencia derecho o aval para realizar una
  acción sobre los datos.
• Identificación declaración de ser una cierta
  persona o componente.
• Acreditación presentación de credenciales que
  avalen la identificación.
• Autenticación prueba de identidad.
• Autorización otorgamiento de permiso a realizar
  determinadas acciones sobre determinados datos.

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Actores de un SI
Servicio de seguridad
Usuaria
Servidor de datos
Usuario
Servidor de aplicaciones
Cliente
Red de comunicaciones
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Criticidad del acceso a datos

• Existen datos que son críticos en si mismos y
  deben ser garantizadas tanto la confidencialidad
  y como la integridad.
• Pero en general, la criticidad está dada por la
  acción que se desea realizar sobre los datos.
  Pueden requerir diferentes niveles de
  autorización
• El alta o la modificación.
• La baja lógica.
• La baja física.
• La consulta individual pertinente.
• La consulta masiva o indiscriminada.
• La distribución.

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Confiabilidad de la acciones sobre datos

• Garantía de entrega el emisor confía en que el
  mensaje enviado llega al destinatario o recibe un
  aviso de error.
• Orden de recepción los mensajes son procesados
  en el orden de envío.
• Unicidad de proceso si un mensaje se envía más
  de una vez, sólo se procesará una sola.

17
Estado de situación
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Estado de situación

• La gestión de los datos administrados por el
  Estado está distribuida entre múltiples
  organismos.
• No hay estándares ni prácticas comunes para la
  gestión de datos.
• No hay práctica generalizada, ni infraestructura,
  ni marco legal ni organizativo que facilite el
  intercambio.
• La (histórica) carencia de interrelación ha
  llevado a multiplicar esfuerzos para recapturar y
  redundar los datos.
• La redundancia lleva a realizar grandes esfuerzos
  para homologar y revalidar.

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Problemática

• La inconsistencia producida por la redundancia
  atenta contra la validez, por lo tanto, los datos
  pierden confiabilidad.
• No podemos comparar fácilmente los datos
  redundados porque cada uno los valida, los
  codifica y guarda a su gusto.
• Se multiplican esfuerzos individuales para
  recuperar, validar y administrar los mismos datos
  de manera no coordinada.
• Se generan esfuerzos específicos para
  re-recuperar y homologar los datos redundantes.
• Ergo Trabajamos en exceso para agravar nuestros
  propios problemas.

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Algunas cuestiones problemáticas(Recopilado en
un evento del FRRII/SGP)

• 1. La cultura política y administrativa favorece
  la competencia (no colaboración) y el aislamiento
  de las áreas.
• 4. La falta de estandarización de estructuras de
  datos dificulta la interoperabilidad
• 6. Los datos no cuentan con calidad, consistencia
  y disponibilidad
• 8. Existen problemas de seguridad informática que
  afectan la calidad de los datos
• 10. Existe desconocimiento respecto de qué datos
  se producen y dónde
• 15. Por falta de interoperabilidad el ciudadano
  se ve obligado a realizar su trámite en múltiples
  organismos
• 18. Falta una definición consensuada de
  interoperabilidad en el Estado como base para la
  planificación de una política
• 19. En muchos casos no hay interés en
  trasparentar la información
• 22. Hoy se dilapidan recursos en la generación y
  validación de información 

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Requerimientos del negocio

• Simplificación registral
• Un dato que ya fue recuperado, no debe volver a
  recuperarse.
• Ventanilla única
• El Estado en su conjunto debe presentarse ante la
  sociedad como una unidad.

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Ejemplos de demandas de intercambio de datos

• Datos personales de ciudadanos
• Identificación y datos básicos
• Domicilio
• Grupo familiar
• Datos personales de empleados públicos
• Validación de domicilios
• Situación tributaria
• Factura Electrónica
• DJ y pago de impuestos
• Mercadería en tránsito aduanero
• Seguimiento de transporte de mercaderías
• Datos sanitarios
• Información para catástrofes

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Referencias y bibliografía

• Poggi, Eduardo (2005) Gestión de datos, mimeo
  presentado en el Foro de FRRII/SGP.
• Saroka, Raúl (2002) Sistemas de Información en la
  Era Digital, Fundación OSDE.

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Muchas gracias

• Eduardo Poggi
• epoggi_at_afip.gov.ar
• eduardopoggi_at_yahoo.com.ar