Projet SIH

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Projet SIH

• Journée de travail DHOS/CNDG CHU du 8 février
  2007
• sur les systèmes dinformation hospitaliers

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Le projet Système dInformation Hospitalier du
CHU de Saint-Etienne

• Contexte et démarche participative délaboration
  du projet
• Les modalités d'accompagnement au changement
• Les attentes des acteurs internes et les
  difficultés éventuelles
• Illustrations de l'impact sur les conditions de
  travail et réalité du partage d'informations

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Contexte du projet

• Très faible informatisation des secteurs de soins
• Recomposition de loffre de soins
• Forte concurrence
• Un chantier de modernisation coordonnant
  constructions (déménagements des services),
  organisation (rationalisation du fonctionnement),
  système dinformation
• Contexte de chantier de recomposition et de
  rationalisation générateur dinquiétudes face au
  changement
• Le CHU de Saint-Etienne  earlier customer 
• Premier établissement à retenir loffre Cerner
  Millennium en juillet 2005
• Depuis cette date, notre établissement a été
  rejoint par le CHU de Tours et par lAssistance
  Publique des Hôpitaux de Marseille
• Choix dune offre  intégrée  sans faire table
  rase de lexistant

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Principes délaboration du schéma directeur

• Un recentrage sur le patient
• Sorienter vers un système dinformation
  hospitalier (SIH) centré sur le patient et la
  gestion de production de soins
• prenant en compte lensemble des activités qui
  concourent à la prise en charge du patient,
  directement ou indirectement
• intégrant les projets de réorganisation interne
  (pôles dactivité)
• Une démarche participative
• Limplication forte des utilisateurs
• Un Schéma Directeur qui ne fait pas table rase de
  lexistant et reste dans une logique
  durbanisation
• Sappuyer sur une analyse fine de lexistant
  fonctionnel, applicatif et technique
• Sinscrire dans une démarche dinteropérabilité
  des systèmes

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Objectifs et Méthode

• Disposer dune vision globale de lorganisation
  actuelle par grands domaines
• Identifier les principaux processus, activités et
  tâches dans les 6 domaines fonctionnels
• Production de soins
• Activités médico-techniques
• Gestion administrative du patient
• Gestion Economique et Financière
• Gestion des ressources humaines
• Logistique et maintenance
• Identifier les liens entre les différents
  domaines (production de soins, logistique, GAM)

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Les différentes fonctions identifiées ont été
réparties en 4 zones
Schéma durbanisation fonctionnelle
Zone dacquisition- échange Fonctions propres
aux modes déchange avec des partenaires, des
institutions, médecine de ville
Zone de pilotage (gouvernance et analyse avec
infos globalisées et historisées)
Zone opérationnelle (cur de métier unité de
soins)
Zone de support (systèmes dédiés à la gestion
des ressources internes de l établissement)
L urbanisation fonctionnelle permet la
structuration du système d information en blocs
fonctionnels communicants.
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Synthèse des fonctions de
Production de Soins cartographie fonctionnelle
de synthèse PS
spécifique urgences
spécifique hospit. complète
spécifique bloc / radiologie interventionnelle
Processus étudiés URGENCES.
HOSPIT. COMPLETE
BLOCS
AMBULATOIRE
CONSULTATIONS EXTERNES
Communiquer, partager linformation médicale avec
lextérieur
Fournir de linfos sur lorganisation des
services (urgence), Transmettre des CRs,
coordonnées de soins (retour à domicile), établir
des relations privilégiées (EFG-EFS) Courriers
(patients, correspondants) Echanges au sein du
réseau de soins
Echanges avec SI SMUR
Elaborer protocoles Concevoir, modifier, valider
Renseigner les données patients Données
médico-sociales Données médico-légales Etat
initial du patient Evaluations cliniques Hypothèse
s cliniques Synthèse clinique / de soins Fiches
de liaison Transmissions ciblées
Lire/classer les Résultats Résultats
EF Résultats bio Imagerie Synthétiser les
résultats
Réaliser intervention / Anesthésie infos
pré-opératoire dossier anesthésie /
transfusionnel... Feuille dintervention Feuille
de réveil /autorisation de sortie Feuille de
suite post-opératoire Compte-rendu
opératoire Feuille de suite de soins
anesthésie Valider prise en charge
opératoire Tracer DMR ,DMS et PSL
Prescrire Médicaments, PSL Examens médicaux et
paramédicaux Soins Interventions de
spécialistes Régimes Prestations Examens
extérieurs au CHU
Définir/Planifier/ Valider les soins
Réalisation des prélèvements Identifier le
prélèvement (étiquettes) Réalisation des soins
Administrations médicaments Pansements Soins du
corps Affectation matériel/équipement au patient
(DM, DMS,MDS) Matériel prêté
Rédiger / Editer courriers médicaux Autorisations
Dons dorgane Lettres médecin, psy Lettres
dinfos Certificats (décès) Ordonnances de
sortie Consentement
Exploiter les données médicales, para-médic.,
médico- sociales,... Suivi de lactivité Appui au
management Études dépidémiologie Suivi activité
des réseaux Evaluation prise en charge Evaluation
des protocoles Suivi qualité Aide à la décision
Localiser le patient aux urgences et
blocs Registre chronologique Visualisation
occupation des lits et des salles Suivi de
lattente
AMT
Surveiller le patient température, tension,
Consulter la connaissance médicale Vidal,
Protocoles, FMC, revues,, colloques,...
Consulter les dossiers en cours (historiser
données) et dossiers antérieurs
Catégoriser, trier les urgences
Aider à la prescription
Localiser le patient
Demander des prestations
logistiques
GEF
Saisir les diagnostics, les actes
Saisir les mouve-ments
Demande de transport (patient, prélèvement..)
Demande ou Commande de fournitures et matériels
Demande de linge
Demande de repas
Demande de maintenance
Accéder à létat des lits
LM
LM
LM
GRH / GEF GAM AMT
Gestion des rdvs et ressources Programmer les
rdvs (hospitalisations, consultations,
interventions) selon protocoles de soins,
optimisation des ressources Agenda et planning
des professionnels (médecin, services,
diététicienne) Protocolisation des RDV (RDV
répétitifs notamment en ambulatoire) Planning des
ressources (chambres, lits, salles, équipements,
blocs, contraintes spécifiques en ambulatoire)
GRH / GEF GAM AMT / LM
Créer le dossier administratif IPP, infos
administratives
Archiver et numériser les dossiers
papier Numérisation Suivi des dossiers
prêtés Localisation et Accès au dossiers
antérieurs
Gestion du bloc Gestion planning
opératoire Valider Check-list douverture de
salle (matériels, équipement) Renseigner le
cahier de salle dintervention
Identifier le prélévement
Planifier les activités du SMUR
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Les projets prioritaires du SDSI

• Laxe principal est laide aux professionnels de
  santé
• P1 Linformatisation de la production de soins
• Dossier de Santé Electronique
• Echanger les images
• Gérer les vigilances et les risques
• Mobilité dans les unités de soins
• Échange et partage de données médicales (réseaux
  de soins)
• P2 Mise à disposition doutils de pilotage
  médico-économique
• Datawarehouse, tableaux de bord
• P3 Aide à la gestion et planification des
  ressources
• Aide à la gestion, à la planification des
  ressources physiques et gestion des rendez-vous
• Aide à la gestion interne des services de
  radiologie, exploration fonctionnelle et médecine
  nucléaire
• Gestion des transports
• P4 Accueil personnalisé dans le SIH mise en
  place dun portail daccès pour les
  professionnels du CHU
• Portail daccès au SIH personnalisé en fonction
  des droits daccès de chaque catégorie de
  personnel
• Un investissement essentiellement auto financé
  (10M sur 4 ans)
• Seuls les travaux sur le réseau pour léchange
  dimage et la mobilité ont été pris en charge
  dans le cadre du plan Hôpital 2007

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Le projet Système dInformation Hospitalier du
CHU de Saint-Etienne

• Contexte et démarche participative délaboration
  du projet
• Les modalités d'accompagnement au changement
• Les attentes des acteurs internes et les
  difficultés éventuelles
• Illustrations de l'impact sur les conditions de
  travail et réalité du partage d'informations

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Organisation du Projet SIH
COPIL SIH
Instance de décision
Equipe Projet SIH
Comité de coordination et de suivi

Groupe de travail A
Groupe de travail B
Groupe de travail C
Groupe de travail N

• COPIL SIH comité décisionnel et maitre
  douvrage pour lensemble des projets
• Composé de Directeur général, Président de CME,
  représentants médicaux, Equipe projet (10
  personnes)
• 1 réunion tous les 2 mois
• Equipe projet SIH assure le suivi et la
  coordination, auditionne les projets, prépare les
  rapports au COPIL
• Composé de représentant DG, ICL, DSSI, DAFE,
  Chef de Service Rhumatologie, DSI
• 1 réunion par quinzaine
• Groupe de travail
• Professionnels de santé du CHU regroupés par
  thématique en assurant léquilibre et
  larticulation entre les secteurs cliniques et
  prestataires, et les filières professionnelles
• Lanimation du groupe de travail est assurée par
  un binôme (membre de léquipe projet, référent
  utilisateur du groupe)
• La gestion du projet est assurée par une cellule
  projet composée de référents utilisateurs, de
  référents DSI et du responsable de domaine CERNER
• Environ 20 personnes, 1 réunion par mois

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Une mobilisation progressive relais et réseaux
Equipe projet et animateurs (10 pers.)
Membres des groupes de travail (10 groupes de 20
pers.)
Référents paramétrage Equipe de formation des
utilisateurs (25 pers. 15 ETP)
Référents au sein de chaque service (4000
professionnels de santé à accompagner)
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Phases de déploiement
S I H

• Phase 1
• Rendez-vous
• Prescription de biologie et de radiologie -
  résultats
• Dossier patient - gestion des documents
  (comptes-rendus, lettres)
• Urgences
• Interfaces administratives et médico-techniques,
  reprise de données
• Phase 2
• Pilotage Médico-économique et vigilance et
  risques
• DMP
• Circuit du médicament
• Documentation clinique (hors dossiers de
  spécialités) et prescription et planification des
  soins
• Blocs opératoires, anesthésie et réanimation
• Phase 3
• Dossier patient complété des feuilles de suivi de
  spécialités

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Rythme de déploiement

• Calendrier initial conçu pour déployer à
  lensemble de létablissement dans le meilleur
  délai possible

• Calendrier actuel prenant en compte les
  enseignements de la pré-vague sur les besoins
  daccompagnement au démarrage des services

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Organisation du démarrage dans les services

• Démarche
• Accompagnement des services lors du démarrage par
  les référents mobilisés à temps plein pendant la
  première semaine
• Définition dun calendrier de présence des
  référents CHU dans le service pendant la phase de
  démarrage
•  hot line  avec accès direct à un référent du
  projet pour obtenir une assistance pendant la
  phase de démarrage du service
•  hot line  niveau 2 des consultants du
  fournisseur de la solution pour permettre aux
  référents dobtenir une assistance pendant la
  phase de démarrage
• Risques
• Rôle de référents formateurs et chargé de
  laccompagnement au démarrage problème de
  disponibilité pendant les phases de formations
• Continuité de la hotline après les premières
  semaines de démarrage
• Relais au sein des services de soins charge de
  travail importante difficile à prendre sur le
  temps soignant
• Dispositif daccompagnement très conséquent à
  prévoir

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Le projet Système dInformation Hospitalier du
CHU de Saint-Etienne

• Contexte et démarche participative délaboration
  du projet
• Les modalités d'accompagnement au changement
• Les attentes des acteurs internes et les
  difficultés éventuelles
• Illustrations de l'impact sur les conditions de
  travail et réalité du partage d'informations

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Bénéfices et risques

• Pour la gestion des rendez-vous
• Bénéfices
• Un agenda patient partagé par lensemble des
  services de soins
• Risques
• Changement culturel pour les secrétariats
  grande diversité de fonctionnement
• Inquiétude sur la prise de rendez-vous
  centralisée (confidentialité, maitrise de
  lagenda)
• Pour la prescription connectée
• Bénéfices
• Lorganisation du pôle biologie (pré-analytique,
  robotique, automatisation de la prise en charge
  des prélèvements)
• Simplification et sécurisation des procédures
  (plus de retranscriptions)
• Limitation des doublons dexamens
• Risques
• Impact important en terme organisationnel et
  culturel prescription et validation sur
  lordinateur
• Système mixte pendant la phase de déploiement (au
  moins 1 an)
• Difficultés techniques liées à la mise au point
  dune prescription  connectée  - parfois
  décourageant pour les utilisateurs
• Gérer les situations où la prescription est
   orale  et sans traçabilité

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Bénéfices et risques

• Pour le dossier patient (courriers et comptes
  rendus)
• Bénéfices
• Un dossier commun et partagé par tous
• Disponibilité en temps réel de linformation pour
  tout professionnel de santé qui participe à la
  prise en charge
• Traçabilité des décisions et des interventions
• Amélioration de la fonction archivage
  (accessibilité et stockage) réduire les
  documents papiers à conserver (nouvelles
  pratiques) et les extractions
• Risques
• Gérer les inquiétudes sur le partage de
  linformation
• Répondre aux attentes des médecins sur le retour
  attendu sur les informations de dossier
  (recherche clinique)
• Les services de soins deviennent dépendants du
  système, lequel devient un élément de la
  permanence des soins (disponibilité de
  lapplicatif en 24/7 !)
• Pour les urgences
• Bénéfices
• Suivi de la trajectoire des patients aux Urgences
  - traçabilité
• Accès aux antériorités du patient sous forme
  électronique
• Risques
• Disponibilité de lapplicatif en 24/7
• Perception par les soignants du temps
  informatique au détriment du temps consacré au
  malade

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Le projet Système dInformation Hospitalier du
CHU de Saint-Etienne

• Contexte et démarche participative délaboration
  du projet
• Les modalités d'accompagnement au changement
• Les attentes des acteurs internes et les
  difficultés éventuelles
• Illustrations de l'impact sur les conditions de
  travail et réalité du partage d'informations

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Impacts sur les conditions de travail

• De nouveaux équipements mobiles proposés aux
  services de soins pour la prescription connectée
• Risque du double circuit papier-informatique et
  de lexistence dun système hybride

Terminaux portables
Bornes WIFI
Guéridons inox
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Impacts sur les conditions de travail

• Identification et traçabilité par carte CPS
• Situation du pré-analytique des laboratoires de
  biologie (réduction du travail denregistrement
  et de retranscription)
• Situation des infirmières nouvelles taches pour
  la préparation des prélèvements, renforcement en
  qualité et sécurité

Identification par carte CPS/CPE

• Débat du à laugmentation du temps informatique
  pour les professionnels de santé
• Perceptible au niveau des internes
• Augmentation du temps consacré à renseigner le
  dossier, diminution de temps consacré à retrouver
  linformation

Imprimantes à étiquettes
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La réalité du partage de linformation

• Système dauthentification des professionnels de
  santés conçu pour permettre le partage de
  linformation avec
• Confiance système fiable et traçable qui ne
  peut être contourné
• Transparence règles dhabilitations claires et
  connues de tous
• Simplicité mise en uvre automatisée à
  lutilisation
• Principe douverture du dossier médical Un
  professionnel de santé a accès au dossier dun
  patient à partir du moment où il participe à sa
  prise en charge
• Modalité de mise en uvre
• Authentification sécurisée des utilisateurs à
  laide de leur carte CPS/CPE
• Dispositif de parrainage pour laccès au système
  sans la carte
• Protection des séjours dans les unités sensibles
  (Psychiatrie, UTDT, Orthogénie, Génétique,
  Médecine légale, UCSA)
• Protection des résultats dexamens de virologie
  sensibles
• Traçabilité des accès avec possibilité daudit
• Néanmoins difficile de  vendre  le ROI dans la
  prise en charge du patient en labsence détude
  nationale sur le temps consacré à la gestion du
  dossier "avant"  et "après" informatisation