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Qualit

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Ma trise documentaire Qualit et documentation D finition : documentation Les 4 objectifs de la documentation Les 6 caract ristiques d une gestion documentaire ... – PowerPoint PPT presentation

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Title: Qualit


1
Maîtrise documentaire
  • Qualité et documentation

2

Sommaire
3

Sommaire
4
Définition documentation
  • Ensemble de documents relatifs à un projet -
    notice - mode demploi action de sélectionner,
    classer, utiliser ou diffuser des documents.

Sensibilisation
  • Discipline se rapportant au traitement de
    documents ou de données destinées à linformation
    des acteurs.
  • Document ensemble dinformations saisies sur
    un support qui peut prendre la forme de papier,
    de disques, de cassettes, .
  • La documentation ou lart de rendre visible les
    actions menées.

5
Les 4 objectifs de la documentation
  • Enregistrer et stocker lensemble des données
    relatives à un projet donné (caractéristiques,
    activités, résultats, )
  • Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et
    la rapidité des renseignements diffusés.

Sensibilisation
  • Favoriser laccès de tous les acteurs à
    linformation et faire en sorte quils disposent
    dune documentation à jour.
  • Atteindre la qualité requise.

Pour maîtriser un projet, il est recommandé de
définir et délaborer les documents concernant le
produit à développer, les actions à entreprendre
avec le planning associé, les ressources
utilisées et la façon de procéder. Ils
décrivent, avec plus ou moins de détails et selon
la criticité des projets, le quoi, quand,
qui, comment .
6
Les 6 caractéristiques dune gestion documentaire
  • La fiabilité
  • La sélectivité

Sensibilisation
  • La pérennité
  • La traçabilité
  • La disponibilité
  • Lexhaustivité

Une information de qualité est une information
comprise, disponible et exploitable.
7

Sommaire
8
La pyramide documentaire
Besoin
La documentation Qualité
MQ
Processus
Procédures
Modes opératoires
Produit ou service
Enregistrements
qualité
9
Les 3 niveaux de la documentation
  • 1er niveau lignes directrices de la politique
    Qualité
  • Manuel Qualité
  • Manuel dAssurance Qualité

La documentation Qualité
  • 2ème niveau déclinaison de la politique définie
    au 1er niveau
  • Identifier et détailler les procédures génériques
    et leurs
  • modalités dapplication dans lentreprise
  • Procédures, Instructions, Modes opératoires
  • 3ème niveau documentation des projets et
    enregistrements relatifs à la Qualité.
  • Voir familles de documents

Cette décomposition en niveaux de la
documentation permet dassurer la cohérence de la
documentation des projets avec la politique
qualité de lentreprise.
10
Les composants
  • Le manuel Qualité
  • Document énonçant la politique Qualité de
    lentreprise et décrivant les dispositions
    générales prises pour obtenir la qualité de ses
    produits ou services.

La documentation Qualité
  • Procédure
  • Document qui décrit de façon formalisée les
    tâches à accomplir pour mettre en œuvre le
    processus cest le mode demploi opérationnel.
  • Enregistrement
  • Document qui fournit des preuves tangibles des
    activités effectuées ou des résultats obtenus.

11

Sommaire
12
Au programme
  • Concepts

La maîtrise documentaire
  • Fonctions et responsabilités
  • Cycle de vie dun document

13
Concepts (1/4)
  • Deux niveaux sont à mettre en place
  • 1. La définition dun guide de nommage qui
    définit de manière univoque une
    seule forme canonique de repérage des
    documents.
  • 2. La mise en place dun référentiel documentaire
    visant à fournir à tout un chacun le
    document générique à décliner dans le cadre dune
    activité dûment ciblée.

La maîtrise documentaire
14
Concepts (2/4)
  • Lensemble des instances (occurrences) ainsi
    déclinées à partir du référentiel documentaire
    constituent le fonds documentaire.
  • Nous aboutissons en final à la définition et à
    la mise en place dune banque documentaire.
  • La banque documentaire est constituée du
    référentiel documentaire et du fonds
    documentaire, le tout respectant les règles de
    dénomination édictées par le guide de repérage.

La maîtrise documentaire
15
Concepts (3/4)
Banque documentaire Référentiel documentaire
Fonds documentaire avec  lassistance  du
Guide de nommage
La maîtrise documentaire
16
Concepts (4/4)
  • La maîtrise documentaire doit assurer que
  • Les éditions pertinentes des documents appropriés
    sont disponibles à tous les endroits où des
    opérations essentielles au fonctionnement
    efficace sont effectuées
  • Les documents non valables et/ou périmés sont
    aussitôt retirés de tous les points de diffusion
    ou dutilisation ou sinon quils ne peuvent pas
    être utilisés de façon non intentionnelle
  • Tout document périmé conservé à des fins légale
    ou de conservation des connaissances est
    convenablement identifié.

La maîtrise documentaire
17
Fonctions et responsabilités (1/2)
  • Les fonctions des personnes intervenant dans le
    cadre de la gestion de la documentation doivent
    être identifiées.
  • Par exemple, les membres dun projet ou les
    personnes dun service peuvent être nanties des
    fonctions suivantes

La maîtrise documentaire
  • Responsable de la documentation
  • Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de
    ladaptation) et du respect des exigences
    concernant la maîtrise de la documentation. Il
    convient que la direction lui donne lautorité
    pour faire appliquer la procédure.
  • Producteur dun document
  • Personne chargée délaborer le document, elle
    peut être lauteur principal ou lintégrateur du
    document.

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Fonctions et responsabilités (2/2)
  • Lecteurs / vérificateurs
  • Après élaboration ou mise à jour dune version,
    mais avant enregistrement et diffusion, un
    document peut être soumis à un cycle de relecture
    pour commentaires, modifications et
    enrichissements éventuels.

La maîtrise documentaire
  • Responsables de validation ou dapprobation
  • Pour chaque catégorie de document émis, une ou
    plusieurs personnes désignées peuvent décider du
    statut final du document selon des modalités
    dapprobation formelle.

19
Le cycle de vie dun document
  • Identification
  • Gestion des versions

La maîtrise documentaire
  • Vérification - Validation
  • Diffusion - Circulation
  • Classement
  • Archivage - Destruction

20
IDENTIFICATION (1/2)
  • Pour chaque document, il a lieu de préciser les
    éléments suivants
  • le titre du document,
  • la référence du document,
  • la référence au contrat,
  • létat du document (lié au cycle de vie),
  • la date de la publication (prévisionnelle pour un
    document de travail) et la révision,
  • le nom de lauteur,
  • les personnes habilitées à approuver ce document,
  • lorganisme dorigine,
  • les destinataires (pour sa diffusion),
  • le nombre de pages,
  • la version.

Le cycle de vie dun document
21
IDENTIFICATION (2/2)
  • En complément, il est recommandé de définir
  • les règles de classement,
  • les règles darchivage,
  • la confidentialité,
  • les droits dauteur,
  • les règles de présentation (forme, mise en page,
    )

Le cycle de vie dun document
22
GESTION DES VERSIONS
  • La gestion de version permet de caractériser la
    nature des évolutions dun document et leur
    impact.
  • Les dispositions à prendre pour assurer la
    maîtrise des évolutions des documents sont les
    suivantes

Le cycle de vie dun document
  • les modalités dapprobation des évolutions,
  • linformation sur les origines des évolutions et
    des justificatifs des mises à jour proposées,
  • linformation aux détenteurs et utilisateurs de
    documents en cours dévolution,
  • La notification des décisions de cessation
    dapplicabilité des documents à tous les
    détenteurs.

23
VERIFICATION - VALIDATION
  • Dans le cadre dun projet, il y a lieu
    didentifier les documents qui doivent être
    soumis à validation en assurant que

Le cycle de vie dun document
  • les validations sont formalisées,
  • les traces de vérification sont conservées et
    leur traçabilité avec les documents est assurée,
  • les traces de vérification précisent les aspects
    qui ont été vérifiés.

24
DIFFUSION - CIRCULATION
  • Il sagit des dispositions nécessaires pour
    assurer que tous les acteurs concernés
  • soient informés de lexistence du document et de
    ses modalités daccès,
  • disposent directement de linformation qui leur
    est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et
    que cette information est mise à jour en
    cohérence avec leurs besoins.

Le cycle de vie dun document
  • Ces mécanismes de diffusion et de circulation
    sont ainsi définis pour garantir lutilisation
    dune même version de document par tous les
    membres du projet donné.

25
CLASSEMENT
  • Afin dassurer lefficacité de la production et
    de lutilisation de la documentation, il faut
    définir

Le cycle de vie dun document
  • les modalités de classement (mise à jour du
    référentiel, du catalogue, ),
  • les opérations dexploitation courante (recherche
    sur demande de documents ou de fichiers, ),
  • la logistique nécessaire à lensemble de ces
    actions (outils bureautiques, facilités et
    services dimpression, ).

26
ARCHIVAGE - DESTRUCTIION
  • ARCHIVAGE conservation dun document sur un
    support dédié
  • (fins légales, gestion d historiques, )

Le cycle de vie dun document
  • DESTRUCTION suppression physique

27
Structure des répertoires (1/3)
  • Voici un exemple lié à lorganisation de vos
    répertoires
  • Répertoire principal
  • La structure des répertoires se divise en trois
    catégories primaire, secondaire , tertiaire.
  • Le premier niveau sappelle le répertoire
    principal il est identifié par le numéro du
    lecteur uniquement, par exemple, W\.. .
  • Aucun fichier ne doit être placé à ce niveau.
  • Si vous nêtes pas certain du répertoire dans
    lequel vous devez placer un fichier, créez un
    répertoire temporaire appelé Temp .

Exemple de gestion documentaire
28
Structure des répertoires (2/3)
  • Répertoires primaires
  • Le niveau suivant le répertoire principal est le
    niveau primaire.
  • Comme dans tous les plans de catalogage, ce
    niveau est le plus général.
  • Les fichiers individuels ne doivent pas être
    placés dans ce répertoire non plus.

Exemple de gestion documentaire
  • Répertoires secondaires
  • Les répertoires secondaires (ou sous-répertoires)
    représentent le niveau suivant.
  • Dans de nombreux cas, ils forment la couche de
    base dun système de classification en
    arborescence.
  • Des fichiers individuels peuvent être placés dans
    ces répertoires.

29
Structure des répertoires (3/3)
  • Répertoires tertiaires
  • Le niveau suivant est constitué des répertoires
    tertiaires (un autre ensemble de
    sous-répertoires).
  • Ce niveau est encore plus spécifique que le
    précédent.
  • Les fichiers peuvent être placés dans ces
    répertoires.

Exemple de gestion documentaire
  • Existe-t-il un autre niveau ?
  • Il sagit bien ici dun choix dorganisation, à
    savoir le niveau de profondeur souhaité (ou
    nécessaire).

30
Conclusion
  • Documenter pour rendre visible
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