CONTRATACI

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• CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS
• Abril de 2002

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• Los servicios de Consultores financiados con
  fondos provenientes de Banco Mundial (BIRF), a
  través de las transferencias del Mineduc a las
  instituciones de educación superior adjudicadas
  con proyectos Mecesup, deben contratarse según se
  establece en las Normas de Contratación de
  Consultores del BIRF (Enero de 1997, revisada en
  septiembre de 1997 y enero de 1999)

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Personas y Procedimientos de Contratación de
Consultores

• Se podrán contratar
• Personas Naturales
• Consultores Individuales (CI)
• Personas Jurídicas
• Selección Basada en Costo y Calidad (SBCC)
• Selección Basada en la Calidad (SBC)
• Menor Costo (MC)
• Selección Directa (en casos que se justifique y
  el Banco Mundial lo apruebe)

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La selección del procedimiento

• Depende de la naturaleza de la consultoría a
  contratar y no del monto de la contratación,
  (excepto CI que por bases lt US10.000.-)
• se requieran equipos de personal? CI
• se necesita apoyo profesional adicional externo?
  CI
• la experiencia y las calificaciones de la persona
  son requisitos primordiales? CI
• es mas importante la calidad que el costo? SBC
• se tendrá en cuenta con mayor importancia la
  calidad de la propuesta técnica que el costo de
  los servicios para adjudicar el contrato? SBCC
• el trabajo es muy complejo o especializado y los
  consultores pueden innovar en sus propuestas? SBC
• el trabajo se puede realizar de muchas formas
  distintas? SBC
• el objetivo es contar con los mejores expertos?
  SBC, CI
• el trabajo a realizar es estándar o rutinario? MC

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El procedimiento CI

• La selección se hace teniendo en cuenta las
  calificaciones, curriculum y disponibilidad.
• Se puede seleccionar
• sobre la base de referencias, o
• tomando contacto directamente con el experto, o
• mediante la comparación de calificaciones de
  diferentes expertos
• Las personas contratadas deberán reunir todas las
  condiciones que sean pertinentes y ser plenamente
  capaces de realizar el trabajo.
• La capacidad de los consultores se juzgará sobre
  la base de
• sus antecedentes académicos,
• su experiencia,
• y si corresponde, sobre la base de su
  conocimiento de las condiciones locales.

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El procedimiento SBCC

• Procedimiento competitivo entre firmas incluidas
  en una lista corta, teniendo en cuenta la calidad
  y el costo de los servicios.
• Se lleva a cabo en base al Pedido de Propuesta
  Estándar (PPE), el que da instrucciones para la
  preparación y presentación de las ofertas,
  plazos, fechas, criterios de evaluación, etc.
• El PPE tiene varias secciones temáticas donde se
  incluyen las características específicas de la
  contratación
• Tapa
• Sección 1 Carta de Invitación (CdeI)
• Sección 2 Información para los Consultores (Hoja
  de Datos, HdeD)
• Sección 3 Propuesta Técnica
• Sección 4 Propuesta Financiera
• Sección 5 Términos de Referencia (TdeR)
• Sección 6 Contrato estándar

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Etapas del Procedimiento SBCC

• Preparación de Términos de Referencia (TdeR)
• Estimación de costos vs alcance de los servicios
• Preparación lista corta de consultores
  (calificación, interés, 3-6)
• Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) (RP)
• Envío de PPE a consultores
• Recepción de Propuestas (1-3 meses)
• Evaluación Ppta. Técnica Consideración de la
  Calidad (RP)
• Evaluación Ppta. Financiera
• Evaluación Final combinada calidad y costo, y
  pre-adjudicación (RP)
• Negociación y suscripción del contrato

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Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR)

• Tapa
• PP No PPE-01-IESxxxx
• País
• Nombre del proyecto Programa de Mejoramiento de
  la Calidad y Equidad de la Educación Superior,
  Mecesup, a través del sub-proyecto ..., código
  IESxxxx
• No. del Préstamo 4404-cl
• Título de los Servicios de Consultoría nombre
  representativo de los servicios a contratar
• Nombre de la IES y dirección
• Nota Eliminar referencias entre y con
  super-indices

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Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR)

• Carta de Invitación (CdeI)
• Fecha y lugar (coincide con envío)
• Identificación del Prestatario El Gobierno de
  Chile a través del Ministerio de Educación
• Elegir ha recibido, Banco Internacional
  ....(BIRF), préstamo
• Nombre del Proyecto

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Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR)

• Carta de Invitación (CdeI) (continuación)
• Identificación del Contratante El Ministerio de
  Educación, a través de (nombre IES)
• Breve descripción de la consultoría (nombre y
  objetivos)
• Lista corta de consultores (3-6)
• Procedimiento de selección Selección ...,
  SBCC
• "Les agredeceremos que dentro de los próximos
  3-5 días nos comuniquen

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Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR)

• Hoja de Datos (HdeD)
• Nombre contratante
• Método
• Identificación de la consultoría nombre,
  objetivos
• Insumos del contratante
• Impuestos
• Criterios de evaluación (experiencia,
  calificaciones, calidad del plan de trabajo,
  metodología, etc.)
• Puntaje técnico mínimo (generalmente gt70 puntos)
• Moneda de Conversión
• Ponderaciones técnicas y financieras
  (generalmente 80-20)
• Negociación, etc.
• Nota Eliminar Apendice 3 completo en caso de SBCC

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Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR)

• Términos de Referencia
• Antecedentes (sobre el sector, el proyecto,
  componente, programa, naturaleza y tipo de
  servicios requeridos)
• Objetivo General
• Objetios específicos
• Alcance de los servicios requeridos (tareas
  críticas, requeridas, recomendadas, sugeridas)
• Metodología
• Otros servicios institucionales (Capacitación,
  número, lugar, logística)
• Contribución de los Consultores para ampliar,
  mejorar los TdeR (indicar si es posible y en que
  ámbitos, si se requiere)

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Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR)

• Términos de Referencia (continuación)
• Resultados ó Productos ó Informes esperados,
  fechas de entrega
• Forma, Presentación, Cantidades (en función de 8)
• Referencias importantes para los consultores
• Fecha estimada de entrega de los servicios
• Contribución del Contratista al trabajo del
  consultor (RRHH, espacio, logística, materiales,
  etc)
• Perfil del consultor (sobre la firma
  organización, especialización sobre el personal
  clave calificaciones y experiencia mínima)
• Contraparte técnica (UCP, Coordinación Técnica)
• Arreglos adminstrativos (tipo de contrato suma
  global en cuotas, responsables, facturación, etc)

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Procedimiento de SBCC (1/6)

• Envío de PPE a consultores
• Recepción de Propuestas técnicas y financieras
  (1-3 m).
• Las propuestas técnicas y financieras incluyendo
  las copias que se soliciten marcadas como
  original o copia, según el caso, se presentan
  al mismo tiempo en sobres cerrados y separados
  marcados como Propuesta Tecnica y Propuesta
  Financiera. Ambos sobres deberán ponerse en un
  sobre exterior cerrado y marcado.

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Procedimiento de SBCC (2/6)

• Las propuestas técnicas serán abiertas
  inmediatamente despúes de vencido el plazo para
  presentar ofertas y se prepará un acta de
  apertura de ofertas técnicas (fecha, lugar,
  objeto de la apertura, nombres de consultores,
  firma de los presentes).
• Las propuestas financieras permanecerán cerradas
  hasta que proceda abrilas en público.
• Evaluación Técnica (calidad) se evaluarán las
  ofertas teniendo en consideración si éstas
  responden a los TdeR, y aplicando los criterios y
  sub-criterios de evaluación, asignándose un
  puntaje a cada propuesta.

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Procedimiento de SBCC (3/6)

• Toda propuesta que no responda a aspectos
  importantes de los TdeR o que no obtenga el
  puntaje técnico mínimo será rechazada en esta
  etapa.
• Finalizada la evaluación de calidad, se notifica
  a quienes no obtengan la calificación mínima o no
  se ajusten a los TdeR y se les devolverán las
  pptas financieras sin abrir, después de terminado
  el proceso.
• Simultáneamente, se notificará a quienes hayan
  obtenido la calificación mínima, la fecha y hora
  de la apertura pública de las propuestas
  financieras.

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Procedimiento de SBCC (4/6)

• Cuando se abran las pptas financieras, se leerá
  en voz alta el nombre del consultor, los puntajes
  de calidad obtenidos y los precios ofertados.
• Se levantará un acta de apertura financiera,
  señalando la fecha, lugar, objeto de apertura,
  nombres de consultores, puntaje técnico, monto
  ofertado, y firma de los presentes.
• Se determinará si las pptas. financieras están
  completas, es decir, incluye todos los rubros,
  corregirá errores de cálculo y convertirá los
  precios teniendo en consideración no incluir los
  impuestos locales en los montos a comparar.

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Procedimiento de SBCC (5/6)

• Se asignará un puntaje financiero de 100 puntos a
  la propuesta financiera más baja, los demás
  puntajes se calcularán según se señala en PPE,
  generalmente, Sf100Fm/F donde Fm es el precio
  más bajo y F el precio de la propuesta en
  consideración, y Sf el puntaje financiero.
• Las propuestas se clasificarán de acuerdo con sus
  puntajes técnicos y financieros combinados,
  utilizando las ponderaciones asignadas a las
  propuestas técnicas y financieras.
• La firma que obtenga el puntaje técnico y
  financiero combinado más alto será invitada a
  negociar.

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Procedimiento de SBCC (6/6)

• Las negociaciones incluirán un análisis de la
  propuesta técnica, la metodología propuesta, la
  dotación de personal, sugerencias de la firma,
  presentación de informes. El plan de trabajo
  convenido y los TdeR definitivos se incorporarán
  en la descripción de los servicios y formarán
  parte del contrato.
• Las negociaciones terminarán con una revisión del
  borrador del contrato.
• El contrato se adjudicará después de las
  negociaciones.
• Una vez adjudicada la consultoría se notificará a
  las otras firmas que no fueron seleccionadas.

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Revision Previa de Consultorías

• Revisión Previa Procedimiento mediante el cual
  el BIRF y/o Mineduc, según corresponda, expresa
  su No Objeción ante un documento o procedimiento
  determinado.

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Casos que requieren Revisión Previa

• Revisión Previa BIRF
• Todas las consultorías gt US100.000.- para
  firmas consultoras
• Todos los Términos de Referencia de Consultorías
• Revisión Previa Mineduc
• Todos los PPE (TdeR, procedimiento, lista corta,
  objetivos, alcance, pertinecia, etc.)
• Evaluación Técnica (Acta y obtención de puntaje
  técnico)
• Evaluación Financiera (Acta y pre-adjudicación)
• Borrador del Contrato