Title: Organizaзгo, Sistemas e Mйtodos
1Organização, Sistemas e Métodos
- Prof. _(Escreva o seu nome aqui)_
2Conteúdo da Unidade 1 (Seção A)
- Introdução ao Estudo de Organização, Sistemas e
Métodos - Denominações usuais de O S M
- O S M é ...
- Objetivos básicos de O S M
- Perfil profissional
- O ambiente de trabalho
- Fatores para ação do órgão de O S M
- Posição estrutural
3Conteúdo da Unidade 1 (Seção B)
- O Processo de Mudança
- Cronograma
- A Luta Contra os Desperdícios
- Fundamentos de Organização
- Colaboradores da Administração
- Funções Básicas da Organização
- Funções Administrativas (Modernas)
- Princípios Básicos de Organização
- Raciocínio Cartesiano
- Grupos Estruturais Básicos
- Centralização / Descentralização
- Tipos de Autoridade
- Departamentalização
- Patologias Organizacionais
4Introdução ao Estudo de O S M
- O novo conceito de OSM é o desenvolvimento
organi-zacional, que envolve a atuação do
profissional como consultor em planos
estratégicos, projetos de mudança organizacional,
gestão de negócios, qualidade total e educação
empresarial. - O novo OM assume forma virtual, ligando-se
diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da
Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet,
GED, sistemas workflow, CRM, formulários
eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada
de decisão.
5Denominações usuais de OSM
- Organização, Métodos e Qualidade
- Organização e Métodos
- Modernização Administrativa
- Análise Sistemas e Informações
- Desenvolvimento Organizacional
- Organização, Sistemas, Métodos e Informações
- Planejamento e Métodos
- Sistemas Administrativos
- Análise Administrativa
O S M
6OSM é ...
- Racionalização Administrativa e Operacional
- Criatividade
- Processo de Melhoria Contínua
- Luta contra os Desperdícios
- Simplificação do fluxo de trabalho
- Aumento da produtividade
- Ferramenta de competitividade
- Mudança de paradigmas
- Identificação dos problemas e busca soluções
- Estudos de ambiência / Estresse
- Treinamento de usuários / novas tecnologias
- Planejamento Estratégico
- Modernidade Organizacional e Sistêmica
7Objetivos Básicos de OSM
- Racionalizar os processos administrativos e
operacionais - Processar a análise funcional/estrutural
(downsizing) - Identificar os pontos críticos e falhos da
empresa (soluções) - Processar a sinergia interdepartamental
- Sensibilizar os ativos intelectuais para a
importância dos clientes - Estimular a criação de Círculos de Controle de
Qualidade - Buscar a padronização de métodos e procedimentos
(ISSO 9000/14000) - Minimizar os custos com a documentação
- Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos
das comunicações - Possibilitar a troca de experiências
(Benchmarking)
8Perfil Profissional
- Conhecimentos especializados
- Pesquisador
- Facilidade de relacionamento humano
- Versalidade e visão empresarial
- Poder de criatividade
- Capacidade de análise e síntese
- Paciência e perseverança
- Boa percepção
- Reputação profissional
9O Ambiente de Trabalho
SISTEMAS INTERNOS
SISTEMAS EXTERNOS
COORDENAÇÃO ANALISTA DE OSM
NÍVEL DE DECISÃO PLANOS ESTRATÉGICOS NÍVEL DE
GESTÃO ADEQUAÇÃO DOS MEIOS NÍVEL DE
EXECUÇÃO BUSCA DE RESULTADOS
COLETA DADOS PROCESSAMENTO (Análise) RESULTADOS
10Fatores para Ação do Analista
SOLITAÇÃO
SOBREVIVÊNCIA
CLIENTES
Um Analista de OSM para fazer o que?
EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA
GLOBALIZAÇÃO (Competitividade)
MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)
11Posição Estrutural do Órgão
- A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais
próximo possível da maior autoridade decisória da
empresa.
PRESIDÊNCIA
O S M
ADMINISTRAÇÃO
PRODUÇÃO
MARKETING
12Cronograma
- Conceito
- Cronograma é um gráfico que procura demonstrar
o início e o término das diversas fases de um
processo operacional, dentro das faixas de tempo
previamente determinadas, possibilitando
acompanhar e controlar a execução planejada. - Objetivos
- Permitir controlar o tempo de execução de cada
atividade - Permitir visualizar qual a fase que está
terminando e qual a que deve ser iniciada - Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo
disponível e uma diminuição de interrupções.
13Cronograma
14Elaborar o Cronograma da Disciplina OSM
- Conteúdo Programático
- Introdução ao Estudo de OSM
- Fundamentos de Organização (Reciclagem)
- Gráficos de Organização e Controle
- Departamentalização
- Estruturas Organizacionais
- Patologia Organizacional
- Análise Funcional / Estrutural
- Análise e Distribuição do Espaço Físico /
Ambiência - Técnicas de Levantamento
- Análise e Distribuição do Trabalho
- Formulários
- Manuais
- PERT / CPM
15O Processo deMudança
- 1ª Fase
- A Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)
- 2ª Fase
- A Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá
conseguir) - 3ª Fase
- A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e
iremos conseguir)
16Processo de MudançaOperacionalização
- ?Não anunciar excelentes produtos / serviços
antes de preparar os colaboradores para
executá-los - ? Tratar igualmente os clientes internos e
externos - ? Desenvolver o relacionamento interpessoal
- ? Estabelecer programas de treinamento e
desenvolvimento de pessoal - ? Divulgar sistematicamente as melhorias
conquistadas - ? Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção
- ? Fazer com que cada empregado tenha orgulho de
trabalhar na empresa
17Processo de Mudança Definição dos Objetivos
Básicos da Empresa
- A empresa deve permanentemente, possuir e buscar
o aperfeiçoamento de seus objetivos básicos, os
quais servirão de guia referencial para a
condução de seus negócios - Qualidade
- Eficácia Organizacional
- Informações
- Desenvolvimento de Recursos Humanos
- Racionalização
- Efetividade
- Planejamento
- Custos
- Produtividade
- Decisão
18A Luta contra osDesperdícios
- Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer)
- ? excesso de reuniões
- ? utilização a vontade dos veículos da empresa
- ? ligações interurbanas sem controle
- ? má utilização de energia elétrica
- ? em caso de erro a culpa é do outro setor
- ? altos índices de erros nas operações
- ? retorno de garantia
- ? retardamento nas decisões
- ? conflitos pessoais
- ? Iluminação inadequada.
19A Luta contra osDesperdícios
- Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a
percepção do executor, por incompetência ou
preguiça mental) - ? excesso de burocracia
- ? pagamento de multas e juros por ineficiência
dos controles - ? demora no atendimento aos clientes
- ? existência da central de boatos
- ? bitolamento empresarial não ouvindo os
colaboradores - ? duplicidade de controles
- ? falta de profissionalismo
- ? má programação dos itens de estoque
- ? Mau atendimento e uso indevido do telefone.
20A Luta contra osDesperdícios
- Algumas Armas (ferramentas) para combater os
Desperdícios - Just In Time
- Seis Sigmas
- Análise e Distribuição do Trabalho
- Programa 5S
- Análise e Distribuição do Espaço
- call center
- Raciocínio Cartesiano
- Programa de Qualidade Total
- Elaboração de Normas Procedimentais
- Análise Funcional / Estrutural
- Estudo das Patologias Administrativas
21Fundamentos Básicos de OrganizaçãoReciclagem
para o Estudo de OSM
- Colaboradores da Administração Cientifica
- Funções Básicas da Organização
- Princípios Básicos de Organização
- Preceitos de Descartes
- Grupos Estruturais Básicos
- Centralização / Descentralização
- Tipos de Autoridade
- Departamentalização
- Patologias Organizacionais
22Colaboradores da Administração Cientifica
- Taylor
- O homem treinado produz mais e com melhor
qualidade - Qualquer trabalho necessita de planejamento
- Co-participação entre o capital e trabalho
salários melhores aumento da produtividade - Introduziu o controle, para evitar o desperdício
operacional - Inseriu, também , a supervisão funcional.
23Colaboradores da Administração Cientifica
- Fayol
- Planejar
- Prever, antecipadamente uma ação
- Organizar
- É proceder a divisão do trabalho
- Comandar
- É o poder de dirigir e se fazer obedecer
- Coordenar
- Significa harmonizar esforços entre
indivíduos e/ou unidades administrativas e
operacionais - Controlar
- É avaliar os resultados de acordo com as
metas estabelecidas
24Colaboradores da Administração Cientifica
- Mc-Gregor
- Teoria Y
- O homem está permanentemente motivado
para assumir responsabilidades tem iniciativa e
não precisa ser comandado está sempre preocupado
com os problemas da empresa gosta de participar
das decisões e dirige seus esforços para os
objetivos da organização, pois entende que o seu
futuro dela depende. - Teoria X
- Dentro do enfoque da Qualidade, sua
contribuição, reside, somente na teoria Y.
25Colaboradores da Administração Cientifica
- Maslow
- Hierarquia das Necessidades Humanas
- Auto-Realização
- Status
- Sociais
- Segurança
- Fisiológicas
26Funções Básicas da Organização
- Segurança
- Preocupa-se com os bens patrimoniais
- Financeira
- Gerenciamento de capitais
- Técnica
- Capacidade de gerenciar o processo produtivo
- Comercial
- Escoamento da produção
- Contábil
- Função legal e de suporte para a tomada de
decisões - Administrativa (Fayol)
- Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e
Controlar
27Funções AdministrativasModernas
QUAIS SÃO AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS?
ORGANIZAÇÃO
PLANEJAMENTO
DIREÇÃO
CONTROLE
COMANDAR COORDENAR TREINAR
28Princípios Básicos de Organização
- Divisão do Trabalho
- Caracteriza-se pela decomposição das atividades
dos órgãos em tarefas e passos a serem executados
pelos elementos humanos da organização de forma
que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga,
com eficiência e eficácia. - Coordenação
- Consiste em harmonizar os esforços de todos os
setores e/ou pessoas, processando a sinergia
necessária a satisfação dos clientes - Alcance do Controle
29Sistemas de Controle
ENTRADA Contato/Pedido do Cliente
SAÍDA Produto ou Serviço
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO Pedido do Cliente
ENTRADA Contato/Pedido do Cliente
SAÍDA Produto ou Serviço
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO Pedido do Cliente
30Raciocínio Cartesiano(Preceitos de Descartes)
- Princípio da Evidência
- Não aceitar nada como verdadeiro, enquanto
não for conhecido como tal. - Princípio da Análise
- Fracionar as dificuldades em tantas partes
quantas forem necessárias, de modo a facilitar a
sua compreensão. - Princípio da Síntese
- Pensar ordenadamente, a partir dos fatos
mais simples até chegar aos mais complexos. - Princípio da Enumeração
- Fazer enumerações tão completas e revisões
tão detalhadas, de modo a certificar-se de que
nada foi omitido.
31Grupos Estruturais Básicos
DIRETORIA EXECUTIVA
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO
DEPARTAMENTO DE PRODUÇÃO
(QUASE-FIM)
(MEIO)
(FIM)
32Centralização / DescentralizaçãoConcentração /
Desconcentração
?
- Centralização
- Descentralização
- Poder de Decisão
- (Autoridade)
?
- Desconcentração
- Concentração
Área Geográfica (Localização)
33Tipos de Autoridade
- Deliberativa
- Estabelece as políticas e diretrizes
- Executiva
- Fazer cumprir o que foi deliberado
- Fiscal
- Verificar, acompanhar e controlar os
resultados - Consultiva
- Oferecer aconselhamento, apresentar
sugestões - Técnica
- Orienta e fiscaliza as operações
- Coordenadora
- Articular e harmonizar os esforços das
aéreas sob sua coordenação
34DepartamentalizaçãoProcedimentos
- Departamentalização
- É uma forma de fracionar a estrutura
organizacional, objetivando agrupar atividades
homogêneas que possuam uma mesma linha de ação.
Visa fortalecer o desempenho funcional. - Procedimentos
- ? Agregação
- Colocar especialistas numa mesma
unidade de trabalho - ? Controle
- Agrupar as atividades de forma que
possam ser facilmente supervisionadas
35DepartamentalizaçãoProcedimentos
- ? Coordenação
- Agrupamento de atividades correlatas e de
objetivos comuns. - Enquadramento
- Agrupamento das atividades de acordo com seu
grupo estrutural básico (direção, fim, meio e
quase-fim). - Processos
- Atividades mais relevantes que possuam
objetivos comuns.
36DepartamentalizaçãoCritérios
- ? Critério da Qualidade
- Atividades ligadas à geração da qualidade.
- ? Critério da Direção Superior
- Direcionado à gestão dos negócios
empresariais. - ? Critério Funcional
- Atividades que possuem o mesmo propósito.
- ? Critério de Produto e Serviço
- Diretamente relacionada com os produtos e
serviços. - ? Critério de Objetividade / Clientela
- Atendimento exclusivo ao cliente externo.
37DepartamentalizaçãoCritérios
- ? Critério Geográfico
- Visa atender a clientes dispersos
geograficamente. - ? Critério de Processo ou Equipamento
- Atividades que usam o mesmo tipo de
máquina, equipamento ou técnica. - ? Critério Ininterrupto
- Destinado ao atendimento dos clientes 24
horas por dia. - ? Critério pela Força de Trabalho
- Destinado normalmente a supervisão dos
serviços terceirizados. - ? Critério Multifuncional
- Objetiva atender vários órgãos independente
da vinculação hierárquica.
38Patologias Organizacionais
- Semelhante ao corpo humano, a
estrutura organizacional da empresa apresenta
diversos tipos de enfermidades que, se não
medicados em tempo hábil, irão se agravando e
prejudicando os demais órgãos da empresa. - ? Empresa Excessivamente Organizada
- ? Problemas (bitolamento empresarial
iniciativa pessoal tolhida multiplicação da
atividade de staff estrutura amarrada ...) - ? Soluções (reestudo dos manuais internos
elaboração de normas que dêem abertura para a
criatividade flexibilização estrutural ...) - ? Inexistência de Instrumentos de Formalização
Estrutural - ? Problemas (conflitos e politicagem
ineficiência e inveja insegurança e
irresponsabilidade insatisfação dos
clientes...) - ? Soluções (criação de documentos formais de
organização definição das linhas de autoridade
elaboração de guias de atribuições ...)
39Patologias Organizacionais
? Coordenação Acumulativa
Chefe
A
L
K
J
I
H
G
F
E
D
C
B
M
- ? Problemas (impossibilidade de dar um
atendimento rápido e solução correta a todos os
subordinados dificuldade da chefia em dominar
todos os assuntos e diferentes problemas
existentes na empresa ...) - ? Soluções (dividir o trabalho a ser
supervisionado entre diversas chefias, segundo
sua área de responsabilidade aplicar a fórmula
de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o
número ideal de subordinados para cada chefia,
empregando a formula abaixo ...) - Nt N (2n/2 N 1)
40Patologias Organizacionais
? Multicomando
-
- ? Problemas (multicomando excessiva
proliferação da autoridade funcional má
definição da autoridade de linha dúvidas com
relação a quem obedecer primeiramente ...) - ? Soluções (fazer com que cada funcionário seja
responsável apenas perante a um superior
hierárquico utilizar a autoridade funcional com
moderação, zelando para que seus titulares tenham
as respectivas áreas de atuação perfeitamente
delineadas ...)
41Patologias Organizacionais
- ? Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
- ? Problemas (engarrafamento do poder de
decisão, excesso de problemas insignificantes na
mesa da alta administração estímulo à criação
de unidades organizacionais independentes no
seio da organização emperramento dos processos,
causando transtornos e, conseqüentemente,
prejuízos aos clientes ...) -
- ? Soluções (criar um ponto de equilíbrio
entre a centralização e a descentralização
administrativa de forma que o trabalho flua
normalmente sem que os entraves decisórios
possam prejudicá-lo...)
42Patologias Organizacionais
? Conjugação de Atividades Divergentes
Departamento de Contabilidade
Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia
Auditoria Interna
Lançamentos Contábeis
- ? Problemas (uma das atividades será preterida
as duas atividades serão prejudicadas
insatisfação e conflito entre as áreas ...) - ? Soluções (processar a divisão do trabalho por
meio da redepartamentalização das atividades,
dividindo-as e colocando-as sob chefias
específicas ...)
43Patologias Organizacionais
- ? Excesso de Níveis Hierárquicos
- ? Problemas (aumento do nível de ruído nas
comunicações demora excessiva na tomada de
decisão, muitas vezes quando chega ao interessado
já estourou o prazo para a ação alto custo com
pessoal, em virtude do grande número de
chefias...) - ? Soluções (processar a análise funcional /
estrutural, enxugar a estrutura aplicando o
downsizing, eliminando as unidades / chefias
desnecessárias ...)
44Patologias Organizacionais
- ? Insegurança Executiva ou Trincheira de
Assessores
Presidente
- ? Problemas (alerta contra a incapacidade do
executivo demora nas decisões conflito entre os
órgãos de linha e assessorias indefinição das
funções e ociosidade da maioria dos assessores
...) - ? Soluções (rever quais assessorias são
realmente necessárias ao desempenho da função
agrupar as assessorias com objetivos comuns
eliminar as assessorias desnecessárias...)
R. Públicas
Jurídico
Marketing
Imprensa
Secretaria
Auditoria
Consultor
Gabinete
Comercial
Operacional
45Patologias Organizacionais
?O Chefe do Chefe
Departamento de Recursos Humanos
- ? Problemas (uma da chefias fica ociosa briga
pelo poder despesa desnecessária com uma das
chefias ...) - ? Soluções (eliminar uma das duas chefias, após
a verificação de qual delas é a mais importante
para os objetivos da empresa ...)
Divisão de Serviços Sociais
46Patologias Organizacionais
- ? Outros Problemas de Natureza Diversa
- Estrutura organizacional obsoleta e antiquada
- Indefinição dos objetivos e das metas e
obscuridade das políticas e diretrizes - Tolerância a incompetência
- Normas e rotinas administrativas pesadas e
inflexíveis - Incoerência entre o que foi planejado e o que
está sendo executado - Ausência de agregação de valor na execução dos
serviços - Uso inadequado da tecnologia da informação
- Ênfase nas aparências, ignorando e/ou
prejudicando as substâncias - Recursos humanos mal dimensionados, alguns
setores com excesso e outros ... - Falta de integração e sinergia entre os diversos
departamentos, entre outros
47Guia de Estudo
- Desenvolver os Guias de Estudo nº 1 e 2
- (Livro OM e Qualidade Total pág. 251 e 252)
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