Organizaзгo, Sistemas e Mйtodos

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Organizaзгo, Sistemas e Mйtodos

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Organiza o, Sistemas e M todos Prof. _(Escreva o seu nome aqui)_ Conte do da Unidade 1 (Se o A) Introdu o ao Estudo de Organiza o, Sistemas e M todos ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Organizaзгo, Sistemas e Mйtodos

1
Organização, Sistemas e Métodos

Prof. _(Escreva o seu nome aqui)_

2
Conteúdo da Unidade 1 (Seção A)

Introdução ao Estudo de Organização, Sistemas e
Métodos
Denominações usuais de O S M
O S M é ...
Objetivos básicos de O S M
Perfil profissional
O ambiente de trabalho
Fatores para ação do órgão de O S M
Posição estrutural

3
Conteúdo da Unidade 1 (Seção B)

O Processo de Mudança
Cronograma
A Luta Contra os Desperdícios
Fundamentos de Organização
Colaboradores da Administração
Funções Básicas da Organização
Funções Administrativas (Modernas)
Princípios Básicos de Organização
Raciocínio Cartesiano
Grupos Estruturais Básicos
Centralização / Descentralização
Tipos de Autoridade
Departamentalização
Patologias Organizacionais

4
Introdução ao Estudo de O S M

O novo conceito de OSM é o desenvolvimento
organi-zacional, que envolve a atuação do
profissional como consultor em planos
estratégicos, projetos de mudança organizacional,
gestão de negócios, qualidade total e educação
empresarial.
O novo OM assume forma virtual, ligando-se
diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da
Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet,
GED, sistemas workflow, CRM, formulários
eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada
de decisão.

5
Denominações usuais de OSM

Organização, Métodos e Qualidade
Organização e Métodos
Modernização Administrativa
Análise Sistemas e Informações
Desenvolvimento Organizacional
Organização, Sistemas, Métodos e Informações
Planejamento e Métodos
Sistemas Administrativos
Análise Administrativa

O S M
6
OSM é ...

Racionalização Administrativa e Operacional
Criatividade
Processo de Melhoria Contínua
Luta contra os Desperdícios
Simplificação do fluxo de trabalho
Aumento da produtividade
Ferramenta de competitividade
Mudança de paradigmas
Identificação dos problemas e busca soluções
Estudos de ambiência / Estresse
Treinamento de usuários / novas tecnologias
Planejamento Estratégico
Modernidade Organizacional e Sistêmica

7
Objetivos Básicos de OSM

Racionalizar os processos administrativos e
operacionais
Processar a análise funcional/estrutural
(downsizing)
Identificar os pontos críticos e falhos da
empresa (soluções)
Processar a sinergia interdepartamental
Sensibilizar os ativos intelectuais para a
importância dos clientes
Estimular a criação de Círculos de Controle de
Qualidade
Buscar a padronização de métodos e procedimentos
(ISSO 9000/14000)
Minimizar os custos com a documentação
Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos
das comunicações
Possibilitar a troca de experiências
(Benchmarking)

8
Perfil Profissional

Conhecimentos especializados
Pesquisador
Facilidade de relacionamento humano
Versalidade e visão empresarial
Poder de criatividade
Capacidade de análise e síntese
Paciência e perseverança
Boa percepção
Reputação profissional

9
O Ambiente de Trabalho
SISTEMAS INTERNOS
SISTEMAS EXTERNOS
COORDENAÇÃO ANALISTA DE OSM
NÍVEL DE DECISÃO PLANOS ESTRATÉGICOS NÍVEL DE
GESTÃO ADEQUAÇÃO DOS MEIOS NÍVEL DE
EXECUÇÃO BUSCA DE RESULTADOS
COLETA DADOS PROCESSAMENTO (Análise) RESULTADOS
10
Fatores para Ação do Analista
SOLITAÇÃO
SOBREVIVÊNCIA
CLIENTES
Um Analista de OSM para fazer o que?
EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA
GLOBALIZAÇÃO (Competitividade)
MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)
11
Posição Estrutural do Órgão

A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais
próximo possível da maior autoridade decisória da
empresa.

PRESIDÊNCIA
O S M
ADMINISTRAÇÃO
PRODUÇÃO
MARKETING
12
Cronograma

Conceito
Cronograma é um gráfico que procura demonstrar
o início e o término das diversas fases de um
processo operacional, dentro das faixas de tempo
previamente determinadas, possibilitando
acompanhar e controlar a execução planejada.
Objetivos
Permitir controlar o tempo de execução de cada
atividade
Permitir visualizar qual a fase que está
terminando e qual a que deve ser iniciada
Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo
disponível e uma diminuição de interrupções.

13
Cronograma

14
Elaborar o Cronograma da Disciplina OSM

Conteúdo Programático
Introdução ao Estudo de OSM
Fundamentos de Organização (Reciclagem)
Gráficos de Organização e Controle
Departamentalização
Estruturas Organizacionais
Patologia Organizacional
Análise Funcional / Estrutural
Análise e Distribuição do Espaço Físico /
Ambiência
Técnicas de Levantamento
Análise e Distribuição do Trabalho
Formulários
Manuais
PERT / CPM

15
O Processo deMudança

1ª Fase
A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)
2ª Fase
A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá
conseguir)
3ª Fase
A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e
iremos conseguir)

16
Processo de MudançaOperacionalização

?Não anunciar excelentes produtos / serviços
antes de preparar os colaboradores para
executá-los
? Tratar igualmente os clientes internos e
externos
? Desenvolver o relacionamento interpessoal
? Estabelecer programas de treinamento e
desenvolvimento de pessoal
? Divulgar sistematicamente as melhorias
conquistadas
? Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção
? Fazer com que cada empregado tenha orgulho de
trabalhar na empresa

17
Processo de Mudança Definição dos Objetivos
Básicos da Empresa

A empresa deve permanentemente, possuir e buscar
o aperfeiçoamento de seus objetivos básicos, os
quais servirão de guia referencial para a
condução de seus negócios
Qualidade
Eficácia Organizacional
Informações
Desenvolvimento de Recursos Humanos
Racionalização
Efetividade
Planejamento
Custos
Produtividade
Decisão

18
A Luta contra osDesperdícios

Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer)
? excesso de reuniões
? utilização a vontade dos veículos da empresa
? ligações interurbanas sem controle
? má utilização de energia elétrica
? em caso de erro a culpa é do outro setor
? altos índices de erros nas operações
? retorno de garantia
? retardamento nas decisões
? conflitos pessoais
? Iluminação inadequada.

19
A Luta contra osDesperdícios

Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a
percepção do executor, por incompetência ou
preguiça mental)
? excesso de burocracia
? pagamento de multas e juros por ineficiência
dos controles
? demora no atendimento aos clientes
? existência da central de boatos
? bitolamento empresarial não ouvindo os
colaboradores
? duplicidade de controles
? falta de profissionalismo
? má programação dos itens de estoque
? Mau atendimento e uso indevido do telefone.

20
A Luta contra osDesperdícios

Algumas Armas (ferramentas) para combater os
Desperdícios
Just In Time
Seis Sigmas
Análise e Distribuição do Trabalho
Programa 5S
Análise e Distribuição do Espaço
call center
Raciocínio Cartesiano
Programa de Qualidade Total
Elaboração de Normas Procedimentais
Análise Funcional / Estrutural
Estudo das Patologias Administrativas

21
Fundamentos Básicos de OrganizaçãoReciclagem
para o Estudo de OSM

Colaboradores da Administração Cientifica
Funções Básicas da Organização
Princípios Básicos de Organização
Preceitos de Descartes
Grupos Estruturais Básicos
Centralização / Descentralização
Tipos de Autoridade
Departamentalização
Patologias Organizacionais

22
Colaboradores da Administração Cientifica

Taylor
O homem treinado produz mais e com melhor
qualidade
Qualquer trabalho necessita de planejamento
Co-participação entre o capital e trabalho
salários melhores aumento da produtividade
Introduziu o controle, para evitar o desperdício
operacional
Inseriu, também , a supervisão funcional.

23
Colaboradores da Administração Cientifica

Fayol
Planejar
Prever, antecipadamente uma ação
Organizar
É proceder a divisão do trabalho
Comandar
É o poder de dirigir e se fazer obedecer
Coordenar
Significa harmonizar esforços entre
indivíduos e/ou unidades administrativas e
operacionais
Controlar
É avaliar os resultados de acordo com as
metas estabelecidas

24
Colaboradores da Administração Cientifica

Mc-Gregor
Teoria Y
O homem está permanentemente motivado
para assumir responsabilidades tem iniciativa e
não precisa ser comandado está sempre preocupado
com os problemas da empresa gosta de participar
das decisões e dirige seus esforços para os
objetivos da organização, pois entende que o seu
futuro dela depende.
Teoria X
Dentro do enfoque da Qualidade, sua
contribuição, reside, somente na teoria Y.

25
Colaboradores da Administração Cientifica

Maslow
Hierarquia das Necessidades Humanas
Auto-Realização
Status
Sociais
Segurança
Fisiológicas

26
Funções Básicas da Organização

Segurança
Preocupa-se com os bens patrimoniais
Financeira
Gerenciamento de capitais
Técnica
Capacidade de gerenciar o processo produtivo
Comercial
Escoamento da produção
Contábil
Função legal e de suporte para a tomada de
decisões
Administrativa (Fayol)
Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e
Controlar

27
Funções AdministrativasModernas

QUAIS SÃO AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS?
ORGANIZAÇÃO
PLANEJAMENTO
DIREÇÃO
CONTROLE
COMANDAR COORDENAR TREINAR
28
Princípios Básicos de Organização

Divisão do Trabalho
Caracteriza-se pela decomposição das atividades
dos órgãos em tarefas e passos a serem executados
pelos elementos humanos da organização de forma
que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga,
com eficiência e eficácia.
Coordenação
Consiste em harmonizar os esforços de todos os
setores e/ou pessoas, processando a sinergia
necessária a satisfação dos clientes
Alcance do Controle

29
Sistemas de Controle

SistemaTradicional

ENTRADA Contato/Pedido do Cliente
SAÍDA Produto ou Serviço
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO Pedido do Cliente

Sistema Atual

ENTRADA Contato/Pedido do Cliente
SAÍDA Produto ou Serviço
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO Pedido do Cliente
30
Raciocínio Cartesiano(Preceitos de Descartes)

Princípio da Evidência
Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto
não for conhecido como tal.
Princípio da Análise
Fracionar as dificuldades em tantas partes
quantas forem necessárias, de modo a facilitar a
sua compreensão.
Princípio da Síntese
Pensar ordenadamente, a partir dos fatos
mais simples até chegar aos mais complexos.
Princípio da Enumeração
Fazer enumerações tão completas e revisões
tão detalhadas, de modo a certificar-se de que
nada foi omitido.

31
Grupos Estruturais Básicos

(DIREÇÃO)

DIRETORIA EXECUTIVA
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO
DEPARTAMENTO DE PRODUÇÃO
(QUASE-FIM)
(MEIO)
(FIM)
32
Centralização / DescentralizaçãoConcentração /
Desconcentração
?

Centralização
Descentralização

Poder de Decisão
(Autoridade)

Desconcentração
Concentração

Área Geográfica (Localização)
33
Tipos de Autoridade

Deliberativa
Estabelece as políticas e diretrizes
Executiva
Fazer cumprir o que foi deliberado
Fiscal
Verificar, acompanhar e controlar os
resultados
Consultiva
Oferecer aconselhamento, apresentar
sugestões
Técnica
Orienta e fiscaliza as operações
Coordenadora
Articular e harmonizar os esforços das
aéreas sob sua coordenação

34
DepartamentalizaçãoProcedimentos

Departamentalização
É uma forma de fracionar a estrutura
organizacional, objetivando agrupar atividades
homogêneas que possuam uma mesma linha de ação.
Visa fortalecer o desempenho funcional.
Procedimentos
? Agregação
Colocar especialistas numa mesma
unidade de trabalho
? Controle
Agrupar as atividades de forma que
possam ser facilmente supervisionadas

35
DepartamentalizaçãoProcedimentos

? Coordenação
Agrupamento de atividades correlatas e de
objetivos comuns.
Enquadramento
Agrupamento das atividades de acordo com seu
grupo estrutural básico (direção, fim, meio e
quase-fim).
Processos
Atividades mais relevantes que possuam
objetivos comuns.

36
DepartamentalizaçãoCritérios

? Critério da Qualidade
Atividades ligadas à geração da qualidade.
? Critério da Direção Superior
Direcionado à gestão dos negócios
empresariais.
? Critério Funcional
Atividades que possuem o mesmo propósito.
? Critério de Produto e Serviço
Diretamente relacionada com os produtos e
serviços.
? Critério de Objetividade / Clientela
Atendimento exclusivo ao cliente externo.

37
DepartamentalizaçãoCritérios

? Critério Geográfico
Visa atender a clientes dispersos
geograficamente.
? Critério de Processo ou Equipamento
Atividades que usam o mesmo tipo de
máquina, equipamento ou técnica.
? Critério Ininterrupto
Destinado ao atendimento dos clientes 24
horas por dia.
? Critério pela Força de Trabalho
Destinado normalmente a supervisão dos
serviços terceirizados.
? Critério Multifuncional
Objetiva atender vários órgãos independente
da vinculação hierárquica.

38
Patologias Organizacionais

Semelhante ao corpo humano, a
estrutura organizacional da empresa apresenta
diversos tipos de enfermidades que, se não
medicados em tempo hábil, irão se agravando e
prejudicando os demais órgãos da empresa.
? Empresa Excessivamente Organizada
? Problemas (bitolamento empresarial
iniciativa pessoal tolhida multiplicação da
atividade de staff estrutura amarrada ...)
? Soluções (reestudo dos manuais internos
elaboração de normas que dêem abertura para a
criatividade flexibilização estrutural ...)
? Inexistência de Instrumentos de Formalização
Estrutural
? Problemas (conflitos e politicagem
ineficiência e inveja insegurança e
irresponsabilidade insatisfação dos
clientes...)
? Soluções (criação de documentos formais de
organização definição das linhas de autoridade
elaboração de guias de atribuições ...)

39
Patologias Organizacionais
? Coordenação Acumulativa
Chefe
A
L
K
J
I
H
G
F
E
D
C
B
M

? Problemas (impossibilidade de dar um
atendimento rápido e solução correta a todos os
subordinados dificuldade da chefia em dominar
todos os assuntos e diferentes problemas
existentes na empresa ...)
? Soluções (dividir o trabalho a ser
supervisionado entre diversas chefias, segundo
sua área de responsabilidade aplicar a fórmula
de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o
número ideal de subordinados para cada chefia,
empregando a formula abaixo ...)
Nt N (2n/2 N 1)

40
Patologias Organizacionais
? Multicomando

? Problemas (multicomando excessiva
proliferação da autoridade funcional má
definição da autoridade de linha dúvidas com
relação a quem obedecer primeiramente ...)
? Soluções (fazer com que cada funcionário seja
responsável apenas perante a um superior
hierárquico utilizar a autoridade funcional com
moderação, zelando para que seus titulares tenham
as respectivas áreas de atuação perfeitamente
delineadas ...)

41
Patologias Organizacionais

? Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
? Problemas (engarrafamento do poder de
decisão, excesso de problemas insignificantes na
mesa da alta administração estímulo à criação
de unidades organizacionais independentes no
seio da organização emperramento dos processos,
causando transtornos e, conseqüentemente,
prejuízos aos clientes ...)
? Soluções (criar um ponto de equilíbrio
entre a centralização e a descentralização
administrativa de forma que o trabalho flua
normalmente sem que os entraves decisórios
possam prejudicá-lo...)

42
Patologias Organizacionais
? Conjugação de Atividades Divergentes

Departamento de Contabilidade
Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia
Auditoria Interna
Lançamentos Contábeis

? Problemas (uma das atividades será preterida
as duas atividades serão prejudicadas
insatisfação e conflito entre as áreas ...)
? Soluções (processar a divisão do trabalho por
meio da redepartamentalização das atividades,
dividindo-as e colocando-as sob chefias
específicas ...)

43
Patologias Organizacionais

? Excesso de Níveis Hierárquicos

? Problemas (aumento do nível de ruído nas
comunicações demora excessiva na tomada de
decisão, muitas vezes quando chega ao interessado
já estourou o prazo para a ação alto custo com
pessoal, em virtude do grande número de
chefias...)
? Soluções (processar a análise funcional /
estrutural, enxugar a estrutura aplicando o
downsizing, eliminando as unidades / chefias
desnecessárias ...)

44
Patologias Organizacionais

? Insegurança Executiva ou Trincheira de
Assessores

Presidente

? Problemas (alerta contra a incapacidade do
executivo demora nas decisões conflito entre os
órgãos de linha e assessorias indefinição das
funções e ociosidade da maioria dos assessores
...)
? Soluções (rever quais assessorias são
realmente necessárias ao desempenho da função
agrupar as assessorias com objetivos comuns
eliminar as assessorias desnecessárias...)

R. Públicas
Jurídico
Marketing
Imprensa
Secretaria
Auditoria
Consultor
Gabinete
Comercial
Operacional
45
Patologias Organizacionais

?O Chefe do Chefe
Departamento de Recursos Humanos

? Problemas (uma da chefias fica ociosa briga
pelo poder despesa desnecessária com uma das
chefias ...)
? Soluções (eliminar uma das duas chefias, após
a verificação de qual delas é a mais importante
para os objetivos da empresa ...)

Divisão de Serviços Sociais
46
Patologias Organizacionais