Guia Contable B

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Guia Contable Básica para tu Negocio

• Qué es lo que debes saber??

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Requisitos para un Negocio Exitoso

• Tener por escrito un plan de negocios (Business
  Plan )
• Es una herramienta administrativa muy importante
  que le ayudará a llevar a cabo su idea comercial
  y a responder las siguientes preguntas
• De qué se trata su negocio? Qué servicios o
  productos ofrecera?
• Cómo financiará su empresa?
• Será un negocio redituable? Generará ganancias?

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Requisitos para un Negocio Exitoso

• Tendrá suficientes fondos tener capital de
  inversión, particularmente en los años de
  crecimiento. Las fuentes de financiamientos
  incluyen ahorros personales, préstamos de
  amigos, familiares, bancos.
• Ubicación considere los datos demográficos de
  sus clientes, estacionamiento, tráfico y la
  ubicación de la competencia.
• Mantenimiento de records comerciales
  (bookkeeping), mantenga los recibos de ventas, de
  nomina, etc

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Requisitos para un Negocio Exitoso

• Regulaciones obtenga los permisos de salud y del
  departmento de bomberos, y todas las licencias
  obligatorias.
• Seguros obtenga seguro contra daños a terceros y
  el seguro de los trabajadores (workers
  compensation)
• Publicidad y promoción desarrolle un plan de
  marketing e invierta en publicidad.

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Primeros Pasos para Comenzar tu Propia Empresa

• Tener experiencia en el tipo de negocio/industria
  o tener conocimiento de como es la dinámica del
  sector.
• Saber si estas preparado para lanzarte solo
• Sacar el número de identificación patronal
  (EIN)www.irs.gov
• Decida la estructura legal si decide ser una
  LLC, registrela en Wisconsin Department of
  Financial Institutions. Si decide ser una
  corporacion o sociedad consulte con un abogado o
  contador.

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Primeros Pasos para Comenzar tu Propia Empresa

• Sacar el número de permiso a las ventas si se
  requiere (seller permit) Wisconsin Department of
  Revenue
• Abra una cuenta en el banco (business checking)
  seleccione su banco cuidadosamente.
• Licencias para comidas, para vender alcohol,
  para establecimientos de cuidados de niños, para
  remodelación de casas, etc
• Seguros sobre la propiedad, de riesgo, de mala
  practica, de error y omisión, de autos, bono de
  cumplimiento, para los empleados, de incapacidad,
  etc

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Bookkeeping System Sistema Contable

• Chequera se tiene que tener una chequera para el
  negocio separada de la personal. Los ingresos de
  dinero se deben depositar en la chequera del
  comercio y todos los gastos de la compania se
  seben pagar con la chequera comercial.
• Recibos de pagos mantenga un sumario en una
  planilla de los gastos mensuales.

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Bookkeeping System Sistema Contable

• Sistema contable trate de tener un sistema
  computarizado para ingresar la información
  contable diaria. Algunos programas contables
  Quick Books, Peachtree, CSA, Great Plains, etc.
• Establezca un sistema de caja chica (petty
  cash) para pagar gastos mínimos. Guarde la
  documentación o recibos de pagos de todos los
  gastos pagados en efectivo.

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Bookkeeping System Sistema Contable

• Mantenga sus records mantenga los records de
  sus libros y documentos contables al dia y
  disponibles para cualquier inspección por el
  Internal Revenue Service (IRS).
• Clasifique sus cuentas agrupe sus cuentas en 5
  grupos ingresos, gastos, bienes activos, deudas
  o pasivos y capital (inversión de los dueños a la
  compañía) Para los activos, registre la fecha de
  compra, costo, depreciación, etc.

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Bookkeeping System Sistema Contable

• Archive su documentación guarde en forma
  ordenada y en un lugar seguro los cheques
  cancelados, facturas pagadas, los formularios de
  depositos bancarios, recibos de compras y
  cualquier otro tipo de documentación contable que
  soporte las entradas en los libros contables. No
  se aceptan estimados y documentacion sin los
  originales.

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Record Keeping Por cuánto tiempo retener o
guardar la información?

• Bank Statements 6 years
• Record relating to revenue 6 years
• Employee expense reports 6 years
• Cancelled checks 4 years
• Copies of tax returns para siempre
• Tax and legal notices para siempre Financial
  reports para siempre
• Record relating to expenses 4 years
• W-2s para siempre

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Tipos de Estructuras Legales

• Diferentes entidades legales disponibles.
• Principales ventajas y desventajas de cada
  estructura.
• Principales consecuencias impositivas.
• Criterios para seleccionar cada tipo de
  entidades.

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Tipos de Estructuras Legales

• Sole Proprietorship Empresa Unipersonal o Unico
  Dueño
• Partnerships Sociedades Limitadas
• Corporation Corporación (S-Corporation and
  C-Corporation)
• Limited Liability Company (LLC) Sociedad de
  Responsabilidad Limitada

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Empresa Unipersonal o Unico Dueño/aSole
Proprietorship

• VENTAJAS
• Es muy fácil, económica y rápida de registrar
• Puede usarse para comenzar y luego siempre puedes
  cambiar de estructura legal
• Preparación del Formulario de Impuestos my simple
  (Schedule C in 1040) Anexo C
• Un solo nivel de impuestos
• Puede emplear a la esposo/a y deducir 100 el
  seguro médico
• Puede elegir ser una LLC
• Muy fácil descontinuar el negocio

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Empresa Unipersonal o Unico Dueño/aSole
Proprietorship

• DESVENTAJAS
• No escudo corporativo desprotección legal sin
  límites por deudas, pérdidas y pasivos del
  negocio sino se lo registro como LLC.
• Un solo dueño/a (limitación para conseguir más
  capital)
• Dueño tiene que pagar trimestralmente impuestos
  por el FICA and Medicare sobre el ingreso neto
  ganado.
• El negocio termina si el dueño queda
  incapacitado o muere. No se puede vender el
  negocio

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Sociedad de Responsabilidad Limitada Limited
Liability Company

• Escudo corporativo Al ser una entidad legal
  separada de los dueños, significa que frente a un
  juicio o deuda, los miembros serán solo
  responsables por el capital que aporto a la
  compañía.
• Es sencilla de armar y registrar Artículos de
  Organización
• Este tipo de negocio no paga impuestos
  especiales. Las ganancias o pérdidas de la
  compañía se reportan en los impuestos (taxes)
  personales de los miembros, por lo tanto no hay
  duplicación impositiva como ocurre en la
  corporación C.
• Taxabilidad es transferida a los miembros
  (dueños/as).
• Estructura legal que más se usa único dueño
  (single member) o una sociedad (Partnership Form
  1065 or S-Corp 1120S)
• Costo alrededor de 130. Renovación annual 25

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Sociedades or Partnerships

• Dos o más socios.
• Tener un socio puede significar más capital para
  invertir, una persona con quien compartir la toma
  de decisiones, una mano más para trabajar
• El ingreso de la sociedad es taxado en el
  formulario de impuestos de cada socio (Form1040)
  a través del formulario K-1
• Se puede elegir ser LLC.

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Sociedades or Partnerships

• DESVENTAJAS
• Los dueños o socios serán responsables por las
  deudas o juicio de la compañía y deberán
  responder con sus bienes personales (sino se
  registro como LLC)
• Preparación anual de los impuestos de la sociedad
  (Form 1065). Otro gasto extra, es costoso.
• Toma de decisiones es compartida entre los
  socios.
• Los socios deben hacer sus pagos de impuestos
  estimados trimestralmente.
• Los socios no son considerados empleados de la
  sociedad.
• Los socios se pagan un pago garantizado

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Corporaciones or Corporations

• VENTAJAS
• Puede ser vista como una empresa más seria que
  las otras.
• Escudo corporativo para los dueños Tu patrimonio
  personal estará separado del patrimonio de la
  empresa. Frente a un juicio, demanda o deuda, la
  corporación deberá pagar con su propio capital
  (excepto que sea un fraude)
• Fácil transferencia de acciones .
• Habilidad de conseguir dinero de inversión más
  fácilmente.
• Unlimited Life (vida comercial perpetua)
• Uno o más dueños.
• Se utiliza cuando hay varios socios,
  especialmente socios capitalistas (los que
  invierten dinero en la empresa pero no
  necesariamente trabajan en ella.)

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Corporaciones or Corporations

• DESVENTAJAS
• Es más costosa de registrar. Seguramente
  necesitaras contador y abogado que te ayuden a
  armar toda la documentación necesaria
• Necesitas nombrar directores quienes deben elegir
  las autoridades del negocio, deben realizar
  reuniones de directorio periódicamente, llevar
  actas.
• Doble Taxation (si es una C-Corporation)
  duplicación impositiva a nivel de la companía y
  personal.
• Preparación del Impuesto de la compañía
  anualmente (costoso) vencimiento Marzo 15.
• Preparación y pago de impuestos de nómina o
  salarial

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Cómo Decidir cual Estructura Legal es Conveniente

• Protección Legal
• Consideraciones y Consecuencias Impositivas
• Inversión/Capital
• Número de socios/dueños
• En términos generales debes considerar
• Cómo te afectará impositivamente las diferentes
  estructuras legales que puedes elegir?
• Que tan fáciles o difíciles son los tramites
  iniciales? Y luego los tramites regulares que
  debes cumplir?
• Que tipo de protección frente a demandas o deudas
  te ofrece cada estructura? Es el tipo de
  protección que te deja más seguro?

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10 Cosas que Debes Hacer en Tu Negocio

• Tome un curso de contabilidad básica
• Consulte y elija un contador familiar con su
  industria.
• Determine que programa de contabilidad necesita
• Al principio, registre usted mismo su
  contabilidad
• Fije políticas de inventarios y controles
  internos
• Reconcilie la cuenta del banco mensualmente
• Mantenga al día su planilla de control de flujo
  de caja
• Contrate una companía de payroll para el pago de
  salarios y declaración de los impuestos de
  nómina.
• Prepare estados financieros mensualmente
• Retenga los records del negocio separados de los
  personales.

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10 Cosas que No Debes Hacer en Tu Negocio

• No delegue la capacidad de firmar cheques ni
  órdenes de compra.
• No use el dinero retenido en impuestos a las
  ventas y de salarios para otros fines.
• No mezcle sus bienes personales con los del
  negocio
• No sea optimista en la proyecciones de venta ni
  demasiado conservador con el cálculo de los
  gastos.
• No confie en un acuerdo oral para ningún tipo de
  operación comercial.
• No pague una factura de compra si no concuerda
  con la orden de compra.
• No delegue su relación con sus proveedores.
• No deje para último momento la búsqueda de
  préstamos or créditos.
• No espere en buscar consejo a última hora de su
  contador y abogado ante una situación financiera
  importante y delicada e
• No se deje llevar por lo que dicen los demás.

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ESTADOS FINANCIEROS

• BALANCE GENERAL ME INDICA CUANTO VALE EL
  NEGOCIO EN UN DETERMINADO MOMENTO.
• ESTADOS DE RESULTADOS ESTADO DE GANANCIAS Y
  PERDIDAS ME INDICA SI EL NEGOCIO ES RENTABLE O
  NO.
• FLUJO DE CAJA PREDICEN LAS PROYECIONES DE CAJA O
  EFECTIVO EN EL FUTURO.

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EL BALANCE GENERALBALANCE SHEET

• ACTIVOS (assets) son todos los bienes que el
  negocio posee o que le deben.
• PASIVOS (liabilities) son las obligaciones a
  pagar o deudas del negocio.
• PATRIMONIO NETO (Owner equity, Capital) el
  capital aportado a la empresa y las ganancias
  retenidas.

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ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE PERDIDAS Y
GANANCIAS

• Muestra la actividad financiera sobre un período
  de tiempo, mensual, trimestral, anual.
• Registro de los ingresos (dinero generado por las
  ventas de productos y/o servicios)
• Registro de los gastos son los costos de los
  recursos usados en el proceso para generar u
  obtener los ingresos seguros, publicidad, renta,
  impuestos, salarios, costo de la mercaderia, etc.

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Referencias

• Internal Revenue Service www.irs.gov
• Wisconsin Department of Financial Institutions
  www.wdfi.org
• Wisconsin Department of Revenue
  www.revenue.wi.gov
• Small Business Administration www.sba.gov/smallbu
  sinessplanner
• Libro Tu Propia Empresa by Alexandra Arata
• www.hispanic-resources.com