Manajemen Lingkup Proyek

1
Manajemen Lingkup Proyek
2
Manajemen Lingkup Proyek

• Lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang
  terlibat dalam menciptakan produk-produk dari
  proyek dan proses yang digunakan untuk
  menciptakannya.
• Hasil (deliverable) adalah produk yang
  dihasilkan sebagai bagian dari suatu proyek,
  seperti perangkat keras atau perangkat lunak,
  dokumen perencanaan, atau notulen rapat.
• Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses
  yang terlibat dalam mendefinisikan dan
  mengendalikan apa yang disertakan atau tidak
  dalam proyek.

3
Proses Manajemen Lingkup Proyek

• Perencanaan lingkup Menentukan bagaimana ruang
  lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan
  dikendalikan.
• Definisi lingkup Meninjau carta proyek dan
  pernyataan lingkup awal dan menambahkan informasi
  lebih lanjut sebagai persyaratan dikembangkan dan
  perubahan permintaan disetujui
• Membuat WBS membagi hasil proyek besar menjadi
  komponen yang lebih kecil, lebih mudah ditangani.
• Verifikasi lingkup Memformalkan penerimaan
  lingkup proyek.
• Pengendalian lingkup Mengendalikan perubahan
  lingkup proyek.

4
Perencanaan Lingkupdan Rencana Manajemen Lingkup

• Rencana manajemen lingkup merupakan dokumen yang
  mencakup deskripsi tentang bagaimana tim akan
  menyeiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat
  WBS, memverifikasi selesainya hasil proyek, dan
  mengendalikan perubahan terhadap lingkup proyek.
• Masukan utamanya mencakup carta proyek,
  pernyataan lingkup awal, dan rencana manajemen
  proyek.

5
Contoh Carta Proyek
6
Contoh Carta Proyek (lanjt.)
7
Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup Proyek

• Pernyataan lingkup awal, carta proyek, aset
  proses organisasi, dan permintaan perubahan yang
  disetujui menyediakan dasar untuk membuat
  pernyataan lingkup proyek.
• Seiring waktu, ruang lingkup sebuah proyek harus
  menjadi lebih jelas dan lebih spesifik.

8
Penetapan Lingkup Proyek Lebih Jauh
9
Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

• A WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek
  yang berorientasi hasil yang menetapkan lingkup
  total proyek.
• WBS adalah dokumen dasar yang memberikan landasan
  bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek,
  biaya, sumber daya, dan perubahan.
• Dekomposisi merupakan pembagian hasil proyek
  menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.

10
Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan Produk
11
Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan Fase
12
WBS Intranet dalam Bentuk Tabular
1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2
Define requirements 1.2.1 Define user
requirements 1.2.2 Define content
requirements 1.2.3 Define system
requirements 1.2.4 Define server owner
requirements 1.3 Define specific
functionality 1.4 Define risks and risk
management approach 1.5 Develop project
plan 1.6 Brief Web development team 2.0 Web Site
Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0
Support
13
WBS Intranet dan Gantt Chart dalam Project 2000
Project 98 file
14
Gantt Chart Intranet Disusun Berdasarkan Kelompok
Proses Manajemen Proyek
15
Table 5-4. Executing Tasks for JWD Consultings
WBS
16
Pendekatan untuk Mengembangkan WBS

• Pedoman Beberapa organisasi, seperti DOD,
  memberikan pedoman untuk mempersiapkan WBS.
• Pendekatan analogi Meninjau WBS proyek-proyek
  serupa dan menyesuaikan untuk proyek Anda.
• Pendekatan top-down Mulailah dengan item
  terbesar dari proyek dan pecahlah.
• Pendekatan bottom-up Mulailah dengan tugas-tugas
  khusus dan merangkumnya.
• Pendekatan Mind-mapping Menulis tugas di format
  non-linear, bercabang dan kemudian membuat
  struktur WBS.

17
Contoh Pendekatan Mind-Mapping
18
Hasil WBS dalam Bagan
19
Pustaka WBS dan Scope Baseline

• Banyak tugas-tugas WBS tidak jelas dan harus
  dijelaskan secara lebih rinci sehingga orang tahu
  apa yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan
  berapa lama bekerja dan berapa biaya diperlukan.
• Pustaka WBS merupakan dokumen yang menggambarkan
  informasi rinci tentang tiap butir WBS.
• Lingkup proyek yang disetujui dan WBS-nya serta
  pustaka WBS membentuk scope baseline, yang
  digunakan untuk mengukur kinerja dalam memenuhi
  sasaran lingkup proyek.

20
Verifikasi

• Sangat sulit untuk membuat pernyataan lingkup dan
  WBS yang baik bagi suatu proyek.
• Bahkan lebih sulit lagi untuk memverifikasi
  lingkup proyek dan meminimalkan perubahan
  lingkup.
• Banyak proyek TI yang sengsara karena scope creep
  dan verifikasi lingkup yang buruk.

21
Pengendalian Lingkup

• Pengendalian lingkup melibatkan pengendalian
  perubahan terhadap lingkup proyek.
• Sasaran pengendalian lingkup adalah untuk
• Mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan
  lingkup.
• Memastikan bahwa perubahan diproses berdasarkan
  prosedur yang dikembangkan dan sebagai bagian
  dari pengendalian perubahan.
• Mengelola perubahan ketika terjadi.
• Varians adalah perbedaan antara rencana dan
  kinerja aktual.

22
Rangkuman

• Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses
  yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek
  melakukan semua pekerjaan yang diperlukandan
  hanya pekerjaan yang dibutuhkan untuk
  menyelesaikan proyek dengan sukses.
• Proses utama mencakup
• Perencanaan lingkup
• Definisi lingkup
• Pembuatan WBS
• Verifikasi lingkup
• Pengendalian lingkup