GESTION DOCUMENTAL

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GESTION DOCUMENTAL
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GESTION DOCUMENTAL

• Conjunto de actividades administrativas y
  técnicas tendientes a la planificación, manejo y
  organización de la documentación producida y
  recibida por las entidades, desde su origen hasta
  su destino final, con el objeto de facilitar su
  utilización y conservación.

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DOCUMENTO

• Es todo aquello que contiene información,
  independientemente de sus soporte físico y que
  abarca todo lo que puede transmitir el
  conocimiento humano.

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CONCEPTO DE DOCUMENTO EN ALGUNAS CIENCIAS
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DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Es el registro de información recibida o
  producida por una persona o entidad en razón de
  sus actividades o funciones, que tiene valor
  administrativo, fiscal, legal, económico,
  científico, histórico o cultural y que debe ser
  objeto de conservación.

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CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Seriado Se producen uno a uno y en orden
  natural.
• Unicidad Los documentos de archivo son únicos,
  no están publicados ni hay múltiples ejemplares.
• Objetividad Los documentos de archivo no son
  elaborados para la posteridad es decir registran
  hechos del acontecer inmediato.

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ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

• Soporte Si es material o físico (papel, disco,
  cinta)
• Técnica Medio que fija y transmite el contenido
  escritura, códigos, signos.
• Estructura Hace referencia al formulario y a las
  clausulas. Ej. en un carta la estructura
  corresponde a fecha, destinatario, vocativo,
  asunto, despedida, firma y cargo..
• Contenido o asunto.

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CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• Se refieren tanto a su estructura física como a
  su contenido, están identificados así
• Caracteres Internos Entidad Productora, fecha y
  lugar de producción, contenido sustantivo y
  orígenes funcionales.
• Caracteres Externos Clase, tipo, forma, formato,
  cantidad.

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CARACTERES INTERNOS

• Entidad productora Persona o corporación que
  realizo el documento. Puede observarse en el
  membrete.
• Orígenes funcionales Indica el cargo o la
  función de la persona que realizo el documento
  (firma y cargo del responsable).
• Fecha y lugar de producción Donde y cuando
  fueron producidos los documentos.
• Contenido sustantivo Asunto o tema que de trata
  el documento.

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CARACTERES EXTERNOS

• Clase Textual o no textual.
• Tipo Carta, memorando, circular, informe, acta,
  etc.
• Forma Original o copia.
• Formato Unidad archivable, expediente, legajo,
  libro.
• Cantidad 1,2,34.ejemplares.

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

• Según su organización
• Según su uso
• Según su ciclo vital
• Según su naturaleza

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU
ORGANIZACIÓN

• Archivo centralizado Existe una sola dependencia
  destinada a controlar y manejar toda la
  documentación de la empresa.
• Archivo descentralizado Es el que lleva cada
  dependencia o dpto en una empresa. Puede ser
• Descentralizado con control descentralizado
• Descentralizado con control centralizado

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(No Transcript)
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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO

• Archivo activo Satisface las necesidades de
  conservación y consulta. Ej. Documentos del año
  actual, historias laborales del personal activo,
  resoluciones, contratos, etc.
• Archivo semiactivo documentos que presentan una
  consulta menos frecuente.
• Archivo inactivo

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU NATURALEZA

• Archivo Publico Pertenecientes a las entidades
  oficiales.
• Archivo Privado de interés Publico Aquel que por
  su valor para la historia, la ciencia o la
  investigación es de interés publico.
• Archivo Privado Pertenecientes a personas
  naturales o juridicas.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU CLASE

• Documentos textuales Presentan la información en
  forma de texto escrito. Ej. libros.
• Documentos NO textuales Pueden incluir una parte
  en texto pero el resto de la información aparece
  de otra forma.

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DOCUMENTOS NO TEXTUALES

• Se clasifican en
• Documentos iconográficos imágenes, mapas,
  cuadros, fotografías.
• Documentos sonoros discos, cintas.
• Documentos audiovisuales películas
• Documentos magnéticos
• Documentos materiales maquetas, obras,
  monumentos, trabajos en braile.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU TRADICIÓN DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN

• Se clasifican en
• Original
• Copia
• Borrador Documento provisional.
• Minuta Bosquejo o esquema del original.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU CONTENIDO

• Se clasifican en
• Documentos dispositivos o imperativos
• Documentos testimoniales o probatorios
• Documentos informativos o noticiosos
• Documentos sustantivos o característicos
• Documentos comunes o facilitativos

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DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS

• Son aquellos en que la autoridad asienta su
  voluntad.
• Del poder legislativo leyes
• Del poder ejecutivo Decretos, resoluciones,
  ordenanzas
• Del poder judicial sentencias
• De otras autoridades Bancos, iglesia.

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DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATIVOS

• Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta
  información.
• Registro civil, patentes, actas de grado.
• Diplomas y certificados.
• Balances y libros contables.
• Actas de reuniones.
• Contratos celebrados bajo condiciones legales.

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DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS

• Son aquellos en que se asienta una noticia o
  información relacionada con una tramitación.
• Correspondencia, cartas, circulares, memorandos,
  telegramas.
• Informes técnicos y científicos.
• Documentos no contables avalados por la ley
  tiquetes de compra, presupuestos.

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DOCUMENTOS SUSTANTIVOS O CARACTERÍSTICOS

• Son aquellos que sirven solamente a la
  dependencia y cargo de la personas que los
  redacta o recibe. Ej. en una empresa aérea los
  horarios de vuelo, recorrido y las tarifas.

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DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS

• Son aquellos que sirven de apoyo administrativo a
  una institución o persona. Ej. nomina, hojas de
  vida, libros de contabilidad, inventarios.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS

• Se clasifican en
• Documentos que deben ser publicados
• Documentos de libre acceso
• Documentos no clasificados con grado de
  confidencialidad
• Documentos confidenciales.

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
EL ENTE PRODUCTOR O EL AUTOR

• Se clasifican en
• Documentos públicos
• Documentos privados

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CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN
SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO

• Se clasifican en
• Documentos vitales actas, escrituras.
• Documentos importantes
• Documentos útiles cotizaciones, circular
• Documentos no esenciales

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• Hace referencia a las edades que cumple un
  documento a lo largo de su vida útil.

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EDAD 1 MOMENTO DE GESTIÓN

• También llamado prearchivo.
• Va desde su creación hasta cumplir la totalidad
  del tramite que lo origino.
• Comprende
• Planeación
• Elaboración
• Tramitación

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MOMENTO DE GESTION

• Planeación Estudia la información el soporte y
  el recorrido.
• Elaboración Es la edición del documento,
  mediante la aplicación de la normatización y la
  normalización.
• Normatización Normas creadas por el gobierno.
• Normalización Abarca la normatividad
  administrativa y técnica.
• Tramitación Da paso a la vigencia es decir la
  vigencia es la firma.

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MOMENTO INTERMEDIO

• Llamado también archivístico.
• En este momento el documento cumple con el
  objetivo para el cual fue creado. Informe,
  testimonio, etc.
• Es el momento de la vigencia y del plazo
  precaucional.

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VIGENCIA

• Es aquel momento donde el documento obliga,
  testimonia o informe lo que dice en su texto.
• La vigencia concluye cuando
• Se vence el plazo del documento
• Por disposición legal
• Porque se produce un nuevo documento y modifica
  el existente.

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PLAZO PRECAUCIONAL

• Una vez agotada la vigencia se da un tiempo
  durante el cual es necesario retener el documento
  (por precaución), antes de decidir su destino
  final.
• El plazo precaucional termina cuando
• Hay prescripción legal o de derecho.
• Cuando lo establece la tabla de retención
  documental (TRD)

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MOMENTO PERMANENTE

• Es el momento de la conservación permanente de
  los documentos con fines históricos,
  administrativos, políticos, económico,
  investigativo, cultural.
• Son almacenados para siempre en un sitio
  privilegiado.

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