ACOLFUMAN

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• ACOLFUMAN
• ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FUNCIONARIOSDEMANEJO

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ACOLFUMÁN

• EL MÉRITO
• EN LAS
• SECRETARIAS DE
• LAS
• ENTIDADES
• PÚBLICAS
• COLOMBIANAS

MATERIAL PREPARADO POR RAFAEL ENRIQUE RIVEROS
PINZÓN
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• 1. CALIDADES PERSONALES

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1. CONFIANZA EN SÍ MISMA

• Se muestra segura de sí misma.
• Puede expresar opiniones que despierte rechazos y
  arriesgarse por lo que considera correcto.
• Es decidida puede tomar decisiones firmes, a
  pesar de las incertidumbres y presiones.

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CONFIANZA EN SÍ MISMA

• Elimina el No soy capaz.
• No es pesimista.
• No es fatalista.
• Trata de ser realista.
• No recuerda sólo lo malo.
• Revisa sus metas.
• Asume riesgos.

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2. CONFIABILIDAD

• Actúa éticamente y está por encima de todo
  reproche.
• Inspira confianza por ser auténtica.
• Admite los propios errores y enfrenta a otros con
  sus actos faltos de ética.
• Defiende las posturas que responden a sus
  principios, aunque no sean aceptadas.

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3. ADAPTABILIDAD
CAPACIDAD DE ASIMILAR CONSTRUCTIVAMENTE LOS
CAMBIOS
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IMPLICACIONES DE LA ADAPTABILIDAD

• No es posible mejorar sin cambiar.
• El mundo cambia a tanta velocidad que si no
  revisamos nuestros paradigmas, nos arriesgamos a
  quedarnos atrás.
• Reconsiderar frecuentemente nuestros paradigmas
  respecto de
• Nosotros mismos.
• El mundo que nos rodea.
• Nuestra entidad.
• Las personas que conocemos.

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4. COMPROMISO

• Está dispuesta a hacer sacrificios para lograr un
  objetivo general.
• Encuentra una sensación de ser útil en la misión
  general.
• Utiliza los valores nucleares del grupo para
  tomar decisiones y clarificar sus alternativas.
• Busca activamente oportunidades para cumplir con
  la misión del grupo.

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GRADOS DEL COMPROMISO

• Compromiso.
• Alistamiento.
• Acatamiento genuino.
• Acatamiento formal.
• Acatamiento a regañadientes.
• Desobediencia.
• Apatía.

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5. INICIATIVA

• Está dispuesta a aprovechar cualquier
  oportunidad.
• Va tras del objetivo más allá de lo que se
  requiere o se espera de ella.
• Prescinde de la burocracia y fuerza las reglas
  cuando es necesario cumplir con el trabajo.
• Moviliza a los demás mediante esfuerzos
  especiales.

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6. ORIENTACIÓN AL SERVICIO

• Entiende las necesidades de los clientes y las
  ponen en correspondencia con servicios o
  productos adecuados a ellas.
• Busca manera de aumentar la satisfacción y
  fidelidad de los ciudadanos usuarios de sus
  servicios.
• Ofrece de buen grado asistencia adecuada.
• Comprende el punto de vista del usuario y actúa
  como asesor de confianza.

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• EN EL SERVICIO EVITAR
• Desplantes.
• Demoras.
• Poca cortesía.
• Falta de solución a los problemas del
  ciudadano.

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• RECOMENDACIONES PARA EL SERVICIO
• Entender que el diálogo entre personas de
  diferentes condiciones es difícil.
• Crear mecanismos para garantizar tiempo y espacio
  adecuados para la atención al ciudadano.

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• Tener en cuenta que los problemas, temores y
  desengaños no posibilitan el diálogo.
• Fortalecer la tolerancia no sólo admitir que el
  ciudadano puede pensar distinto, sino también
  reconocer y aceptar sus aportes y que puede tener
  la razón.

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• Saber que el lenguaje excesivamente especializado
  puede ser una barrera para un auténtico diálogo.
• Recurrir a la pregunta para facilitar la
  comunicación.
• Hay preguntas que por dignidad no se deberían
  formular.

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7. COMUNICACIÓN

• Es efectiva en el intercambio y registra las
  pistas emocionales para afinar su mensaje.
• Enfrenta directamente los asuntos difíciles.
• Sabe escuchar, busca el entendimiento mutuo y
  comparte información de buen grado.
• Fomenta la comunicación abierta y es tan
  receptiva de las malas noticias como de las
  buenas.

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8. MANEJO DE CONFLICTOS
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9. HABILIDADES DE EQUIPO

• Comparte una visión.
• Crea expectativas de participación.
• Comparte información.
• Aclara significados.
• Enfoca las reuniones.

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9. HABILIDADES DE EQUIPO

• Aprovecha la diversidad.
• Diseña procesos de concertación.
• Operacionaliza lo decidido.
• Establece procesos de automonitoreo.
• Monta el caballo.

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• 2. CAPACIDAD PROFESIONAL

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• MANEJO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO

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(No Transcript)
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USO DEL TELÉFONO

• REGLAS BÁSICAS
• Colocar siempre al lado del teléfono una libreta
  y un lápiz o esfero para tomar nota de los
  mensajes.
• Mostrar educación, amabilidad y tacto.
• No tutear al interlocutor.

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USO DEL TELÉFONO

• REGLAS BÁSICAS
• Tratar a todo el mundo con la misma deferencia.
• Mantener relación cordial con las secretarias de
  otros despachos.
• Consultar disponibilidad de tiempo del
  interlocutor.

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USO DEL TELÉFONO

• REGLAS BÁSICAS
• Interrumpir las tareas mientras se habla con
  alguien.
• No alargarse innecesariamente.
• Dirigirse al interlocutor por su nombre.

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USO DEL TELÉFONO

• REGLAS BÁSICAS
• La primera llamada tiene siempre preferencia
  sobre la segunda.
• Con frecuencia es útil tener un esquema de los
  puntos a tratar.
• Confirmar los compromisos adquiridos por
  teléfono.

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USO DEL TELÉFONO

• LA AGENDA TELEFÓNICA
• Nombres y Apellidos.
• Empresa a la que pertenece la persona.
• Teléfono y dirección de la misma. Número de
  extensión.
• Número del celular.
• Número del fax.
• Horario de oficina.
• Teléfono de la residencia u otro teléfono de
  contacto.

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• GESTIÓN DEL TIEMPO

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• EL TIEMPO ES ORO

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GESTIÓN DEL TIEMPO
Es aquella parte de la gestión empresarial que
estudia la forma de sacar el máximo provecho a un
recurso tan escaso como es el tiempo.
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VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

• Aumenta el rendimiento.
• Simplifica y racionaliza las tareas.
• Reduce el estrés.
• Permite el cumplimiento de los plazos
• establecidos.

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PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO

• Definir las tareas prioritarias.
• Distinguir entre lo urgente y lo importante.
• Escribir un plan de trabajo.

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• Aprender a decir NO.
• Coordinar el trabajo con el del jefe.
• No esclavizarse del reloj.

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SUGERENCIAS PARA APROVECHAR EL TIEMPO

• Hacer una sola cosa a la vez.
• Desempeñar las tareas por orden lógico.

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SUGERENCIAS PARA APROVECHAR EL TIEMPO

• No aplazar el trabajo.
• Agrupar las tareas del mismo tipo.

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• SUGERENCIAS GENERALES

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1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

• ASPECTOS GENERALES
• CONTENIDO Responsabilidad principal del jefe.
• PRESENTACIÓN Responsabilidad total de la
  secretaria.

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1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

• ASPECTOS ESPECIALES
• Espacio interlineal.
• Márgenes laterales.
• Márgenes inferior y superior.
• Cambio de página.

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1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

• ASPECTOS ESPECIALES
• Sangrados.
• Justificación al margen derecho.
• Paginación.
• La elección del papel.

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2. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

• CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
• CORRESPONDENCIA DE SALIDA

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2. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

• CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
• Cómo abrirla.
• Cómo clasificarla.
• Cómo presentarla al jefe.
• Cómo registrarla.

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2. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA

• CORRESPONDENCIA DE SALIDA
• Cómo organizarla.
• Cómo registrarla.
• Hora de salida.

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3.MANEJO DEL ARCHIVO

• FINALIDADES BÁSICAS
• Determinar qué documentos carecen de interés y
  pueden ser eliminados
• Conservar documentación de interés para la
  entidad.
• Ordenar y clasificar la documentación de modo que
  pueda ser consultada fácilmente.

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3.MANEJO DEL ARCHIVO

• PRINCIPALES SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
• Alfabética.
• Numérica.
• Alfanumérica.
• Cronológica.

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3.MANEJO DEL ARCHIVO

• INFORMATIZACIÓN DEL ARCHIVO
• Permite almacenar gran cantidad de información
  sin ocupar mucho espacio.
• Permite gran economía de papel.
• Ofrece múltiples opciones de búsqueda.
• Amplía modalidades de presentación.

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4.RELACIONES CON EL JEFE

• No intentar cambiarlo.
• Intentar ponerse en su lugar.
• Saber hasta dónde llega su cometido.
• Mantener la reserva sobre asuntos privados del
  jefe.
• No traspasar el umbral de lo profesional.
• Adelantarse a sus órdenes.

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• GRACIAS!