Definisjoner

1
MTAs rolle som kompetent innkjøpsorgan Øystein
Jensen Medisinsk-teknisk sjef Rikshospitalet
hf (Bruker-utstyrskoordinator Nytt
rikshospital) Leder av MTU-nettverk Helse Sør
Symposium Losby Gods 11. mars 2008
2
Mine hovedpunkter

• Å tegne et videre perspektiv enn innkjøp
• Forvaltning av MTU (yte MTT) er en serie
  inngripende prosesser, helt inn i den medisinske
  kjernevirksomheten
• Anskaffelse av MTU er en del av
  utstyrsforvaltningen, og skiller seg radikalt fra
  normale innkjøp

3
Definisjoner

• MTU Medisinsk-teknisk utstyr
• MTA Medisinsk-teknisk avdeling
• MTT Medisinsk-tekniske tjenester
• MDD Medical Devices Directive
• DSB Direktoratet for Samfunnssikkerhet og
  beredskap

4
Utstyr i sykehus

• Ikke-medisinsk utstyr for eks. inventar,
• IT-utstyr etc
• Sykehusutstyr medisinsk grunnutrustning
• Medisinsk-teknisk utstyr, MTU

Utgangspunktet vårt er å skaffe riktig utstyr til
oppgavene som skal løses, slik at
arbeidsprosessene glir best mulig og de totale
kostnadene minimeres. Hvis det innenfor dette er
noen måter å anskaffe og forvalte utstyrsparken
på (for eksempel fellesløsninger eller på vegne
av noen), så gjør vi det.
5
Utstyrsmengder og MDD
6
RH og H Sør nettverk MTU

• NRH utstyrsprosjektet 1990 - 2001 50.000 enheter
  (alt utstyr) til en samlet kostnad 1,2 mrd kr
• Benchmarking 2002 og 2005 (2008) MTT
• Forvaltning 2005 40.000 enheter, kost 3,4 mrd kr
• MTA RR anskaffet 2006 ca. 110 mill kr MTU, pluss
  prosjektet PET-senteret og nybygget SSE
• Samarbeid nettverket 2005 MTA RR gjennomførte
  fellesanbud for store anskaffelser
• Samarbeid nettverket 2006 - 2008 Kravspec og
  evaluering fra nettverket og sykehusene, SP
  koordinerer.
• Samarbeid nettverket 2007-2008 Vurdering av
  vedlikeholdsavtaler MTU

7
Analyse-erfaring MTT (tjenester) og beste praksis

• RHs analyse organisering før ISE-dannelse (høst
  2001), Hartmark.
• ISEs tjenestekatalog og produksjonskostnader (vår
  2002), Hartmark.
• MTT nettverksgruppe H Sør tjenester 24.9.2002
• R2006 strategiarbeid Helse Sør CG/EY,
  delrapporter P3 Teknologi og P7 Ikke-medisinske
  fellestjenester 25.10. 2002 avsnitt 6.4, rapport
  P3 og P7.
• Helse Sør IBM-rapporten april 2003
• McKinsey Kjøp smart RH høst 2003
• McKinsey Fusjonsutredning RR vår 2004

8
Medisinsk teknologi

• Fra det amerikanske ACCE, American College of
  Clinical engineering 1 finnes følgende
  definisjon på fagfeltet clinical engineering
  medisinsk teknikk
• As clinical medicine has become increasingly
  dependent on more sophisticated technologies and
  the complex equipment associated with it, the
  clinical engineer, as the name implies, has
  become the bridge between modern medicine and
  equally modern engineering.
• 1 http//www.accenet.org/default.asp?pageabout
  sectiondefinition

9
Noen få utvalgte utstyrseksempler
Global Medical Devices Nomenclature Mer enn tusen
utstyrsgrupper
Glukometer for måling av blodsukker, verdi 400 kr
Komplett MR-anlegg verdi 20 mill kr
Videoendoskop for tarmundersøkelse, verdi 1 mill
kr
10
Radiologisk avdeling
V
IT
Card
Card
D
A/I 5
Lager
Bibl
Pers.
Barn
Card
Lab 9

PP

A/I 4
A
Lab 8
Gr.
UL 3
Gr.
A/I 2
Fysioterapi
L
Lab 7
M
Granskn
Gr
UL 2
Haugen
Kløfta
A/I1
L
Hage
Dammen
D
Datarom
L
Ko
M
UL 1
MR 3
Lab 6
Datarom
Lab 5
MR 1
Gr
Lab 4
Gr
MR 2
Lab 3
L
Forskn.lab
Datarom
L
CT 1
L
Forskn.lab
CT2
Lab 2
Skrivestue
Gr.
Lab 11
Lab 13
Gr.
Lab 12
A
B-b.
D
ØNH Øye
Lab 1
B-b.
Nærarkiv

Kir Uro Gastro/TXDiv/Pol
Nevro- kir
Nevro
UiOstud
A
M
TKA
HMA
REVORT
PI
MED
Lunge
PACS
Korridor
D3
HOVED- INNGANG D2
Ekspedisjonen
Clustering av tunge, like utstyrsenheter er
rasjonelt
Glassgate
06.sept 2002
11
Brukergrensesnitt eksempel
GE advantix
Siemens Nevrostar 2
12
MTU karakteriseres av

• Flere og flere kliniske prosedyrer avhenger av
  avansert MTU og integrasjon av systemer. Dette
  øker kompleksiteten i anskaffelsen
• Anskaffelser av MTU har en grunnleggende sterk
  fagkomponent og berører mange prosesser lokalt i
  sykehuset
• Nøkkelpersonellet og fagspesialistene (de
  dyreste ansatte, som også står for
  inntjeningen) er dypt berørt av
  kravspesifikasjoner og evalueringer, og
  gjennomføring av beslutninger betinger faglig
  autoritet
• Trygghet for bruker og pasient er et imperativ
• Sterk EU- og nasjonal lovregulering

13
Eksempel Anskaffelse operasjonsstue
2.

• To problemer
• Anskaffelse av operasjonsbord
• Anskaffelse av monitorarm

1.

• Operasjonsbord Standardisering av operasjonsbord
  ga sentrert montering i rommet uavhengig av
  spesialitet. (Sentrering rundt magen).
• Konsekvens Uegnet for spesialiteter som Øye,
  Nevro, Øre-nese-hals som må ha hodeenden
  innenfor LAF-sonen. Store kostnader til
  ombygging og reanskaffelser fra fast til
  bevegelig søyle

14
Eksempel Anskaffelse operasjonsstue
2.

• To problemer
• Anskaffelse av operasjonsbord
• Anskaffelse av monitorarm

1.

• Monitorarm Bildefremvisning på operasjonsstue er
  komplekst og avhengig av spesialitet.
  Hjertekirurger ønsker for eksempel EKG-signaler
  og trykk på monitorene mens nevrokirurger
  ønsker bilder fra mikroskop. Standardisering av
  kabling gir vanskelige arbeidsvilkår for
  kirurgene.
• Monitorarmen er uegnet for operasjonsstuer på
  grunn av at armen siger og åpne kabler er
  sårbare og samler støv og partikler.
• Konsekvens Sykmeldt personale på grunn av
  kollisjoner, ombygginger og reanskaffelser og
  til slutt fullstendig utskiftning av alle armer

15
Vekting Helse sør felles
16
(No Transcript)
17
(No Transcript)
18
Rikshospitalet
Ift anskaffelse av MTU er MTA koordinator,
utreder og gjennomfører. MTA er sykehusets
innkjøpsavdeling for MTU. Leder MTA er leder av
sykehusets prioriteringsutvalg som innstiler til
fordeling av årets investeringsbudsjett. Leder
MTA tildeles budsjettet og rapporterer til
økonomidirektøren. PAS gjennomfører anskaffelsene
på vegne av MTA og RH.
19
Lover og forskrifter vedr. MTU (utvalg)
20
Sentral forskrift
http//www.dsb.no/
21
Definisjon av MTU
Ethvert instrument, apparat, utstyr, materiale
eller enhver annen gjenstand som brukes alene
eller i kombinasjon, herunder den programvare som
er nødvendig for at utstyret skal fungere som
tiltenkt av produsenten.
22
Kapittel III. Bruk og vedlikehold 11.
Anskaffelse Det elektromedisinske utstyret som
anskaffes til bruk, skal være i samsvar med de
bestemmelser som gjelder for det aktuelle
utstyret og være egnet til formålet. Veiledning
til 11 Bestemmelsen innebærer bl.a. å påse at
det elektromedisinske utstyret som anskaffes
oppfyller gjeldende sikkerhetskrav. Dette
innebærer kontroll av at CE-merket er påført og
av samsvarserklæringen eller annen dokumentasjon
som viser at de gjeldende sikkerhetskravene er
oppfylt.Vurderingen av hvorvidt utstyret er
egnet til formålet er en vurdering som også må
foretas av teknisk kyndig personell for bl.a. å
fastslå om de løsninger fabrikanten har valgt
teknisk og sikkerhetsmessig svarer til de
medisinske forutsetninger for bruken.Denne
bestemmelsen samt 13-18 gjelder også for
elektromedisinsk utstyr som virksomheten leier,
låner osv, jf 2
23
Kap III. Bruk og vedlikehold 13 Opplæring.
Opplæring av de som skal bruke utstyret skal være
systematisk og dokumentert (veiledning ..og
vedlikeholdt). 15 Vedlikehold. Elektromedisinsk
utstyr skal vedlikeholdes på en planlagt og
systematisk måte slik at det til enhver tid er
sikkert og kan brukes uten fare for skade på
mennesker, dyr og materielle verdier.
(veiledning vedlikeholdet baseres på vurdering
av risiko og produsentens vurderinger). 16
Registrering av vedlikeholdsaktiviteter.
Informasjon om utført vedlikehold og reparasjoner
av elektromedisinsk utstyr og tilbehør skal
registreres på en systematisk måte. 18 Melding
av ulykker/uhell. Når elektromedisinsk utstyr har
vært, eller kan ha vært, innblandet i uhell eller
ulykke. snarest mulig meldes DSB.
24
Medisinsk-tekniske tjenester

• Nedenfor vises typiske medisinsk-tekniske
  basistjenester knyttet mot den medisinsk-tekniske
  utstyrsparken, mot brukere av utstyret og mot
  utstyrets eier (Benchmark HSør)
• Stab og fellesfunksjoner
• Drift og vedlikehold
• Finmekaniske tjenester
• Forskning og utvikling
• Undervisning og brukerstøtte
• Utstyrsplanlegging, anskaffelse, avhending og
  kassasjon
• Utstyrsregister
• Tverrgående medisinsk-teknisk utstyr
• IT-MTU
• Annet

25
PERSONAL-fordeling MTT
Dataunderlag pr 31.12.2004
26
BUDSJETT-fordeling
Dataunderlag pr 31.12.2004
27
Internt vs eksternt kjøpt vedlikehold
Dataunderlag pr 31.12.2004
28
Utfordringer ved anskaffelse - 1

• MTU har relativt sett et lite marked med få
  aktører, selv om verdien av anskaffelsene er
  stor. Det dyre utstyret er stort sett ikke
  hyllevare
• Rammeavtaler er normalt kostnadseffektive, men
  MTU er erfaringsmessig mindre egnet for
  rammeavtaler grunnet høy kompleksitet, store krav
  til systemintegrasjon, høy brukerinteraksjon og
  stort opplæringsbehov
• Vurdering av egnethet er krevende, og for
  universitets/regionssykehusene er det en kobling
  mot forskning metodisk og utstyrsmessig

29
Utfordringer ved anskaffelse - 2

• Det kreves høy kompetanse under hele
  anskaffelsesprosessesen
• Medisinsk-teknisk avdeling er et sentralt element
  i anskaffelsen i kraft av sin fagkompetanse og
  forvalter/koordinator-funksjon
• Ofte involveres flere fagmiljøer i tillegg til
  MTA, som leger, kirurger, sykepleiere,
  bioingeniører, IT-personell, EIE-personell med
  mer.
• Anskaffelser av MTU krever en stor grad av
  brukermedvirkning
• Store krav til lokal tilpasning og integrasjon
  mot eksisterende utstyr.
• Anskaffelse av MTU har en grunnleggende sterk
  fagkomponent, og nøkkelpersonell og de dyreste
  ansatte (som også er sterkt involvert i
  inntjeningen til sykehuset) er dypt berørt av
  kravspesifikasjoner og evalueringer.
• Jeg bruker derfor konsekvent ikke begrepet
  Innkjøp av MTU men anskaffelse, med referanse
  til kompleksiteten.

30
Utfordringer ved anskaffelse - 3

• Anskaffelseskostnadene er generelt lave i forhold
  til totalkostnadene over levetid, som omfatter
  anskaffelseskost, opplæringskostnader,
  vedlikehold, sikkerhetskontroll og forbruk av
  dedikert engangsmateriell
• Lokale forhold er avgjørende (integrasjon med
  eksisterende utstyr, lokal MTT-kompetanse er
  varierende, tilgang på og pris for ekstern
  MTU-kompetanse er varierende, lokale kliniske
  behov er varierende)

31
MTA RH rolle
Beslutning om anskaffelse Til fra
Gj.snitt Utarbeidelse av anbudsdokumenter 1
12 uker 5 uker Utlysning og tilbudsfrist 3
8 uker 6 uker Befaring, utprøving 0 8 uker 2
uker Evaluering og innstilling 1 8 uker 4
uker Klagefrist 2 uker 2 uker Kontraktsforhandl
ing og -inngåelse 0 4 uker 2 uker Byggtilpasning
er 0 36 uker 2 uker Leveringstid 1
12 uker 8 uker Installasjon /opplæring av
superbr 0 2 uker 1 uke Mottakskontroll 0
2 uker 1 uke Prøvedrift 4 16 uker 10
uker Fakturering 6 8 uker 7 uker Sum 18
118 uker 50 uker
32

KONKURRANSEGRUNNLAG MEDISINSK TEKNISK
UTSTYR 2006 Tilbudsfrist 12.5.2006
kl.12.00
Kort oppsummerte erfaringer fellesanbudene på
regionalt nivå Priser og rabatter ikke entydige
erfaringer, enkelte HF har erfart at de selv har
fått bedre priser, tegn til at prisene på
serviceavtaler presses opp av leverandørene. Prose
ssvolum enormt ressurskrevende for sykehusene å
gå inn i fellesanbud. Prosesslengde vanskelig å
tilpasse seg forskjellige interne prosesser og
strategier i de ulike HF, anskaffelsene tar svært
lang tid.
33
Oppsummering

• MTA er et kompetent innkjøpsorgan fordi
• MTA har kompetanse i utstyrsanskaffelse
• lik kompetanse i alle de kompliserte
  anskaffelsesprosessene som må samstemmes før
  utstyret kjøpes og eies.

34
Analyseprosessen

• Artikkel HMT
• Utstyrsparken RR

35
Referanser på nettet

• Det medisinsk-tekniske nettverket i Helse sør
  http//mtn.helse-sor.no/
• Benchmarkundersøkelse 2005 www.med-tek.no/files/
• Rikshospitalet-Radiumhospitalets MTA-hjemmeside
  www.med-tek.no
• Nordisk samarbeidsgruppe www.nordmedtek.org/
• DSB www.dsb.no/dynaweb/dbelover/lovomtilsynmedelek
  triskeanlegg/