Qualit

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Maîtrise documentaire

• Qualité et documentation

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Sommaire
3

Sommaire
4
Définition documentation

• Ensemble de documents relatifs à un projet -
  notice - mode demploi action de sélectionner,
  classer, utiliser ou diffuser des documents.

Sensibilisation

• Discipline se rapportant au traitement de
  documents ou de données destinées à linformation
  des acteurs.
• Document ensemble dinformations saisies sur
  un support qui peut prendre la forme de papier,
  de disques, de cassettes, .

• La documentation ou lart de rendre visible les
  actions menées.

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Autres définitions

• Logiciel Ensemble des programmes, procédés et
  règles et éventuellement de la documentation,
  relatifs au fonctionnement dun ensemble de
  traitement de linformation.
• A noter que le terme éventuellement doit
  être remplacé par comprenant qui est
  linterprétation du terme anglais eventually

Sensibilisation
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Les 4 objectifs de la documentation

• Enregistrer et stocker lensemble des données
  relatives à un projet donné (caractéristiques,
  activités, résultats, )

• Garantir aux acteurs la fiabilité, la qualité et
  la rapidité des renseignements diffusés.

Sensibilisation

• Favoriser laccès de tous les acteurs à
  linformation et faire en sorte quils disposent
  dune documentation à jour.

• Atteindre la qualité requise.

Pour maîtriser un projet, il est recommandé de
définir et délaborer les documents concernant le
produit à développer, les actions à entreprendre
avec le planning associé, les ressources
utilisées et la façon de procéder. Ils
décrivent, avec plus ou moins de détails et selon
la criticité des projets, le quoi, quand,
qui, comment .
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Les 6 caractéristiques dune gestion documentaire

• La fiabilité

• La sélectivité

Sensibilisation

• La pérennité

• La traçabilité

• La disponibilité

• Lexhaustivité

Une information de qualité est une information
comprise, disponible et exploitable.
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Sommaire
9
La pyramide documentaire
La documentation Qualité
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Les 3 niveaux de la documentation

• 1er niveau lignes directrices de la politique
  Qualité
• Manuel Qualité
• Manuel dAssurance Qualité

La documentation Qualité

• 2ème niveau déclinaison de la politique définie
  au 1er niveau
• Identifier et détailler les procédures génériques
  et leurs
• modalités dapplication dans lentreprise
• Procédures, Instructions, Modes opératoires

• 3ème niveau documentation des projets et
  enregistrements relatifs à la Qualité.
• Voir familles de documents

Cette décomposition en niveaux de la
documentation permet dassurer la cohérence de la
documentation des projets avec la politique
qualité de lentreprise.
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Les composants

• Le manuel Qualité
• Document énonçant la politique Qualité de
  lentreprise et décrivant les dispositions
  générales prises pour obtenir la qualité de ses
  produits ou services.

La documentation Qualité

• Procédure
• Document qui décrit de façon formalisée les
  tâches à accomplir pour mettre en œuvre le
  processus cest le mode demploi opérationnel.

• Enregistrement
• Document qui fournit des preuves tangibles des
  activités effectuées ou des résultats obtenus.

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Sommaire
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Au programme

• Concepts

La maîtrise documentaire

• Fonctions et responsabilités

• Cycle de vie dun document

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Concepts (1/4)

• Deux niveaux sont à mettre en place
• 1. La définition dun guide de repérage qui
  définit de manière univoque une
  seule forme canonique de repérage des
  documents.
• 2. La mise en place dun référentiel documentaire
  visant à fournir à tout un chacun le
  document générique à décliner dans le cadre dune
  activité dûment ciblée.

La maîtrise documentaire
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Concepts (2/4)

• Lensemble des instances (occurrences) ainsi
  déclinées à partir du référentiel documentaire
  constituent le fonds documentaire.
• Nous aboutissons en final à la définition et à
  la mise en place dune banque documentaire.
• La banque documentaire est constituée du
  référentiel documentaire et du fonds
  documentaire, le tout respectant les règles de
  dénomination édictées par le guide de repérage.

La maîtrise documentaire
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Concepts (3/4)
Banque documentaire Référentiel documentaire
Fonds documentaire avec  lassistance  du
Guide de repérage
La maîtrise documentaire
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Concepts (4/4)

• La maîtrise documentaire doit assurer que

• Les éditions pertinentes des documents appropriés
  sont disponibles à tous les endroits où des
  opérations essentielles au fonctionnement
  efficace sont effectuées
• Les documents non valables et/ou périmés sont
  aussitôt retirés de tous les points de diffusion
  ou dutilisation ou sinon quils ne peuvent pas
  être utilisés de façon non intentionnelle
• Tout document périmé conservé à des fins légale
  ou de conservation des connaissances est
  convenablement identifié.

La maîtrise documentaire
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Fonctions et responsabilités (1/2)

• Les fonctions des personnes intervenant dans le
  cadre de la gestion de la documentation doivent
  être identifiées.

• Par exemple, les membres dun projet ou les
  personnes dun service peuvent être nanties des
  fonctions suivantes

La maîtrise documentaire

• Responsable de la documentation
• Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de
  ladaptation) et du respect des exigences
  concernant la maîtrise de la documentation. Il
  convient que la direction lui donne lautorité
  pour faire appliquer la procédure.

• Producteur dun document
• Personne chargée délaborer le document, elle
  peut être lauteur principal ou lintégrateur du
  document.

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Fonctions et responsabilités (2/2)

• Lecteurs / vérificateurs
• Après élaboration ou mise à jour dune version,
  mais avant enregistrement et diffusion, un
  document peut être soumis à un cycle de relecture
  pour commentaires, modifications et
  enrichissements éventuels.

La maîtrise documentaire

• Responsables de validation ou dapprobation
• Pour chaque catégorie de document émis, une ou
  plusieurs personnes désignées peuvent décider du
  statut final du document selon des modalités
  dapprobation formelle.

20
Le cycle de vie dun document

• Identification

• Gestion des versions

La maîtrise documentaire

• Vérification - Validation

• Diffusion - Circulation

• Classement

• Archivage - Destruction

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IDENTIFICATION (1/3)

• Il est indispensable de prévoir un mécanisme
  formalisé didentification des documents pour
  assurer lefficacité du contrôle de la
  documentation.

Le cycle de vie dun document

• Une légende , figurant sur chaque document,
  contribue à garantir le respect dun format
  identique pour les documents de même nature.

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IDENTIFICATION (2/3)

• Pour chaque document, il a lieu de préciser les
  éléments suivants

• le titre du document,
• la référence du document,
• la référence au contrat,
• létat du document (lié au cycle de vie),
• la date de la publication (prévisionnelle pour un
  document de travail) et la révision,
• le nom de lauteur,
• les personnes habilitées à approuver ce document,
• lorganisme dorigine,
• les destinataires (pour sa diffusion),
• le nombre de pages,
• la version.

Le cycle de vie dun document
23
IDENTIFICATION (3/3)

• En complément, il est recommandé de définir

• les règles de classement,
• les règles darchivage,
• la confidentialité,
• les droits dauteur,
• les règles de présentation (forme, mise en page,
  )

Le cycle de vie dun document
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GESTION DES VERSIONS

• La gestion de version permet de caractériser la
  nature des évolutions dun document et leur
  impact.

• Les dispositions à prendre pour assurer la
  maîtrise des évolutions des documents sont les
  suivantes

Le cycle de vie dun document

• les modalités dapprobation des évolutions,
• linformation sur les origines des évolutions et
  des justificatifs des mises à jour proposées,
• linformation aux détenteurs et utilisateurs de
  documents en cours dévolution,
• La notification des décisions de cessation
  dapplicabilité des documents à tous les
  détenteurs.

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VERIFICATION - VALIDATION

• Dans le cadre dun projet, il y a lieu
  didentifier les documents qui doivent être
  soumis à validation en assurant que

Le cycle de vie dun document

• les validations sont formalisées,
• les traces de vérification sont conservées et
  leur traçabilité avec les documents est assurée,
• les traces de vérification précisent les aspects
  qui ont été vérifiés.

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DIFFUSION - CIRCULATION

• Il sagit des dispositions nécessaires pour
  assurer que tous les acteurs concernés

• soient informés de lexistence du document et de
  ses modalités daccès,
• disposent directement de linformation qui leur
  est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et
  que cette information est mise à jour en
  cohérence avec leurs besoins.

Le cycle de vie dun document

• Ces mécanismes de diffusion et de circulation
  sont ainsi définis pour garantir lutilisation
  dune même version de document par tous les
  membres du projet donné.

27
CLASSEMENT

• Afin dassurer lefficacité de la production et
  de lutilisation de la documentation, il faut
  définir

Le cycle de vie dun document

• les modalités de classement (mise à jour du
  référentiel, du catalogue, ),
• les opérations dexploitation courante (recherche
  sur demande de documents ou de fichiers, ),
• la logistique nécessaire à lensemble de ces
  actions (outils bureautiques, facilités et
  services dimpression, ).

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ARCHIVAGE et DESTRUCTION

• Bien distinguer les deux actions

Le cycle de vie dun document

• Les aspects réglementaires

• Garder trace

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Structure des répertoires (1/3)

• Voici un exemple lié à lorganisation de vos
  répertoires

• Répertoire principal
• La structure des répertoires se divise en trois
  catégories primaire, secondaire , tertiaire.
• Le premier niveau sappelle le répertoire
  principal il est identifié par le numéro du
  lecteur uniquement, par exemple, W\.. .
• Aucun fichier ne doit être placé à ce niveau.
• Si vous nêtes pas certain du répertoire dans
  lequel vous devez placer un fichier, créez un
  répertoire temporaire appelé Temp .

Exemple de gestion documentaire
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Structure des répertoires (2/3)

• Répertoires primaires
• Le niveau suivant le répertoire principal est le
  niveau primaire.
• Comme dans tous les plans de catalogage, ce
  niveau est le plus général.
• Les fichiers individuels ne doivent pas être
  placés dans ce répertoire non plus.

Exemple de gestion documentaire

• Répertoires secondaires
• Les répertoires secondaires (ou sous-répertoires)
  représentent le niveau suivant.
• Dans de nombreux cas, ils forment la couche de
  base dun système de classification en
  arborescence.
• Des fichiers individuels peuvent être placés dans
  ces répertoires.

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Structure des répertoires (3/3)

• Répertoires tertiaires
• Le niveau suivant est constitué des répertoires
  tertiaires (un autre ensemble de
  sous-répertoires).
• Ce niveau est encore plus spécifique que le
  précédent.
• Les fichiers peuvent être placés dans ces
  répertoires.

Exemple de gestion documentaire

• Existe-t-il un autre niveau ?.
• Il sagit bien ici dun choix dorganisation, à
  savoir le niveau de profondeur souhaité (ou
  nécessaire).

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Conclusion

• Documenter pour rendre visible