ACPAU

1
ACPAU

• Imagerie gestion des documents et des
  processus
• 26 juin 2007 Charlottetown, Î.-P.-É.

2
Panélistes

• Germain Tremblay, directeur, division des
  finances et de ladministration des contrats,
  CRSNG/CRSH
• Ken Chasse, avocat - eVida Group
• Mary Anne Rait, administratrice de systèmes,
  services financiers, Ryerson University
• Peter Gee, directeur adjoint, services
  financiers,
• Ryerson University

3
ORDRE DU JOUR

• Présentation des panélistes
• Aventure de lUniversité Ryerson (P. Gee)
• Système dimagerie Aperçu et démonstration(M.
  Rait)
• Gestion de documents et flux de travaux
  Commentaires du CRSNG et du CRSH (G. Tremblay)
• Imagerie et dossiers électroniques Aspects
  dordre juridique (K. Chasse)

4
Contexte Que se passe-t-il?

• 1980 La Commission européenne a prédit que
  dèslan 2000, 50 de tous les documents
  commerciaux seraient transmis par voie
  électronique
• OUI dans le cas des notes de service et des
  communications informelles
• NON dans le cas des documents financiers

5
Contexte De lachat au paiement

• Malgré lintérêt accru pour les solutions
  dautomatisation des achats et des processus de
  traitement des comptes clients et des comptes
  fournisseurs, et malgré ladoption de telles
  solutions, les entreprises de toutes tailles sont
  encombrées de PAPIER.
• Selon lIAPP (Institute of Accounts Payable
  Professionals), en moyenne 13 des factures
  sont reçues par voie électronique
• Selon Gartner Research
• 90 des factures sont sur support papier
• 80 des échanges interentreprises en Amérique du
  Nord se font par chèques

Modes de paiement
6
Contexte Analyse comparativecomptes
fournisseurs

• Profil dun service des comptes fournisseurs type
• dune entreprise dont le chiffre daffaires est
  de 1 milliard de dollars
• Corrige 5 des factures des fournisseurs à cause
  derreurs,
• Dispose de 12 employés à TP pour chaque
  gestionnaire,
• Utilise 2 applications ou systèmes pour les
  comptes fournisseurs,
• Fait appel à la technologie WEB surtout pour les
  commandes,
• Traite 250 000 factures par année,
• Temps moyen de traitement dune facture 12
  jours,
• De 1 à 5 factures présentent un problème qui
  entraîne un retard dans le traitement et augmente
  les coûts administratifs (peut aller jusquà 50
  ),
• 25 des factures sont payées en retard.

7
Vérités absolues

• La réduction du volume de factures papier au
  profit de factures électroniques est une
  caractéristique des entreprises de classe
  mondiale (Hackett Value GridMD)
• Pourquoi?? Le flux de travaux électronique pour
  lexamen et lapprobation des factures offre les
  avantages suivants
• Accès en temps opportun à de linformation
  financière juste
• Réduction de coûts
• Amélioration des relations avec les fournisseurs
• Lorsquon leur a demandé en quel moyen ils
  avaient le plus confiance, 52 des services de
  comptes fournisseurs ont déclaré que le moyen
  électronique était probablement le plus fiable.
  Cest là un jugement quant à la facilité de
  traitement.

8
Demande dautomatisation du processus
achat-paiementSource 2007 Institute of
Management Administration (IOMA) AP Benchmark
Study

• 41 des services de comptes fournisseurs
  prévoient ajouter des fonctions de facturation
  électronique en 2007 proportion a doublé depuis
  2005
• Plus de 70 des entreprises ont déjà recours au
  paiement électronique ou prévoient y avoir
  recours en 2007. Toutefois, moins de 25 de
  toutes les factures interentreprises sont payées
  électroniquement.
• 36 prévoient ajouter limagerie des factures

9
Initiatives en vue déliminer le papier

• Échange de documents informatisé (EDI) succès
  modéré dans les entreprises habituées à échanger
  des données sur la facturation et les bons de
  commande. Labsence de normes et les coûts de
  participation ont freiné ladoption de ce
  système.
• Programmes de cartes dachat TRÈS utilisés pour
  des transactions de petite caisse, généralement
  moins de 1 500 . Il manque souvent des données
  de facturation de la part des fournisseurs.
• Gestion des documents et flux de travaux

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Imagerie des factures La réalité

• Limagerie et le flux des travaux sont maintenant
  considérés comme les technologies les plus utiles
  (Hackett Group - 2005)
• Ce nest PAS larme fatale la technologie
  dimagerie ne permet pas déliminer
  instantanément le papier il faut se pencher sur
  le processus administratif visé.
• La ROC (reconnaissance optique des caractères)
  est une technologie qui saisit les données
  présentes sur la facture et suppose moins de
  corrections manuelles. On peut ensuite
• valider les données par rapport à linformation
  déjà versée dans le système de planification
  dentreprise (SPI)
• épurer les données en corrigeant des problèmes
  faciles à repérer, par exemple sil manque le
  numéro de bon de commande ou sil est erroné
• transmettre les données épurées au SPI en vue du
  paiement
• transmettre les images aux archives, pour
  référence.

11
Université Ryerson

• Étudiants
• 23 000 à temps plein
• 1 000 aux cycles supérieurs
• 65 000 inscriptions à la formation continue
• Systèmes financiers
• Finances Oracle eBusiness V11.5.10
• Gestion de documents 170 MarkView V5.5 de 170
  Systems
• Autres systèmes
• PeopleSoft Administration des données sur les
  étudiants
• Ruffalo Cody Anciens et collecte de fonds
• Highline Ressources humaines et paie

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Vérification et acceptation

• Les exigences quant à la conservation des
  documents originaux sont déterminées par le
  fédéral (ARC), le provincial (ministre des
  Finances) et à linterne par la politique en
  matière de gestion des dossiers (archives).
• Au Canada, en Ontario et dans plusieurs autres
  provinces, on trouve déjà certains précédents et
  projets de réglementation portant sur limagerie.
• NUD DU PROBLÈME Lacceptation de la notion
  dimagerie nest pas normalisée dans lensemble
  des administrations et des organismes fédéraux et
  provinciaux. Cette question na pas été étudiée
  par un grand nombre de ministères et
  dorganismes.
• Entreprise Chercher à obtenir lapprobation à
  linterne pour ce qui est de lapproche, puis
  définir une politique, des procédures et des
  normes de conformité, ensuite annoncer la date de
  passage à la nouvelle politique.

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Aperçu de lévolution du dossier à Ryerson

• Signature du contrat avec 170 Systems 30 avril
  2004
• Développement par 170 Systems Mai à septembre
  2004
• Révision structurée Septembre 2004
• Installation dessai Septembre 2004
• Essais préliminaires d'acceptation par
  l'utilisateur Octobre 2004
• Formation des utilisateurs Octobre-novembre
  2004 (en continu)
• Essais finaux d'acceptation par l'utilisateur
  Novembre 2004
• Essai de migration vers le système en
  développement Novembre 2004
• Entrée en service 6 décembre 2004
• Destruction Research Novembre 2004
• Tentatives en vue dobtenir les approbations
  dacceptation officielle Février 2005
• Mise à niveau de MarkView System Novembre 2006
• Attestation de conformité eVida Décembre 2006
• Destruction des originaux Prévue le 15 juin 2007

14
Acceptation des documents images

• Principe de base
• Si la documentation originale sur papier existe
  encore, alors les documents images sont de
  simples copies
• Catalyseur
• Une inspection des trois organismes
  subventionnaires a eu lieu au moment où le
  système dimagerie entrait en production
• Visite dinspection de subvention de lACDI
  (février 2005)
• Les premières réactions indiquaient un certain
  malaise du point de vue de la vérification.
  Décision de mieux explorer ces eaux inconnues.
• Décision dobtenir lacceptation écrite
  dorganismes clés CRSNG, CRSH, IRSC, ACDI,
  AUCC, RHDSC, FCI, ministère du Développement
  économique et du Commerce (Ontario)

15
Acceptation des documents images

• Dilemme
• Un réaction négative dun seul organisme peut
  contrecarrer les réactions positives reçues
  dautres intervenants, si cela empêche
  lUniversité de pleinement mettre en place et
  tirer parti des fonctions dimagerie.
• Manuel de pratiques exemplaires (Novembre 2003)
• CRSNG, CRSH, Services administratifs communs
  (SAC)
• Section 2.3 citait des références
• Numérisation des pièces justificatives UQAM
• Numérisation des factures pour approbation
  University of Victoria

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Initiatives canadiennes Approche de lUQAM

• Il fallait trouver plus despace (et de boîtes)
  pour entreposer les pièces justificatives pendant
  7 ans, soit la période prescrite par la
  législation fédérale.
• La méthode savérait encombrante introduction
  de la numérisation afin de conserver des copies
  des pièces justificatives.
• LUQAM a obtenu lautorisation nécessaire auprès
  du fédéral et du provincial.
• APRÈS Une fois les pièces justificatives
  vérifiées et le paiement autorisé, numériser
  chaque pièce et la conserver pour consultation ou
  impression future.

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Initiatives canadiennes Approche de University
of Victoria

• AVANT Le service des comptes fournisseurs
  numérise les factures reçues et les transmet par
  courriel à la personne qui a passé la commande.
• Cette personne voit la facture à lécran, vérifie
  si elle correspond aux biens et services reçus.
  Le titulaire du compte autorise le paiement de la
  facture en la retournant au service des comptes
  fournisseurs par courriel.
• Le processus vérifie si le destinataire a bel et
  bien reçu la facture pour autorisation le
  courriel en est la preuve et facilite lenvoi
  de rappels à ceux qui oublient dautoriser le
  paiement.

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Exigences de conformité Compilation des réponses

• Attestation dun organisme indépendant indiquant
  que le système de gestion de documents et
  dimagerie de Ryerson est conforme aux normes de
  lOffice des normes générales du Canada (ONGC)
• CGSB-72.11-2000 Microfilms et images
  électroniques - Preuve documentaire
• CAN/CGSB 72.34-2005 Norme sur l'enregistrement
  électronique de preuves documentaires
• Attestation dautorisation du recours à limage
  déclaration de la haute direction indiquant que
  lUniversité accepte la tenue de dossiers
  électroniques dans le  cours normal des
  affaires .
• Politique relative à limagerie - Electronic
  Imaging and Document Management (17 mai 2006)
  approuvée et publiée selon les mécanismes prévus
  par lUniversité.
• Manuel de procédure dimagerie document
  officiel intitulé Electronic Images Procedure
  version provisoire publiée le 2 août 2006. Les
  suggestions deVida ont été intégrées aux
  procédures définitives approuvées.

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Éléments de conformité

• Autorisation de la direction et obligation de
  rendre compte
• Cours normal des affaires
• Approbation par la haute direction
• Documentation
• Manuel de procédures suffisamment détaillé
• Contenu clair pour toutes les parties et mis en
  application communication, formation
• Fiabilité
• Authenticité (des enregistrements et des
  documents)
• Intégrité (du système électronique)

20
Exigences en matière de rapport de conformité

• Ryerson souhaitait
• quune organisation indépendante vérifie la
  conformité aux normes de lONGC eVida Group
• que cette organisation comprenne la gestion des
  dossiers, les questions dordre juridique
  entourant limagerie de documents ET mandate des
  personnes aux titres de compétences et aux états
  de service impeccables
• obtenir une lettre de conformité officielle
• obtenir un rapport détaillé, assorti dune
  analyse de lécart et de recommandations quant
  aux points qui DEVAIENT être renforcés.

21
Résultats du rapport de conformité

• Le rapport deVida englobait les éléments
  ci-dessous
• Lettre de conformité deVida Déclaration selon
  laquelle le processus de conversion des dossiers
  financiers à laide du programme 170 MarkView de
  170 Systems répondait aux normes nationales
• CGSB-72.11-2000 Microfilms et images
  électroniques - Preuve documentaire
• CAN/CGSB 72.34-2005 Norme sur l'enregistrement
  électronique de preuves documentaires
• Attestation de lanalyse dans le cadre des normes
  nationales (de lONGC). Le système en place a été
  examiné du point de vue de la conversion des
  dossiers papier en images électroniques et de la
  conservation de toutes les images électroniques,
  y compris les inscriptions bibliographiques et
  biographiques connexes, sous forme de dossiers
  authentiques, fiables et exacts.
• Rapport danalyse détaillé (daté du 31 octobre
  2006) faisant état de points spécifiques à
  corriger, tant dans les dossiers électroniques
  que papier. Présentation de recommandations
  pouvant améliorer notre processus encore
  davantage dans loptique du respect du processus
  de preuve dans le contexte de la gestion de
  dossiers.

22
Rapport de conformité (eVida Group)

• Toutes les conversions de papier à images depuis
  la mise en place du système 170 MarkView sont
  assujetties au programme dassurance qualité on
  vérifie si la qualité des images et des données
  enregistrées est acceptable et conforme aux
  exigences des normes nationales de lONGC.
• Pour les conversions de dossiers papier, une
  telle preuve inclut des éléments indiquant que
  les dossiers électroniques ont saisi de façon
  fidèle les dossiers source. Cela permet à
  lUniversité de conserver un seul ensemble de
  dossiers (électroniques) comme source principale
  dinformation et de preuve, ce qui permet donc
  déliminer les dossiers papier après la saisie
  dans le système 170 MarkView.
• La politique de vérification des TI doit inclure
  lexamen des dossiers électroniques selon les
  normes nationales comme moyen de contrôle
  supplémentaire de la gestion des dossiers.
  Introduire des fonctions de vérification afin
  denrichir les procédures dassurance qualité
  internes et ainsi vérifier si le processus
  respecte la politique et les procédures de
  lUniversité.
• Les politiques de gestion des dossiers
  (archivage) doivent être modifiées de manière à
  refléter les nouvelles pratiques de gestion de
  dossiers électroniques.
• Des documents clés (politique et procédures)
  doivent être en place pour démontrer lintégrité
  du système, lauthenticité des dossiers et la
  crédibilité du processus.
• Il faut former les opérateurs de numérisation, le
  personnel du service des comptes fournisseurs et
  les autres personnes affectées à lexamen du
  processus documentaire en ce qui a trait aux
  exigences  dintégrité du système .

23
Office des normes générales du Canada (ONGC)

• ONGC - 10 éléments de preuve
• Détermination de lintégrité dun système de
  dossiers électroniques
• Document à distribuer

24
Documentation de lU Ryerson préconisant la
destruction de documents

• Electronic Imaging Certification
  Recommendations (mars 2007 Gee)
• Aird Berlis Legal Opinion Legality,
  Enforceability Admissibility of Imaged
  documents (juin 2005 Brooks)
• eVida Group Certification of Compliance with
  National Standards of Canada (décembre 2006)
• Electronic Records as Audit Evidence, Richard C.
  Kennedy, vérificateur interne en chef de
  l'Ontario et sous-ministre adjoint, Ontario (mars
  2007)

25
Survol de la documentation préconisant la
destruction de documents

• Suite
• eVida Group Review of Ryerson Financial Record
  Certification of Compliance on eRecords of
  Financial system (MarkView) measured against CGSB
  Standards
• eVida Group Consultation, inscriptions
  biographiques et conditions à remplir
• Politique relative à limagerie
• Manuel de procédures dimagerie
• Certificat dautorisation par la haute direction
  de recourir à limagerie  dans le cours normal
  des affaires 
• EN COURS Arrimage entre la gestion des dossiers
  et la politique darchivage

26
Référencesréglementation et lois

• Agence du revenu du Canada (ARC) Conservation
  de registres (Canada - RC4409)
• Conservation et destruction des registres
  comptables (Canada IC78--10R3)
• CGSB 72-11-93 Microfilms et images électroniques
  - Preuve documentaire
• CGSB 72-34-2005 Enregistrement électronique de
  preuves documentaires
• Loi sur la protection des renseignements
  personnels et les documents électroniques
  (Canada, projet de loi C6)
• Loi sur la preuve (Ontario)
• Loi sur la preuve au Canada (Canada)
• Loi de 2000 sur le commerce électronique (Ontario
  projet de loi 88)
• Records disposition Authority No. 96/023
  Autorisation de disposer des documents relatifs à
  limagerie électronique
• Archives publiques de lOntario Bulletin
  d'information no 6 Systèmes de gestion des
  documents électroniques - Exigences en matière de
  gestion des renseignements consignés

27
Système dimagerieAperçu et démonstration Mary
Anne Rait
28
Solution MarkView utilisée à lU Ryerson

• Comptes fournisseurs flux de travaux destinés à
  traiter les aspects suivants
• Inscription de factures sans bon de commande
  factures reçues sans indication de numéro de bon
  de commande
• Inscription de factures comportant un bon de
  commande
• Factures préapprouvées factures reçues aux
  services des finances et préalablement autorisées
  manuellement
• Inscription préalable factures urgentes
• Passerelle factures (Invoice Gateway) processus
  dinscription centralisé, avec validation, avant
  limportation dans le système financier
• Dépense par Internet demande dautorisation de
  dépenser transmise en ligne

29
Solution MarkView utilisée à lU Ryerson

• Comptes clients et achats
• Création automatique dune facture  virtuelle 
  fonctions denvoi par télécopie et par courriel
• Création densembles de documents regroupement
  de pièces justificatives et liste des documents
  devant être transmis au client ou au fournisseur
• Grand livre
• Possibilité de joindre des documents numérisés au
  divers journaux (données réelles, budget ou
  engagements budgétaires)
• Possibilité dassocier une image existant dans
  lapplication 170 MarkView à divers journaux
  (données réelles, budget ou engagements
  budgétaires)

30
Solution MarkView utilisée à lU Ryerson

• Gestion des dossiers
• Pour numériser, indexer et consulter les
  documents non associés aux transactions du
  système Oracle, notamment les documents
  associés aux assurances, les rapports financiers,
  les contrats, les formulaires remplis, les
  documents liés au budget

31
Avantages de limagerie

• Traitement plus rapide et plus efficace des
  documents
• Accès universel et facile
• Avis transmis par courriel
• Listes  aide-mémoire  pour les utilisateurs
  (corbeille Arrivée, sur le Web)
• Transfert de responsabilités lorsque des
  utilisateurs sont en vacances, en congé
  sabbatique, etc.

32
Avantages (suite)

• Prévention des pertes améliorée
• Sécurité accrue
• Entreposage électronique centralisé, besoins
  réduits en classeurs, espace et matériel de
  rangement
• Économie de temps
• Suivi de documents amélioré par lemploi de flux
  de travaux

33
Avantages (suite)

• Suivi des files dattente graphique et détails
• Intégration harmonieuse suite Oracle eBusiness
• Rapports de vérification et files dattente de
  vérification de la qualité
• Comptes de régularisation simplifiés en fin
  dannée

34
Sécurité

• Zoom avant (Oracle GL) limité aux documents que
  lutilisateur peut consulter, compte tenu de ses
  responsabilités.
• Lutilisateur ne peut pas faire de recherches à
  partir des modules de comptes fournisseurs et de
  comptes clients.
• Les documents numérisés sont toujours conservés
  dans MarkView.
• La file dattente de recyclage tient un
  historique des documents qui ont été considérés
  comme des doubles ou des pièces non requises.

35
Difficultés

• Effort requis au départ pour voir à ce que la
  portée du projet soit bien déterminée ne rien
  laisser au hasard.
• Communication Communiquer avec les utilisateurs
  longtemps à lavance ET continuer de les tenir au
  courant à mesure que les processus changent.
• Bien connaître les utilisateurs Cerner les
  divers utilisateurs du point de vue de leurs
  compétences et de leur expérience antérieure dans
  le domaine des systèmes organisationnels.
• Processus Examiner et modifier les processus.
  Documenter et communiquer les changements.
• Approbations et respect des normes afin de
  détruire les originaux papier.

36
Démonstration I

• Inscription du système de
• comptes fournisseurs
• et lien avec limage correspondante

37
Démonstration II

• Fonctions de suivi de documents

38
Gestion de documents et flux de travaux
Congrès de lACPAU Le 26 juin 2007

• Germain Tremblay, directeur, Division des
  finances et de ladministration des octrois,
  CRSNG et CRSH

39
Aperçu

• Attentes Imagerie
• Cadre de contrôle
• Autorisation
• Documents dappui
• Vérification
• Conservation

40
Exigences des organismes

• Que ce soit au moyen de documents papier ou de
  processus électroniques, les organismes doivent
  respecter un certain nombre dexigences en
  matière de gestion des fonds de recherche, comme
  lindiquent les documents suivants
• Protocole dentente
• Guide dadministration financière des
  trois organismes subventionnaires.

41
Imagerie

• Attentes des organismes en matière de pratiques
  en imagerie
• Respecter les normes de lindustrie
• ONGC
• La numérisation devrait faire partie des
  activités courantes
• Il faut établir et documenter un système de
  contrôle et des procédures
• Les images doivent être lisibles et dune qualité
  acceptable

42
Imagerie

• Établir un système dinspection et de contrôle de
  la qualité.
• Faire en sorte que des mesures de contrôle
  adéquates soient en place pour protéger
  lexactitude, la sécurité et lintégrité des
  données
• Contrôle des accès
• Contrôle de lentrée et de la sortie des données
  
• Contrôle de la manipulation des données.
• Les documents électroniques doivent indiquer une
  piste à partir du document source, quil soit sur
  papier ou sur support électronique, jusquaux
  comptes financiers résumés.

Source ARC, IC05-1 Tenue de registres
électroniques, juin 2005
43

Cadre de contrôle

• Conformément au protocole dentente, les éléments
  suivants doivent être en place dans les
  établissements
• Politiques et procédures
• Les rôles et responsabilités doivent être
  définis
• Les procédures doivent être établies et
  documentées.
• Cadre de contrôle approuvé par un conseil
  dadministration.

44
Cadre de contrôle

• Un bon cadre de contrôle permettra de veiller à
  ce que
• toutes les dépenses soient approuvées par le
  chercheur principal ou son représentant
• la délégation du pouvoir de dépenser soit
  documentée par écrit (doit être versée au dossier
  et vérifiée)
• En plus, pour les frais de déplacement
• une contre-approbation.

45
Cadre de contrôle

• Exigences relatives aux documents dappui
• Il faut conserver les documents originaux pour
  justifier les dépenses
• Bons de commande, factures, contrats de travail,
  pièces justificatives, demandes de remboursement
  de frais de déplacement, reçus originaux, etc.
• Les reçus manquants doivent être documentés et
  approuvés par le chercheur principal
• Les documents dappui doivent être reçus avant
  que les frais soient remboursés.
• Les documents originaux sont nécessaires aux fins
  de vérification.

46
Cadre de contrôle

• Les établissements doivent avoir un processus en
  place pour faire en sorte que
• tous les frais fassent lobjet dune vérification
  en matière de conformité et dadmissibilité
  (effectuée par une personne autre que le
  chercheur principal)
• la vérification puisse être effectuée avant ou
  après le remboursement
• la vérification puisse être effectuée par
  échantillonnage.

47
Cadre de contrôle

• Conservation des documents
• Les originaux doivent être conservés pendant sept
  ans après lengagement de la dépense.
• Les originaux devraient être conservés dans un
  endroit central.

48
Imagerie et dossiers électroniques Aspect
juridiquePar Ken Chasse, LL.BAvocatMembre
de la Law Society of Upper Canada et de la Law
Society of British ColumbiaCongrès ACPAU,
Charlottetown, Î.-P.É.26 juin 2007
49
Veille industrielleDegré de confiance dans la
valeur juridiqueSource Sondage 2007 de lAIIM
(Association for Information and Image
Management)
50

• Validation dun programme de gestion des
  dossiers électroniques à partir de critères
  juridiques

51
Six domaines du droitapplicables aux dossiers
papier et électroniques

• 1. Lois relatives à la preuve applicables aux
  dossiers électroniques et papier
• 2. Normes nationales du Canada relatives aux
  dossiers électroniques
• 3. Exigences en matière de tenue de dossiers
  imposées par les organismes gouvernementaux,
  notamment lAgence du revenu du Canada
• 4. Législation relative au commerce
  électronique
• 5. Lois relatives au respect de la vie privée
• 6. Lignes directrices relatives à la divulgation
  de documents électroniques dans le cadre
  dactions en justice.

52
Différents types de dossiers Différentes règles
de droit

• Dossiers papier originaux
• Dossiers électroniques, c.-à-d. créés ou
  emmagasinés sur support électronique
• Dossiers sur microfilms ou sous forme dimages
•  Document électronique sous forme de sortie
  imprimée  servant de preuve au sens de larticle
  34.1(6) de la Loi sur la preuve de lOntario et
  de larticle 31.2(2) de la Loi sur la preuve au
  Canada, par exemple
• Dossiers créés par EDI (échange de documents
  informatisé).

53
Épreuves du droit déterminant si les dossiers
sont acceptables

• Intégrité du système de dossiers
  électroniques 
•  Documents électroniques sous forme de sortie
  imprimée 
•  Cours normal des affaires 
•  Circonstances dans lesquelles le dossier a été
  créé .

54
Épreuves de conformitéà légard de la norme
nationale du Canada, Enregistrements
électroniques Preuve documentaire
CAN/CGSB-72.34-2005

• Recours à cette norme nationale pour montrer
  quun système de tenue de dossiers présente
   lintégrité système  nécessaire en vertu des
  dispositions prévues par les lois sur la preuve
  en ce qui a trait aux dossiers électroniques.
• Larticle 34.1(8) de la Loi sur la preuve de
  lOntario et larticle 31.5 de la Loi sur la
  preuve au Canada prévoient le recours à de telles
  normes.
• 12 principaux regroupements des principes prévus
  pas cette norme nationale.

55
Éviter les conséquences du non-respect

• Lorganisation se prive des avantages
  sous-jacents aux deux motifs pour lesquels les
  lois sur la preuve ont été créées
• (a) les dossiers électroniques ont le même
  statut que les documents papier originaux
• (b) les dossiers papier originaux peuvent être
  éliminés une fois quune copie sous forme
  électronique est emmagasinée dans un
  environnement de gestion de dossiers sûr
• Le non-respect des normes nationales du Canada
  (particulièrement celle intitulée Enregistrements
  électroniques Preuve documentaire
  CAN/CGSB-72.34-2005) fait en sorte quil est plus
  difficile de se conformer aux épreuves du droit
  déterminant si les dossiers sont acceptables.
• Les dossiers dune organisation peuvent ne pas
  être acceptables du point de vue des autorités
  fiscales du gouvernement, notamment de lAgence
  du revenu du Canada.

56
Éviter les conséquences du non-respect

• (suite)
• Non-disponibilité de preuves essentielles en cas
  de litige important.
• Si un établissement voit ses dossiers refusés
  comme preuves, il peut sensuivre des
  contestations dans de nombreuses autres actions
  en justice, ce qui pourrait paralyser sa capacité
  de faire valoir les fondements juridiques sur
  lesquels il repose.
• Incapacité de se conformer à ses propres règles
  de gestion des dossiers ou à des politiques
  similaires, et conséquences qui en découlent.
• Létablissement peut se trouver dans la situation
  gênante de demander des dossiers auprès dautres
  établissements et personnes qui se conforment aux
  lois et aux normes nationales en matière de
  dossiers et de gestion de linformation, alors
  quil est lui-même incapable de le faire.

57
CourrielPreuve électronique irréfutable de
désinvolture

• Le courriel, presque toujours utilisé comme moyen
  de communication décontracté et informel, crée
  néanmoins une trace qui, plus souvent
  quautrement, constitue une pièce commerciale
  celle-ci, par conséquent, est assujettie à toutes
  les lois, politiques et procédures applicables
  aux pièces commerciales et gouvernementales.

58
QUESTIONS