Title: Qualit
1Maîtrise documentaire
2Sommaire
3Sommaire
4Définition documentation
- Ensemble de documents relatifs à un projet -
notice - mode demploi action de sélectionner,
classer, utiliser ou diffuser des documents.
Sensibilisation
- Discipline se rapportant au traitement de
documents ou de données destinées à linformation
des acteurs. - Document ensemble dinformations saisies sur
un support qui peut prendre la forme de papier,
de disques, de cassettes, .
- La documentation ou lart de rendre visible les
actions menées.
5Les 4 objectifs de la documentation
- Enregistrer et stocker lensemble des données
relatives à un projet donné (caractéristiques,
activités, résultats, )
- Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et
la rapidité des renseignements diffusés.
Sensibilisation
- Favoriser laccès de tous les acteurs à
linformation et faire en sorte quils disposent
dune documentation à jour.
- Atteindre la qualité requise.
Pour maîtriser un projet, il est recommandé de
définir et délaborer les documents concernant le
produit à développer, les actions à entreprendre
avec le planning associé, les ressources
utilisées et la façon de procéder. Ils
décrivent, avec plus ou moins de détails et selon
la criticité des projets, le quoi, quand,
qui, comment .
6Les 6 caractéristiques dune gestion documentaire
Sensibilisation
Une information de qualité est une information
comprise, disponible et exploitable.
7Sommaire
8La pyramide documentaire
Besoin
La documentation Qualité
MQ
Processus
Procédures
Modes opératoires
Produit ou service
Enregistrements
qualité
9Les 3 niveaux de la documentation
- 1er niveau lignes directrices de la politique
Qualité - Manuel Qualité
- Manuel dAssurance Qualité
-
La documentation Qualité
- 2ème niveau déclinaison de la politique définie
au 1er niveau - Identifier et détailler les procédures génériques
et leurs - modalités dapplication dans lentreprise
- Procédures, Instructions, Modes opératoires
- 3ème niveau documentation des projets et
enregistrements relatifs à la Qualité. - Voir familles de documents
Cette décomposition en niveaux de la
documentation permet dassurer la cohérence de la
documentation des projets avec la politique
qualité de lentreprise.
10Les composants
- Le manuel Qualité
- Document énonçant la politique Qualité de
lentreprise et décrivant les dispositions
générales prises pour obtenir la qualité de ses
produits ou services.
La documentation Qualité
- Procédure
- Document qui décrit de façon formalisée les
tâches à accomplir pour mettre en œuvre le
processus cest le mode demploi opérationnel.
- Enregistrement
- Document qui fournit des preuves tangibles des
activités effectuées ou des résultats obtenus.
11Sommaire
12Au programme
La maîtrise documentaire
- Fonctions et responsabilités
- Cycle de vie dun document
13Concepts (1/4)
- Deux niveaux sont à mettre en place
- 1. La définition dun guide de nommage qui
définit de manière univoque une
seule forme canonique de repérage des
documents. - 2. La mise en place dun référentiel documentaire
visant à fournir à tout un chacun le
document générique à décliner dans le cadre dune
activité dûment ciblée.
La maîtrise documentaire
14Concepts (2/4)
- Lensemble des instances (occurrences) ainsi
déclinées à partir du référentiel documentaire
constituent le fonds documentaire. - Nous aboutissons en final à la définition et à
la mise en place dune banque documentaire. - La banque documentaire est constituée du
référentiel documentaire et du fonds
documentaire, le tout respectant les règles de
dénomination édictées par le guide de repérage.
La maîtrise documentaire
15Concepts (3/4)
Banque documentaire Référentiel documentaire
Fonds documentaire avec lassistance du
Guide de nommage
La maîtrise documentaire
16Concepts (4/4)
- La maîtrise documentaire doit assurer que
- Les éditions pertinentes des documents appropriés
sont disponibles à tous les endroits où des
opérations essentielles au fonctionnement
efficace sont effectuées - Les documents non valables et/ou périmés sont
aussitôt retirés de tous les points de diffusion
ou dutilisation ou sinon quils ne peuvent pas
être utilisés de façon non intentionnelle - Tout document périmé conservé à des fins légale
ou de conservation des connaissances est
convenablement identifié.
La maîtrise documentaire
17Fonctions et responsabilités (1/2)
- Les fonctions des personnes intervenant dans le
cadre de la gestion de la documentation doivent
être identifiées.
- Par exemple, les membres dun projet ou les
personnes dun service peuvent être nanties des
fonctions suivantes
La maîtrise documentaire
- Responsable de la documentation
- Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de
ladaptation) et du respect des exigences
concernant la maîtrise de la documentation. Il
convient que la direction lui donne lautorité
pour faire appliquer la procédure.
- Producteur dun document
- Personne chargée délaborer le document, elle
peut être lauteur principal ou lintégrateur du
document.
18Fonctions et responsabilités (2/2)
- Lecteurs / vérificateurs
- Après élaboration ou mise à jour dune version,
mais avant enregistrement et diffusion, un
document peut être soumis à un cycle de relecture
pour commentaires, modifications et
enrichissements éventuels.
La maîtrise documentaire
- Responsables de validation ou dapprobation
- Pour chaque catégorie de document émis, une ou
plusieurs personnes désignées peuvent décider du
statut final du document selon des modalités
dapprobation formelle.
19Le cycle de vie dun document
La maîtrise documentaire
- Vérification - Validation
20IDENTIFICATION (1/2)
- Pour chaque document, il a lieu de préciser les
éléments suivants
- le titre du document,
- la référence du document,
- la référence au contrat,
- létat du document (lié au cycle de vie),
- la date de la publication (prévisionnelle pour un
document de travail) et la révision, - le nom de lauteur,
- les personnes habilitées à approuver ce document,
- lorganisme dorigine,
- les destinataires (pour sa diffusion),
- le nombre de pages,
- la version.
Le cycle de vie dun document
21IDENTIFICATION (2/2)
- En complément, il est recommandé de définir
- les règles de classement,
- les règles darchivage,
- la confidentialité,
- les droits dauteur,
- les règles de présentation (forme, mise en page,
)
Le cycle de vie dun document
22GESTION DES VERSIONS
- La gestion de version permet de caractériser la
nature des évolutions dun document et leur
impact.
- Les dispositions à prendre pour assurer la
maîtrise des évolutions des documents sont les
suivantes
Le cycle de vie dun document
- les modalités dapprobation des évolutions,
- linformation sur les origines des évolutions et
des justificatifs des mises à jour proposées, - linformation aux détenteurs et utilisateurs de
documents en cours dévolution, - La notification des décisions de cessation
dapplicabilité des documents à tous les
détenteurs.
23VERIFICATION - VALIDATION
- Dans le cadre dun projet, il y a lieu
didentifier les documents qui doivent être
soumis à validation en assurant que
Le cycle de vie dun document
- les validations sont formalisées,
- les traces de vérification sont conservées et
leur traçabilité avec les documents est assurée, - les traces de vérification précisent les aspects
qui ont été vérifiés.
24DIFFUSION - CIRCULATION
- Il sagit des dispositions nécessaires pour
assurer que tous les acteurs concernés
- soient informés de lexistence du document et de
ses modalités daccès, - disposent directement de linformation qui leur
est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et
que cette information est mise à jour en
cohérence avec leurs besoins.
Le cycle de vie dun document
- Ces mécanismes de diffusion et de circulation
sont ainsi définis pour garantir lutilisation
dune même version de document par tous les
membres du projet donné.
25CLASSEMENT
- Afin dassurer lefficacité de la production et
de lutilisation de la documentation, il faut
définir
Le cycle de vie dun document
- les modalités de classement (mise à jour du
référentiel, du catalogue, ), - les opérations dexploitation courante (recherche
sur demande de documents ou de fichiers, ), - la logistique nécessaire à lensemble de ces
actions (outils bureautiques, facilités et
services dimpression, ).
26ARCHIVAGE - DESTRUCTIION
- ARCHIVAGE conservation dun document sur un
support dédié - (fins légales, gestion d historiques, )
Le cycle de vie dun document
- DESTRUCTION suppression physique
27Structure des répertoires (1/3)
- Voici un exemple lié à lorganisation de vos
répertoires
- Répertoire principal
- La structure des répertoires se divise en trois
catégories primaire, secondaire , tertiaire. - Le premier niveau sappelle le répertoire
principal il est identifié par le numéro du
lecteur uniquement, par exemple, W\.. . - Aucun fichier ne doit être placé à ce niveau.
- Si vous nêtes pas certain du répertoire dans
lequel vous devez placer un fichier, créez un
répertoire temporaire appelé Temp .
Exemple de gestion documentaire
28Structure des répertoires (2/3)
- Répertoires primaires
- Le niveau suivant le répertoire principal est le
niveau primaire. - Comme dans tous les plans de catalogage, ce
niveau est le plus général. - Les fichiers individuels ne doivent pas être
placés dans ce répertoire non plus.
Exemple de gestion documentaire
- Répertoires secondaires
- Les répertoires secondaires (ou sous-répertoires)
représentent le niveau suivant. - Dans de nombreux cas, ils forment la couche de
base dun système de classification en
arborescence. - Des fichiers individuels peuvent être placés dans
ces répertoires.
29Structure des répertoires (3/3)
- Répertoires tertiaires
- Le niveau suivant est constitué des répertoires
tertiaires (un autre ensemble de
sous-répertoires). - Ce niveau est encore plus spécifique que le
précédent. - Les fichiers peuvent être placés dans ces
répertoires.
Exemple de gestion documentaire
- Existe-t-il un autre niveau ?
- Il sagit bien ici dun choix dorganisation, à
savoir le niveau de profondeur souhaité (ou
nécessaire).
30Conclusion
- Documenter pour rendre visible