Manusia dan Organisasi

1
Manusia dan Organisasi

• Asas-asas Organisasi

Sumber
Michele Morciano, 2002 Sutarto, 1993
2
Manusia dan Organisasi Publik
Michele Morciano, 2002
3
Perusahaan dan Organisasi Publik
.
.
Michele Morciano, 2002
4
Asas-asas Organisasi

• Banyak pendapat
• Bervariasi
• Tokoh terkenal
• Henry fayol
• Gulick Urwick
• Koontz ODonnell
• Kast Rosenzweig
• Louis Allen
• Dll.

5
Pendalaman Beberapa Asas
6
1. Perumusan Tujuan dengan Jelas (1)

• Organisasi tanpa tujuan tak berarti, hanya
  penghamburan uang
• Organisasi didirikan untuk capai hasil tertentu
• Dasar dari organisasi terletak pada tujuan yg
  telah ditentukan
• Tujuan organisasi harus selalu ditinjau oleh
  kekuasaan yg lebih tinggi
• Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima
  oleh para pegawai dan dicamkan dalam jiwa.

• Guiding Principles of Public Administration
• Sutarto

7
1. Perumusan Tujuan dengan Jelas (2)

• Tujuan akan membantu usaha organisasi
• Tujuan dibutuhkan untuk melakukan koordinasi
• Untuk koordinasi langkah pertama adalah
  menetapkan tujuan organisasi
• Organisasi yang ingin memenangkan persaingan ?
  perbaharui tujuan
• Arah terakhir semua kegiatan orgn diarahkan
• Diperlukan sebelum tetapkan haluan, prosedur.
  metoda, strategi, dan peraturan
• Tujuan jelas bintang pemandu perjalanan kapal.

8
Tujuan Organisasi Individu (1)
Tujuan Organisasi
Tujuan Individu
Bertolak Belakang
Herbert G. Hicks
9
Tujuan Organisasi Individu (2)
Tujuan Organisasi
Tujuan Individu
Berbeda Sebagian
Herbert G. Hicks
10
Tujuan Organisasi Individu (3)
Tujuan Organisasi
Tujuan Individu
Netral
Herbert G. Hicks
11
Tujuan Organisasi Individu (4)
Tujuan Organisasi
Tujuan Individu
Hampir Sama
Herbert G. Hicks
12
Tujuan Organisasi Individu (5)
Tujuan Individu
Tujuan Organisasi
Tepat Sama
Herbert G. Hicks
13
2. Departemenisasi

• Departmentation, departmentalization,
  divisionalization
• Aktivitas untuk menyusun satuan organisasi yg
  akan diserahi bidang kerja/fungsi tertentu
• Fungsi sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan
  kesamaan sifatnya atau pelaksanaannya.

14
Pedoman Pembentukan Satuan Organisasi

1. Pengelompokkan segenap aktivitas ke dalam satuan2
   organisasi yg jumlahnya sedikit mungkin dan
   sebanyak perlu berdasarkan kesamaan sifat atau
   pelaksanaanya
2. Terciptanya fungsi yg menyeluruh-tunggal bagi
   setiap satuan organisasi, titik berat pada
   tercapainya fungsi yg bersatupadu, lebih sedikit
   satuan kecil yg berdiri sendiri

15
Sekretariat
Biro Kepegawaian
Biro Keuangan
Biro Perbekalan
Biro Pengadaan
Biro Pergudangan
16
(No Transcript)
17
Pedoman Pembentukan Satuan Organisasi

1. Perluasan aktivitas, ditampung dulu pada satuan
   yg telah ada.. Baru kemudian (efisiensi)
2. Jika telah ada satuan organisasinya, tidak perlua
   ada Panitia, Komite, Tim / badan2 khusus lainnya
   ? organisasi kembar.
3. Penambahan/pengurangan satuan ? berdasar volume
   kerja ? hindari nepotism

18
Macam Satuan Organisasi

• Sat. Pimpinan Pemegang wewenang tertinggi,
  penanggung jawab terakhir
• Sat. Haluan Menetapkan norma, peraturan,
  kebijakan pokok, tampung pendapat. Mis Senat
  universitas, perlemen
• Sat. operasi aktivitas langsung berhubungan dg
  tercapainya tujuan organisasi. Mis Pogram studi,
  departemen,dinas
• Sat. Komersial profit center. Mis BUMN
• Sat. Penataan membantu kebutuhan sat. lain. Mis
  Ortala
• Sat. Kontrol memeriksa dan mengawasi. Mis
  Bawasda
• Sat. Konsultasi bantuan keahlian saran dan
  nasehat. Mis staf ahli

19
Dasar Departemenisasi

• Berdasarkan fungsi
• Produksi, pemasaran, adiministrasi
• Berdasarkan produksioutput produksinya
• Perush Elektroni radio, TV, Kulkas
• Berdasarkan rangkaian kerja Tahap2 pekerjaan
• Pengumpulan data, input data, analisis,
  interpretasi
• Berdasarkan jasa yg diberikan
• LBH pidana, perdata, agraria
• Berdasarkan wilayah
• Kelas Purwokerto, Wonosobo
• Berdasarkan jumlah
• Regu, kompi, batalyon dsb..

20
3. Pembagian Kerja

• Berhubungan erat dengan departemenisasi
• Rincian serta pengelompokkan aktivitas2 yg
  semacam atau erat hubungannya, untuk dilakukan
  oleh satuan organisasi tertentu
• Biro kepegawaian, biro keuangan
• Rincian serta pengemlompokkan tugas2 yg semacam
  atau erat hubungannya untuk dilakukan oleh
  seorang pejabat tertentu.
• Sekretaris, bendahara

21
Alasan Pembagian Kerja

1. Orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan, serta
   ketangkasan
2. Orang yg sama tidak dapat berada di dua tempat
   pada saat yg sama
3. Seseorang tidak dapat mengerjakan dua hal pada
   saat yg sama ??
4. Bidang pengetahuan dan keahlian begitu
   luas..universal tidak mungkin sebagian kecil
   saja.

Luther Gulick
22
Yang harus diperhatikan dalam pembagian kerja

• Adanya job description yang jelas, baik untuk
  sat. organisasi maupun pejabatnya
• Jumlah tugas harus proporsional
• Terlalu sedikit? bosan
• Terlalu banyak ? stress
• Jika lebih dari satu, yg erat hubungannya
• Merata di antara satuan dan pejabatnya
• The right man in the right place
• Penambahan/pengurangan pegawai berdasarkan volume
  kerja
• Jangan sampai timbulkan pengkotakan pejabat

23
4. Koordinasi

• James D. Mooney
• Pengaturan usaha sekelmpok orang secara teratur
  untuk mencipatkan kesatuan tindakan dalam
  mengusahakan tercapainya suatu tujuan bersama
• A.E. Benn
• Penyusunan usaha2 kelompok di dalam suatu
  kelangsungan dan keteraturan sikap sehingga
  menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan
  tercapainya tujuan bersama
• Henry Fayol
• Mengikat bersama, menyatukan dan menyelaraskan
  semua kegiatan dan usaha.

24
Initisari Koordinasi

• Kesatuan tindakan
• Penyesuaian antar bagian
• Keseimbangan antar bagian
• Keselarasan
• Sinkronisasi

25
Tanpa Koordinasi

• Antar satuan bertengkar anggap masuk dalam
  wewenang dan bidang tugasnya
• Saling lempar tanggung jawab
• Saling menunggu

26
Dengan Koordinasidapat menghindari

• Perasaan lepas satu sama lain
• Perasaan bagiannya paling penting
• Pertentangan antar bagian
• Rebutan fasilitas
• Waktu tunggu terlalu lama
• Kekembaran pekerjaan
• Kekosongan pekerjaan

27
Beberapa cara untuk koordinasi

• Pertemuan informal
• Pertemuan formal
• Edaran berantai (sirkuler)
• Mengangkat koordinator
• Membuat buku pedoman
• Memanfaatkan teknologi komunikasi (sms)
• Menyanyi bersama

28
5. Pelimpahan Wewenang

• Wewenang Hak seorang pejabat untuk mengambil
  tindakan yg diperlukan agar tugas dan tanggung
  jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik.
• Horisontal dan vertikal
• Wewenang berpasangan dengan tanggung jawab
• Tanggung jawab keharusan pada seseorang pejabat
  untuk untuk melaksanakan secara selayaknya segala
  sesuatu yang telah dibebankan kepadanya.

29
Yang Perlu dalam Pelimpahan Wewenang

• Batas wewenang
• Hanya wewenang sendiri yg dapat dilimpahkan
• Sesuai dengan proporsinya
• Tanggung jawab
• Dua-duanya bertanggung jawab
• Hanya diserahi
• Sudah saya limpahkan..
• Keseimbangan antara tugas, tanggung jawab dan
  wewenang (kasus daerah perbatasan)
• Pendapat dari pejabat yg diserahi
• Mempercayai pejabat yg diserahi
• Membimbing dan ikut memonitor

30
Manfaat Pelimpahan Wewenang

• Pimpinan dapat melakukan tugas yang pokok-pokok
  saja
• Putusan dapat dibuat lebih cepat
• Pekerjaan dapat diselesaikan pada jenjang yg
  tepat
• Tumbuh inisiatif dan tanggung jawab
• Walaupun pejabat ybs absen, kegiatan tetap
  berlangsung
• Kaderisasi

31
Hambatan Pelimpahan Wewenang

• Dari Atasan
• Atasan merasa sempurna dapat mengerjakan
  segala2nya
• Atasan tidak dapat memberikan petunjuk jelas
• Tidak mempercayai bawahan
• Atasan takut memikul tanggung jawab terhadap
  kesalahan bawahan

32
Hambatan Pelimpahan Wewenang

• Dari bawahan
• Senang pada pekerjaan yg mudah saja
• Takut dikritik atas kesalahan2nya
• Kurang mendapat penjelasan atas tugas
• Terlalu banyak pekerjaan
• Kurang percaya diri
• Kurang dapat dorongan positif

33
6. Rentangan Kontrol

• Span of control, span of authority, span of
  management, span of supervision
• Jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat
  dipimpin dengan baik oleh seorang atasan.

34
Contoh span of control
35
2 faktor Span of Control

• Subyektif melekat pada pejabat
• Kepandaian, pengalaman, kesehatan, umur,
  kejujuran, keahlian, kecakapan, dll
• Obyektif
• Corak pekerjaan
• Jarak antara pejabat dan bawahan
• Letak para pejabat dan bawahan
• Stabil-labilnya organisasi
• Jumlah tugas pejabat
• Waktu penyelesaian pekerjaan,

36
7. Jenjang Organisasi

• Hierarchy, level of management, scalar principle
• Tingkat2 satuan organisasi yg di dalamnya
  terdapat pejabat, tugas, serta wewenang tertentu
  menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam
  fungsi tertentu.
• Pejabat berkedudukan lebih tinggi mengawasi
  pejabat yg berkedudukan pada tingkat di
  bawahnyadst

37
Jenjang Organisasi

• Inti dari jenjang organisasi adalah perbedaan
  antara peranan atasan dan bawahan
• Atasan berhak menggunakan wewenang atas bawahan
• Bawahan berharap dapat menrima limpahan wewenang
  dari atasannya, dan mempertanggungjawabkannya
  kepadanya.

38
(No Transcript)
39
Macam Struktur Organisasi(Jenjang Organisasi)

• Pipih (flat top organisation)
• Melaksanakan jenjang organisasi 2 sampai 3
  tingkat
• Datar s/d 4 tingkat
• Curam sampai dengan tingkat 5.

40
Struktur Organisasi Pipih(Flat Top Organization)
41
Struktur Organiasi Datar
42
Struktur Organiasi Curam
43
Kasus Jenjang Organisasi
44
Kasus Jenjang Organisasi
45
8. Kesatuan Perintah

• Unity of commad, one master, responsibility to
  one superior
• Yakni Tiap-tiap pejabat dalam organisasi
  hendaknya dapat dan bertanggung jawab kepada
  seseorang pejabat atasan tertentu

46
9. Flexibilitas

• Struktur organisasi mudah dirubah, tanpa
  mengurangi kelancaran aktivitas.
• Dalam bentuk
• Penambahan tujuan
• Perluasan daerah aktivitas
• Volume kerja
• Peralatan baru
• Tuntutan lingkungan

47
10. Berkelangsungan

• Organisasi harus dapat menyediakan berbagai
  sarana agar dapat beroperasi secara terus menerus
• Inovasi
• Reinventing
• Reingeneering

48
11. Keseimbangan

• Satuan organisasi ditempatkan pada struktur yg
  sesuai dengan peranannya.
• Satuan yg punya peranan sama penting harus
  ditempatkan pada jenjang organisasi yg setingkat
• Satuan organisasi yg punyai fungsi menyeluruh
  jangan ditempatkan pada satuan lain secara tidak
  tepat. (biro personlia berada di bawah biro
  keuangan)? Layak jadi biro tersendiri