KVIK Selvevaluering i Fiskeridirektoratet

1
KVIK Selvevaluering i Fiskeridirektoratet

• KVIK Selvevaluering/tilstandsrapport for
• Fiskeridirektoratet.
• Gennemført i Inspektorat Øst 2006.
• Under ledelse og udarbejdelse af Fiskeriinspektør
  Lars B. Eriksen, ledelses- og organisationskonsule
  nt Jesper Tietgen og ikke mindst medarbejderne i
  Øst

2
FiskeridirektoratetInspektorat Øst
udviklingsflow.Tre elementer, der komplementerer
hinanden.
3
FiskeridirektoratetInspektorat Øst
udviklingsflow.Tre elementer, der komplementerer
hinanden.
4
Sådan har vi skabt medansvar

• Involvering
• Forståelse
• Accept
• Ejerskab

5
Sådan startede det..

• Vi opstartede FISH processen med at uddanne
  udvalgte interne FISH forandringsagenter i
  oktober 2005.
• Alle medarbejdere deltog ved en FISH temadag,
  herunder konstituering af 4 FISH teams i marts
  2006.
• Vi kombinerede FISH og FDs værdier på en temadag
  i maj 2006.
• Vi opstartede KVIK i februar 2006 i LSU/SCKK.
  Netbaseret selvevaluering frem til maj.
  Konsensusmøde i juni (LSU 6 medarbejdere)
• Vi gennemførte vores KVIK opsamlingsdag med hele
  medarbejderstaben, og konsensusgruppen i
  september 2006. Udvælgelse og igangsættelse
  efteråret 2006 og frem løbende evaluering på
  proces (LSU/personalemøder).
• Opstart af IKA 2007.
• LEAN i FDs resultatkontrakter 2007.

6
Program for KVIK medarbejder workshop den, 14.
september 2006

• Kl. 9.30-10.00 Kaffe
• Kl. 10.00-10.40 Intro ved Ledelse og
  konsensusgruppen
• Kl. 10.40-11.00 Oplæg til workshop processen
• Kl. 11.00-13.00 Arbejde i workshoppen med de 9
  temaer. Slut på workshoppen
• Kl. 13.00-13.45 Fælles frokost
• Kl. 14.00-17.00 Konsensusgruppen arbejder videre
  
• med at samle op
  på processen

7
Flow for KVIK workshop

• Medarbejderne inddeles i tre grupper.
• De 3 grupper forholder sig til 3 KVIK temaer ad
  gangen.
• 3 x runder Maks. tid 30 min. pr. runde
• Fælles pauser og rokade Maks. tid 10 min.
• KVIK gruppernes opgave Vurdere, diskutere,
  konkludere og prioritere.
• KVIK grupperne udfylder et skema for hvert emne.
• KVIK grupperne kommer de udfyldte skemaer i KVIK
  kassen
• Konsensusgruppen mødes (i forlængelse af
  workshoppen), og samler op på processen.
• Først kommende FD/ØST personalemøde
• Slutresultaterne af workshoppen fremlægges af
  konsensusgruppen.
• Der udvælges 2 emner.
• Der nedsættes arbejdsgrupper handleplaner.

8
Tider og inddelinger

• Klokken Runde Tema nr . KVIK
  gruppe nr.
• 11.00-11.30 1 1-3 1
• 4-6 2
• 7-9 3
• 11.30-11.40 P A U S E R O K A D E
• 11.40-12.10 2 1-3 3
• 4-6 1
• 7-9 2
• 12.10-12.20 P A U S E R O K A D E
• 12.20-12.50 3 1-3 2
• 4-6 3
• 7-9 1

9
Konsensusmøde mål og tider for formiddagenDel
I

• Formiddag kl. 10.00-12.30 Alle medarbejdere
• Intro til dagen.
• Alle emner behandles/gennemgås.
• Alle 27 emner tildeles point. Noteres på
  handlingskort og i konsensusrapport.
• Der produceres forbedringsforslag. Noteres på
  handlingskort/gule sedler.
• Maks. 5 min. pr. emne.

10
Konsensusmøde mål og tider for
eftermiddagenDel II

• Eftermiddag kl. 13.15-17.00 Kun
  konsensusgruppen
• Temaerne prioriteres ud fra
• Effekt (E) X Gennemførlighed (G)
• Maks. 7-8 min. pr. emne.
• Forbedringsforslagene indskrives på
  handlingskortene.

11
Konsensusmøde-mål og tider for dagen

• Eftermiddag kl. 13.15 -17.00
• Prioriter imellem emnerne ud fra
• Effekt (E), hvor 1 er højest/bedste og 5 er
  lavest/dårligst.
• Gennemførlighed (G), hvor 1 er bedst/nemmest og 5
  er sværest/vanskel at gennemføre.
• ExGResultat. Jo lavere desto nemmere at
  gennemføre og desto bedre effekt (pr. indsats).
• FX
• 1x1 høj effekt og vanskelig at gennemføre
• 5x5 lav effekt og vanskelig at gennemføre.
• Max 7-8 min pr. emne.
• (Forbedringsforslagene overføres fra gule
  sedler til handlingskortene)

12
KVIK i korte træk

• Step 1 Den enkeltes vurdering. Individuelt
• Step 2 Konsensus i selvevalueringsgruppe. Fælles
• Step 3 Prioriteringer af forbedringer. Fælles

13
Indsatsområder 1-5 Resultatområder
6-9

• Tema 1 Tema 2 Tema 3 Tema 4 Tema 5 Tema 6
  Tema 7 Tema 8 Tema 9
• Lederskab Strategi Medarbejdere
  Partnere mm Arb.gange Bruger/borger
  Medarbejdere Samfund
  Nøgleresultater
• 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne 1.
  Emne 1. Emne 1. Emne 1. Emne
• Mission, vision Interessenters Udvikling Udvikli
  ng Kortlægning Resultater Resultater Samfunds-
  Når vi de overordnede
• og værdier nuværende af af af af af mæssige
  mål i forhold til
• og medarbejdere partnerskab arbejdsgange tilfreds
  heds- tilfredsheds- resultater
  kvalitet
• 2. Emne fremtidige målinger målinger
• Ledelse og behov 2.Emne 2. Emne 2. Emne
• Styring Afdække og Samarbejde Udvikling 2.
  Emne 2. Emne 2. Emne 2. Emne
• 2. Emne udvikle brugere og af Andre Andre Miljø-
  Når vi de økonomiske
• Udvikle medarbejdere borgere arbejdsgange former
  for former for mæssige mål og resultater
• 3. Emne strategi og kompetencer målinger måling
  er af resultater
• Motivation handlings- 3. Emne 3.
  Emne motivation og
• planer 3. Emne Info viden planlægning
  tilfredshed
• 4. Emne Medarbejder og styring af
• Eksternt 3. Emne involvering 4. Emne arbejdsgange

14
Indsatser Resultater

• Indsatser Tema 1-5
• Der er 19 overordnede spørgsmål der vurderes ud
  fra INDSATSCIRKLEN.
• Resultater Tema 7-9
• Der er 8 overordnede spørgsmål der vurderes ud
  fra RESULTATCIRKLEN.

15
Og nu til det med point

• Ved pointgivning på INDSATSSIDEN bør der tages
  højde for i hvilket omfang, der arbejdes med de
  enkelte eksempler (a-x), hvorefter pointgiveren
  løfter sig op i en helikopter og vurderer
  indsatserne over en kam.
• Det er vigtigt at specificere indsatsområdet,
  Hvad har vi gjort godt F.eks. med angivelse af
  årstal el.lign.
• Eksemplerne på RESULTATSIDEN har mere karaktér af
  inspiration Hvad man KAN måle på og ikke hvad
  man SKAL måle på.

16
Konsensus (møde) - hvad betyder det?

• Konsensus betyder generel enighed i en bestemt
  
• gruppe f.eks. om hvordan man skal forholde sig
  i
• en sag.
• Latin Consensus overensstemmelse.
• (Bør ikke forveksles med forhandling).

17
Om konsensusprocessen

• Konsensusprocessen er en disciplin, som kræver
  selvopdragelse og
• Respekt for andres mening og oplevelse.
• Respekt for, at alle ikke har mening eller viden
  om alt.
• Vær præsis og brug konkrete eksempler.
• Lad være med at gentage, hvad der allerede er
  sagt.
• Lad være med at falde ned i gammel uenighed eller
  kendte diskussioner.
• Det er ok at være enige om, hvor vi ikke er
  enige.

18
Principper i konsensusforløbet

• FØRST
• Drøftelse af styrker - Enighed om styrker
  gruppens formuleringer
• skrives ind på handlingskort og i
  konsensusrapporten.
• SÅ
• Drøftelse af forbedringer Enighed om
  forbedringer gruppens
• formuleringer skrives ind på handlingskort og i
  konsensusrapporten.
• TIL SIDST
• Hvert gruppemedlem kigger på eget pointvalg
  Konsensus om point
• eller gennemsnit.

19
Konsensusprocessen hvordan?

• Planlæg tiden efter følgende principper
• Afsæt mest tid tilEmner, hvor I er meget uenige
  (f.eks. vurderet ud fra point).- Emner, hvor der
  generelt er givet få point.
• Afsæt mindst tid tilEmner hvor I er enige
  (f.eks. givet stort set samme antal point).-
  Emner hvor der er givet mange point.

20
5 roller i konsensusforløbet

• 1. MødelederLeder mødet.Holder styr på
  tiden.Sørger for at alle kommer til
  orde.Konkluderer.
• 2. SekretærSkriver gruppens konsensusformuleringe
  r ned.
• 3. ForbedringsbestyrerSkriver alle
  forbedringsforslag ned på gule sedler.
• 4. VejviserKan komme med konstruktive forslag
  til formuleringerHar pligt til at sige til, når
  diskussioner løber af sporet.
• 5. DokumentationsansvarligSpiller dokumentation
  ind, hvor det er relevant.

21
Konsensusmøde

• Gennemgang og vurdering af de 27 emner ift.
  INDSATS-, og RESULTATCIRKLERNE.
• 2. Handlingskort Overfør vurdering og
  prioritering.
• 3. Udarbejd konsensusrapport. Et samlet
  dokument, hvor de enkelte vurderinger (styrker,
  forbedringer og point) er skrevet sammen.

22
Prioriteringer af forbedringer I

• ? Når konsensusprocessen er færdig, vil I ofte
  stå med flere forbedringsområder end I har
  kapacitet og ressourcer til at gennemføre.
• ? Det er derfor vigtigt, at I foretager en
  prioritering af, hvad der er vigtigst at gå i
  gang med.

23
Prioriteringer af forbedringer II

• Start med at foretag en gruppering af
• forbedringsområderne
• 1. Hvilke forbedringsområder hænger
• sammen?
• 2. Hvilke forbedringsområder er afledt af, at
• et andet område forbedres? - F.eks kan
• der være mange forbedringsområder, der
• hænger sammen med lav brugertilfredshed.

24
Har I problemer med

• At nogen har skrevet meget - fokuser på de 3
  vigtigste styrker og forbedringsområder.
• At nogen ikke har skrevet noget eller skrevet
  lidt - mundtlig tilkendegivelse af enighed eller
  ikke enighed.
• At der er stor uenighed om point - antallet af
  styrker og forbedringsområder er afgørende.

25
Handlingskort Tema - Lederskab
Kort nr.1.1Hvad gør ledelsen for at
give retning for institutionen ved at udvikle
mission, vision og værdier?

• KVIK-vurdering af indsatser
• Hvad er beslutningen
• Hvordan sikrer vi, at der sker en reel
  forandring
• Hvem skal involveres i arbejdet
• Primært ansvarlig Øvrige internt Øvrige
  eksternt
• Hvornår
• Start Opfølgning Færdig/måles/evalueres
• Vil det give resultater
• Fx
• Effekt A3
• Effekt B 4 Gennemførlighed A4, B1 E X
  GA12 B 4

26
Prioriteringskort Tema 1 -
Lederskab KVIK gruppe nr.

• Emne Nr.
• Handlingskort Nr.
• Vil det give resultater KVIK gruppens
  vurdering
• Effekt Gennemførlighed E X G
• Bemærkninger