Carte Achat

1
CNRS Projet BFC Établissement

• Carte Achat
• V1.1
• Nouvelle date à définir

2
Avant propos

• Ce document a pour but de présenter les
  procédures de traitement de la carte achat et du
  traitement du fichier envoyé par BNPP.
• Ce document fait référence aux manuels
  utilisateurs
• Manuel dutilisation Dépenses Carte achat
• http//www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/d
  ocumentation.htm
• Manuel dutilisation Suivi des flux entrants
• BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls
• http//www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/d
  ocumentation.htm
• Ce document fait aussi référence au support de
  formation NOUBA ROP Carte achat
• http//www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/Formation/forma
  tion.htm

3
Introduction Pour commencer

• Présentation des animateurs
• Et vous !Un tour de table ?

• A l'aide d'un marqueur, inscrivez vos nom,
  prénom et direction sur le cavalier
• Signez la feuille de présence
• Voici
• les supports de formation

4
IntroductionPour ne rien oublier

• Pensez à prendre des notes sur votre mémento de
  formation !
• Nhésitez pas à poser vos questions. Nous
  répondrons en séance ou la réponse sera envoyée
  par mèl plus tard

5
Introduction
1
6
Introduction Objectifs de cette formation
A la fin de ce cours, vous serez en mesure de

• Expliquer le fonctionnement du flux dépenses
  Carte achat sur NOUBA et sur BFC
• Analyser les erreurs dintégration du relevé
  Carte achat (ROP)
• Compléter les factures/avoirs Carte achat pour
  permettre leur comptabilisation dans BFC

7
Présentation NOUBA
2
8
Concepts et Processus Carte Achat sur BFC
3
9
Sommaire

• Introduction à lInterface Carte Achat
• Éléments de compréhension fonctionnelle
• État de synthèse des factures
• Pièces comptables Carte achat
• Outil de suivi de la Carte achat (BW)

10
Introduction à linterface Carte Achat
11
Utilisation de la Carte achat

• Utilisation de la carte achat

2
Paiement
FOURNISSEUR
BNPP
1
Achat
CNRS
3
Relevé dopération dématérialisé
Remboursement
4
Intégration dans BFC
12
Contexte et Objectif

• Carte Achat carte bancaire classique, achats
  auprès de nimporte quel fournisseur acceptant
  les cartes VISA.
• Carte achat offre de service aux laboratoires
  pour faciliter les menues dépenses et les achats
  en ligne.
• But de la carte achat simplifier les flux avec
  les fournisseurs
• Achats par le biais dune carte nominative
• Réception dautant de factures que de
  transactions
• Le fournisseur est payé directement par BNPP à
  chaque transaction
• Plate Forme de Banque
• Achats avec paiement différé
• Diminution des avances à faire
• Ré éclatement par DR
• Paiement centralisé une fois par mois

13
Eléments de compréhension fonctionnelle
14
Les flux Carte achat
XLAB
BFCE
DA
EAI
Commande prévisionnelle
session
Commande
session
Paiement
Paiement globalisé mensuel
Liquidation facture/avoir achat
Plateforme de Banque
Comptabilisation en masse
NOUBA
Facture/Avoir enregistrée
Commande prévisionnelle
Facture/Avoir planifié pour ctrl en arrière
plan 
Données de facturation liées à la carte achat
ROP
Facture/Avoir Erroné
Rapprochement des commandes et du ROP
Planification en arrière plan
BW
15
Traitement du ROP

• Import du ROP dans NOUBA (quotidien)
• Import des commandes dans NOUBA (quotidien)
• Rapprochement dans NOUBA des factures ROP avec
  les commandes (quotidien)
• Intégration dans BFC des factures ROP mises à
  jour des commandes (mensuel)
• Traitement des erreurs pour les factures non
  intégrées par BW
• Traitement des factures intégrées et non
  comptabilisées par MIR6
• Comptabilisation en masse des factures ROP
  (quotidien)
• Paiement du ROP (mensuel)

16
Éléments de compréhension fonctionnelle

• Flux Intégration commande Xlab
• La commande Carte achat sur Xlab est
  prévisionnelle, monoligne, avec un n Carte Achat
• ? Aucun contrôle spécifique nest effectué sur
  BFC
• Flux Intégration ROP
• Le porteur de carte effectue un achat chez un
  fournisseur
• BNPP paye le fournisseur
• NOUBA alimente chaque jour le fichier ROP des
  factures Carte achat par DR et par mois de relevé
  en se connectant à BNPP
• NOUBA enrichit le fichier ROP rapprochement
  entre les commandes BFC et le ROP
• En fin de mois après validation du gestionnaire,
  NOUBA envoie le fichier à BFC via lEAI
• ROP intégré dans BFC autant de factures /
  avoirs que de transactions dans le ROP
• Les factures/avoirs BFC sont traités et partent
  en proposition de paiement
• Flux Retour facture vers Xlab
• BFC envoie la facture avec la date de prise en
  charge (comptabilisation en masse)
• BFC renvoie la facture avec la date de
  rapprochement (paiement)

17
Éléments de compréhension fonctionnelle

• Erreurs empêchant la création de facture à
  lintégration du ROP dans BFC
• ? Visualisables dans BW (cf. chapitre BW)
• Modes opératoires associés à ces erreurs décrits
  dans lannexe du manuel dutilisation Suivi des
  flux entrants  BFC-MUT-Traitement des
  rejets-Annexe 
• Erreurs nempêchant pas la création de facture à
  lintégration du ROP dans BFC
• ? Visualisables dans la Synthèse des factures
  (cf. chapitre Synthèse des factures)
• Menu  Dépenses/Prise en charge des
  dépenses/Prise en charge fact.achat 
• Modes opératoires associés à ces erreurs décrits
  dans le manuel dutilisation Carte achat.

18
Eléments de compréhension fonctionnelle

• Cas derreur ne permettant pas la création de
  factures/avoirs dans BFC (cf. BW)
• fournisseur paramétré pour la carte achat
  inexistant (? contacter assistance BFC)
• facture en devise autre que lEuro (? contacter
  assistance BFC)
• facture correspondant à un type de transaction
  non autorisé (cotisation carte, commission et
  tarification globale, forfait facture
  électronique) (? contacter assistance BFC)
• facture ou avoir déjà intégré (? ras)
• division non renseignée ou incorrecte (?
  contacter assistance BFC)
• division du ROP nappartient pas au domaine
  dactivité du ROP (? contacter assistance BFC)

19
Éléments de compréhension fonctionnelle

• Facture Carte achat dans BFC
• Auteur de facture celui de la commande
• Destinataire de paiement divergent BNPP
• Renseigner BNPP en destinataire de paiement
  autorisé pour tout nouveau fournisseur
• Date de pièce date du ROP (dernier jour mois)
• Reportée sur la pièce comptable
• Mode de paiement F (spécifique Carte achat)
• Taux de TVA hérité de la commande (non transmis
  par BNPP)
• Mono-poste de commande

20
Éléments de compréhension fonctionnelle

• Comptabilisation en masse
• Traitement quotidien (nuit) qui enregistre les
  factures ROP (Carte logée et Carte achat)
• Contrôles spécifiques Carte achat
• Présence n Carte achat sur la commande
• Destinataire paiement divergent renseigné et égal
  à BNPP
• En cas durgence possible de lancer cette
  comptabilisation en masse depuis le portail BFC
• Menu  Dépenses/Prise en charge des
  dépenses/Prise en charge fact. ROP 
• Recalcul HT poste facture TTC moins TVA
  facture

21
Éléments de compréhension fonctionnelle

• Actions en cas derreur à la comptabilisation en
  masse
• Tiers de paiement divergent sur la facture
  différent du tiers de paiement divergent
  paramétré pour Carte achat mettre le tiers de
  paiement divergent
• Commande sans n de carte achat rejeter la
  commande vers Xlab pour demander lajout du n
  carte achat
• Intégration dune 2ème facture ou dun 2ème avoir
  sur une même commande doivent donner lieu à
  chargement ultérieur/déchargement ultérieur
• Facture de montant nul  la facture doit être
  supprimée
• Facture en référence au fournisseur 9999999999
  renseigner la référence commande et poste
  commande, et autres impacts (cf. chapitre
  Synthèse des factures)
• Avoir sans référence facture renseigner
  manuellement la référence de la facture qui doit
  avoir été comptabilisée

22
Comptabilisation en masse en ligne en cas
durgence seulement !

• Dans certains cas la DR ne peut pas attendre le
  lendemain matin pour comptabiliser ses
  factures/avoirs procédure durgence à utiliser
  avec parcimonie, seulement dans les derniers
  jours du mois avant le paiement
• Menu  Dépense/Prise en charge des dépenses/Prise
  en charge en masse fact. ROP 

23
Comptabilisation en masse en ligne Différencier
Carte achat de Carte logée !
Avant dexécuter la transaction Il faut
impérativement renseigner - Date du document
égale à la période du ROP à traiter (dernier jour
mois ROP) - Référence au ROP Carte achat CA
nde la DR (ex CA14) - Domaine dactivité
correspondant à la DR (ex 0014)
24
État de synthèse des factures
25
Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en
charge fact.achat /Synthèse des factures (1/8)
Dans la zone  Texte den-tête du document , on
indiquera la référence au ROP CA nde la DR
(ex CA20) La date du document permet de
cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP
en général les dates des ROP sont soit le
dernier jour du mois soit le premier jour du mois
suivant
26
Synthèse des factures (2/8)

• Affichage des factures qui seront intégrées dans
  la nuit

27
Synthèse des factures (3/8)

• 2 Affichage de toutes les factures

28
Synthèse des factures (4/8)
La facture est en attente de premier traitement
statut Prévu pour le contrôle en arrière plan,
on peut aller la modifier par le biais du crayon
(à ne pas faire).
La facture est erronée après le premier
traitement statut Erroné
On peut aller la modifier
On peut visualiser les messages derreur
Un enregistrement en arrière plan doit être
planifié
29
Synthèse des factures (5/8)
La facture a un statut OK, deux solutions
soffrent alors à lutilisateur
Soit elle est en statut enregistré et elle pourra
être payée, on peut la consulter en cliquant sur
les lunettes
Soit elle reste en statut erroné car on vient de
la corriger et elle doit repasser ensuite par le
traitement de comptabilisation en masse qui reste
prévu en arrière plan
En cliquant sur ce bouton on planifie le contrôle
en arrière plan
LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT
 Prévu pour le contrôle en arrière plan  ou
 Erroné  AU STATUT  Enregistré 
30
Synthèse des factures (6/8)

• Il est impératif de maintenir la facture après sa
  modification et de planifier le contrôle en
  arrière plan.
• Cliquer sur maintenir dans la facture
• Cliquer sur planifier le contrôle en arrière plan
  dans la synthèse de facture

1
2
31
Synthèse des factures (7/8)

• Ou valider la facture modifiée en statut maintenu
  et on planifie le contrôle en arrière plan du
  même coup.
• NB Il est toujours possible de revenir en
  modification sur une facture déjà modifiée

32
Synthèse des factures différents cas de
factures (8/8)

• Voici les cas expliqués dans les pages qui
  suivent
• Facture intégrée sur fournisseur 9999999999
• Facture intégrée en référence à la commande
• Avoir intégré sur fournisseur 9999999999
• Avoir intégré en référence à la commande
• Facture avec écart de TVA

33
Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (1/4)

• Si la commande nest pas trouvée (le ROP ne
  comporte pas le bon n de commande ou la demande
  dachat na pas encore été transformée en
  commande ou la commande est supprimée de BFC) ou
  si la commande est soldée, le fournisseur
  9999999999 est mis en référence lors de la
  création de la facture

34
Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (2/4)

• Lorsquune facture est intégrée avec la
  référence fournisseur 9999999999, il faut suivre
  la procédure suivante
• Renseigner manuellement la référence commande
  sans oublier le numéro de poste

1
3
2
35
Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (3/4)

• Modifier le fournisseur (BNP Paribas) associé par
  défaut

1
Fournisseur BNPP
2
Fournisseur commande
36
Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (4/4)

• Renseigner la zone destinataire de paiement dans
  longlet paiement (avec la référence BNPP),
  létape précédente ayant fait apparaître la ligne
  Destinataire de paiement divergent dans longlet
  Paiement.

1
2
Référence BNPP
37
Facture intégrée en référence à la commande

• Si la commande est trouvée, la facture est créée
  avec pour référence un seul poste de commande.

38
Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (1/5)

• Si lavoir na pas été rapproché de la commande
  dans NOUBA le fournisseur 9999999999 est mis en
  référence lors de sa création

39
Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (2/5)

• Lorsquun avoir est intégré avec la référence
  fournisseur 9999999999, il faut suivre la
  procédure suivante
• Renseigner manuellement la référence commande
  sans oublier le numéro de poste

1
3
2
40
Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (3/5)

• Modifier le fournisseur (BNP Paribas) associé par
  défaut

1
Fournisseur BNPP
2
Fournisseur commande
41
Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (4/5)

• Renseigner la zone destinataire de paiement dans
  longlet paiement (avec la référence BNPP),
  létape précédente ayant fait apparaître la ligne
  Destinataire de paiement divergent dans longlet
  Paiement.

1
2
Référence BNPP
42
Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (5/5)

• 4. Renseigner la facture enregistrée dans
  longlet paiement.

1
2
N facture enregistrée
43
Avoir intégré en référence à la commande (1/2)
44
Avoir intégré en référence à la commande (2/2)

• Afin de comptabiliser un avoir intégré en
  référence à la commande, il faut renseigner la
  facture enregistrée à laquelle il fait référence
  dans longlet paiement

1
2
N facture enregistrée
45
Facture avec écart de TVA (1/3)
Si la facture a un montant TVA tel que (HT TVA
TTC) et si le taux TVA nest pas Exonéré ou Non
déductible, alors elle est comptabilisée (même si
montant TVA différent de HTTxTVA).
46
Facture avec écart de TVA (2/3)

• Si la facture a un montant TVA tel que (HT TVA
  TTC) mais si le taux TVA est Exonéré, alors
  elle nest pas comptabilisée (cf. message erreur
  bas de page).

47
Facture avec écart de TVA (3/3)

Si la facture a un montant TVA tel que (HT TVA
TTC) mais si le taux TVA est Non déductible,
alors elle nest pas comptabilisée (cf. message
erreur bas de page).
48
Annexe Données ROP de longlet Note en-tête
Facture

• 1ère ligne Code labintel - Division
• 2ème ligne Division / N commande Xlab
• 3ème ligne 4 derniers chiffres N Carte achat /
  Date fin validité carte / Nom du porteur
• 4ème ligne Nom / Ville / Pays / n SIRET du
  fournisseur
• 5ème ligne Date du relevé / Date transaction
• 6ème ligne Type de transaction ROP / Montant
  transaction en devise dorigine / Devise
  dorigine / N dautorisation

49
Pièces comptables Carte achat
50
Éléments de compréhension fonctionnelle

• Pièce comptable Carte achat dans BFC
• Fournisseur celui de la commande
• Destinataire de paiement divergent BNPP
• Date de pièce date du ROP (dernier jour mois)
• Mode de paiement F (spécifique Carte achat)
• Consultation des postes fournisseurs non soldés
• Menu Comptabilité/Comptabilité
  Générale/Reporting compta. Géné./Postes indiv.
  Fournisseurs 
• Utiliser la variante Carte achat par DR (à
  compléter) où xxnDR
• Pour avoir les postes ROP dune DR dun mois
  donné
• Domaine dactivité 00xx, où xx n DR
• Date de pièce dernier jour du mois du ROP
• Mode de paiement F
• Affectation  CAxx    , où xx nDR

51
Outil de suivi de la Carte AchatBW
52
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Outil daide à lanalyse de lintégration des
  Factures Carte achat dans BFC
• Pas un outil de correction
• Requête principale fonctionnelle
• BW Suivi des flux entrants / Requêtes Année
  courante / Suivi flux Facture Carte Achat
• Requête technique détail par Idoc accessible via
  la 1ere
• BW Suivi flux Facture Carte Achat (Détail Idoc)

53
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Données requête fonctionnelle identifiées par
  N Facture ROP (N transaction ROP), pour un tri
  fonctionnel des factures/avoirs
• N transaction ROP unique pour chaque
  transaction, toutes DR confondues
• Requête fonctionnelle affiche le dernier statut
  dune transaction
• Requête fonctionnelle reliée à la requête
  technique par N Idoc via le menu  Saut / Suivi
  Flux  Facture Carte Achat (Détail Idoc) 
• Données requête technique par N Idoc
  identifiées par N Idoc pour chaque N Facture
  ROP on a tous les Idocs associés

54
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Les Idocs Carte achat ne sont ni rejoués, ni
  rejetés
• Les Idocs avec le Message derreur BFC ZDER/132
  Facture ou avoir déjà intégré, modification
  impossible sont exclus de la requête principale
• Sur la requête fonctionnelle si le dernier statut
  dune transaction est ZDER/132 la requête va
  afficher le statut précédent différent de
  ZDER/132
• Si un filtre est mis pour la requête
  fonctionnelle, ce filtre est conservé sur la
  requête technique  Suivi flux  Facture Carte
  Achat (Détail Idoc) 
• Les montants TTC et TVA sont affichés en tant que
  ratios et ne peuvent pas être affichés en
  caractéristiques libres

55
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Ecran de variables
• Année
• Organisation dachats (DR) champ obligatoire
• Division
• N Facture ROP
• Date ROP
• IDOC Créé le
• Message derreur BFC
• Statut
• Statut IDOC

56
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Requête

57
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Caractéristiques libres

IDOC Créé le
Date de création de lIDOC




Organisation d'achats (DR)



Paramètre 1



Paramètre 2



Paramètre
3



Paramètre 4



Centre de coûts



Elément dOTP



Compte budgétaire



Domaine fonctionnel





Fonds


Référence Fournisseur



Fournisseur BFC



N de Carte

Solde commande





Code TVA



Type de transaction



Devise ROP



Message derreur XLAB


Nom fournisseur ROP

N dautorisation


58
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Recherche des n Facture ROP pour une
  Organisation dachats (DR)
• Exemple  rechercher toutes les Factures ROP de
  la DR 02 
• Choisir la DR  0002
• Renseigner le N Facture ROP comme suit  CA02
  (étoile pour faciliter la recherche automatique)

1
2
Bouton Recherche
59
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Cliquer sur le bouton de recherche (aide à la
  recherche) pour sélectionner des factures ROP
  dans la liste

1
2

• Sélectionner une ou plusieurs Factures ROP
• Cliquer sur le bouton Reprendre

60
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Cliquer sur le bouton Exécuter

Les factures ROP sélectionnées ont été reprises
61
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Depuis la requête principale par clé
  fonctionnelle accès à la requête détail par N
  Idoc
• Sur la ligne jaune du résultat global faire un
  saut vers cette requête 

62
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Si on met un filtre dans lécran de variables de
  la Requête principale (Suivi flux  Facture Carte
  Achat), le saut ramènera dans la requête détail
  par Idoc (Suivi flux  Facture Carte Achat (
  Détail Idoc)), uniquement les Idocs avec ce
  filtre.
• Exemple  pour le Filtre Message derreur
  BFC ZDER/134 dans la requête principale, on
  naura que ZDER/134 dans la requête détail (via
  le Saut)? Le filtre se propage.

63
BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

• Les cas derreurs visibles dans BW sont les
  suivants
• Division non renseignée ou incorrecte (?
  contacter assistance BFC)
• Division du ROP nappartient pas au domaine
  dactivité du ROP (? contacter assistance BFC)
• La facture du ROP doit être traitée en Euro (?
  contacter assistance BFC)
• Facture ou avoir déjà intégré, modification
  impossible (? ras)
• doc traité facture 1/Année fiscale 2 (? ras)
• La facture correspond à un type de transaction
  non autorisé (? contacter assistance BFC)
• Les modes opératoires associés à ces erreurs sont
  décrits dans lannexe du manuel dutilisation
  Suivi des flux entrants  BFC-MUT-Traitement des
  rejets-Annexe .

64
Exercices sur le ProcessusCarte Achat sur BFC
4
65
Exercice 1 Utilisation

• Vous affichez la synthèse des factures
• Sélectionnez les factures en fonction dune DR et
  propres à la carte achat
• Quels sont les différents états de facture
  disponibles
• Vous sélectionnez les dates de création du 010108
  à aujourdhui
• Quels sont les messages qui apparaissent
• Quels sont les traitements à apporter

66
Exercice 2 Accès au suivi BW des facturations
Carte Achat

• Vous vous connectez au portail BFC
• Vous sélectionnez le menu BFC Suivi des flux
  entrants
• Vous sélectionnez le flux
• Suivi Flux Facture Carte Achat

67
Concepts et processus de la carte AchatEn
synthèse !
A retenir absolument !

• LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT
   Prévu pour le contrôle en arrière plan  ou
   Erroné  AU STATUT  Enregistré 

68
Concepts et processus Carte achat
(1/2)Mini-quizz !
oui
non

• Une commande peut elle être standard?
• Une commande peut elle avoir plusieurs postes?
• La facture peut-elle être en devise étrangère?
• Les factures peuvent-elles être créées en double?

69
Concepts et processus Carte Achat (1/2) Je me
souviens !
oui
non

• Question 1
• Question 2
• Question 3
• Question 4

V
Non, elle est prévisionnelle (contrôle Xlab)
V
Non, le relevé dopérations (ROP) fait référence
à une seule ligne commande
V
Non, seule la devise Euro est prise en compte
V
Non, même si on rejoue le ROP les factures déjà
créées ne sont pas recréées
70
Concepts et processus Carte achat
(2/2)Mini-quizz !
oui
non

• Peut-on enregistrer la facture si la commande na
  pas de n Carte achat ?
• Peut-on enregistrer la facture si elle na pas le
  tiers de paiement divergent Carte achat?
• Peut-on lancer le paiement dun ROP sil reste
  des factures non comptabilisées ?

71
Concepts et processus Carte achat (2/2) Je me
souviens !
oui
non

• Question 1
• Question 2
• Question 3

V
Non, la commande doit avoir un N carte achat
V
Non, la facture doit avoir le tiers de paiement
divergent Carte achat
V
Non, pour lancer le paiement, toutes les factures
doivent être Intégrées et comptabilisées
(consigne pas de contrôle automatique)
72
Conclusion et clôture
5
Conclusionet clôture
73
MODUS OPERANDI UTILISATEUR DE LA CARTE ACHAT

• Jour 1
• Le ROP est intégré
• Je visualise par la synthèse des factures les
  factures qui vont être comptabilisées
• Je visualise dans BW les factures qui nont pas
  été créées et je suis le mode opératoire décrit
  dans lannexe du manuel dutilisation flux
  entrants
• Jour2
• Je visualise dans BW que toutes les factures ont
  bien été créées
• Jaffiche ma synthèse des factures et je traite
  mes erreurs de comptabilisation
• Jour X
• Toutes mes factures sont comptabilisées, je peux
  autoriser le paiement en masse
• Sinon je dois bloquer toutes les factures et je
  ne paierai que le mois suivant

74
Conclusion et clôture En quelques mots

• Des questions ?
• Vous sentez-vous à présent à laise avec cet
  outil?
• Quavez vous pensé de cette formation?
• La prochaine étape

75
Conclusion et clôture Avant de se quitter

• Merci de me rendre la feuille de présence signée
• N'oubliez-pas de remplir vos évaluations
• http//www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-c
  hangement/evaluation-formation/evalformation.asp

Au revoir et à bientôt !